Удаленная работа в трудные времена
С 10 марта мы выпускаем обновления для бесплатной версии Teams, благодаря которым еще больше людей смогут бесплатно проводить видеоконференции с помощью нашего ПО. Все больше компаний отменяют командировки и личные встречи и мы снимаем ограничения на количество пользователей и даем возможность с легкостью планировать видеозвонки. В начале марта наш корпоративный вице-президент Джаред Спатаро, отметил, что коронавирус COVID-19 повлиял на жизнь людей во всем мире. Ограничения на поездки и новые правила проведения крупных общественных мероприятий изменили распорядок дня миллионов людей. За последние несколько недель многие из коллег и клиентов задаются вопросом: чем мы можем помочь?
Джаред рассказал о Лили Чжэн, друге и коллега из Шанхая. Они работали вместе в Китае, но в основном общаются через Microsoft Teams. Недавно Лили написала региональным клиентам письмо о том, чему она и ее команда научились, работая удаленно, пережидая вспышку инфекции. Это информативное и вдохновляющее письмо, и мы хотим поделиться им с людьми по всему миру, чтобы они могли извлечь пользу из опыта нашей шанхайской команды. Надеемся, что вы найдете его столь же полезным, как и мы.
Передаем слово Лили.
Дорогие клиенты,
меня зовут Лили Чжэн, я сотрудник Microsoft, живу и работаю в Шанхае. Вспышка COVID-19 изменила жизнь миллионов людей в Китае, и очень многие перешли на удаленную работу. Можно сказать, что все китайские школы, больницы и предприятия превратились в распределенные организации, во всяком случае временно. Есть много причин, по которым удаленная работа может внезапно стать необходимой: от вспышек вирусов, таких как COVID-19, до непредвиденных погодных катаклизмов. Поэтому я хотела бы поделиться тремя уроками, которые я усвоила за последние несколько недель, и тремя уроками, которые мы получили от наших клиентов, приспосабливающихся к удаленной работе.
Как и многие из вас, я начала получать информацию о вирусе еще в январе, в основном из социальных сетей. Но до китайского Нового года я не понимала, насколько все серьезно. Из-за туристического ажиотажа во время Праздника весны число пострадавших стало быстро расти. 23 января правительство закрыло провинцию Хубэй, чтобы сдержать распространение вируса. На следующий день, в канун Нового года, мы с семьей планировали пойти в кино. Когда мы узнали из прессы, что кинотеатры по всему городу закрыты, мы осознали всю серьезность ситуации. Еще через два дня правительство объявило о беспрецедентной отмене мероприятий в честь Праздника весны, и я тоже отменила давно запланированный семейный отпуск. Дети очень расстроились, но здоровье и безопасность важнее.
Чжэн и ее коллеги из Microsoft в Китае тесно сотрудничают, работая удаленно.
Итак, что я говорю, когда люди спрашивают, каково это — работать в Китае прямо сейчас? Что ж, удаленная работа позволила нам не тратить время на дорогу, и нам больше не нужно беспокоиться о том, что надеть. А с закрытием многих ресторанов мы освежаем поварские навыки. Но когда дети не ходят в школу, а няни прийти не могут, сохранять продуктивность может быть непросто.
Чему я научилась, работая удаленно
Хотя наша команда знакома с удаленной работой, за последние несколько недель мы действительно поняли, что нам нужно для успешной и стабильной работы на расстоянии. Вот три самых важных урока.
Будьте здоровы.
В нашем случае переход на удаленную работу был необходим, чтобы минимизировать контакт с вирусом для защиты физического здоровья. Это все понимают. Менее очевидно то, что работа дома может вызывать свой собственный вид стресса. Уделяйте время физическим упражнениям, хорошо питайтесь и отдыхайте, не глядя в экран, — все это необходимо для поддержания психического здоровья во время работы дома.
Делайте все необходимое.
При удаленной работе может возникнуть соблазн отложить дела. Но команды, которые успешно работают на расстоянии, делают в онлайн-режиме все, что нужно. Если вы запланировали личные звонки, не откладывайте их. Если вы запланировали общую конференцию, проведите ее. Если вы готовы к мозговому штурму для предстоящей презентации, сделайте нужный видеозвонок.
Поддерживайте членов команды.
Еще я поняла, что поддерживать других — лучший способ оставаться позитивной и энергичной. Мы используем наши онлайн-инструменты не только для работы, мы обмениваемся фотографиями семьи и домашних питомцев, связываемся друг с другом в течение дня. Подбадривать друг друга полезно не только для поддержания морального духа, еще это помогает нашей команде оставаться командой, когда мы работаем по отдельности.
Чему я научилась у клиентов
За несколько недель наши китайские клиенты действительно поменяли подход к работе. Вот три урока, которые я усвоила от клиентов, о том, как настроить компанию на успех.
Сразу открывайте каналы связи.
Если ваши сотрудники работают удаленно, как никогда важно, чтобы все были в курсе дел. В одной крупной азиатской страховой компании, которая работает с нами, начали рассылать своим сотрудникам видеосообщения, чтобы каждый имел доступ к самой свежей информации. Когда всем приходится кроме работы заботиться о детях и решать другие проблемы, записанные видео позволяют наверстать упущенное, даже если нет возможности присутствовать на встрече или брифинге.
Не останавливайтесь.
Хотя может возникнуть желание отложить планы до тех пор, пока все не наладится, наши организации находят пути для продвижения вперед. Благодаря поддержке правительства, многие школы смогли вовремя начать обучение, переключившись в онлайн-режим. Школы заботятся о своих учениках: создают четкие расписания, организуют развлекательные мероприятия, такие как кулинарные конкурсы, и подробно сообщают задания и другую информацию, чтобы ученики не терялись в непривычных условиях.
Даже большие встречи можно проводить онлайн.
Многие из нас привыкли к быстрым звонкам или видеочатам с несколькими членами команды, но большие официальные встречи тоже можно успешно проводить онлайн. Поскольку многие сотрудники предпочитают работать удаленно, наши больницы организуют онлайн-встречи сотрудников, работающих из дома. Например, одна больница в Даляне проводит большие собрания персонала через Teams. Главное для успешного онлайн-собрания — задать четкую повестку, сразу решить проблемы со звуком, чтобы участвовать могли все, и делать понятные заметки, которые можно разослать после собрания. Кроме того, если позволяет политика вашей компании, можно записывать встречи для тех, кто не смог на них присутствовать.
Для меня и многих людей по всему миру начало года стало не таким, как мы представляли. Но мы многому научились. И оказалось, что Teams — невероятно мощный инструмент, который помог нам справиться с трудностями. Многие еще не знают, но Teams уже доступен бесплатно. Подробнее об этом можно узнать здесь. Но какие бы инструменты вы ни выбрали, я надеюсь, что эти советы окажутся полезными, и желаю вам и вашим близким всего самого наилучшего!
Лили Чжэн, директор Microsoft China
Tags: Microsoft Teams, совместная работа
