«Транснефть» оптимизировала работу с первичными финансовыми документами с помощью «АйТи»
АК «Транснефть» внедрила решение для потокового ввода и электронного хранения первичных финансовых документов. Решение «Логика ЭХД. Финансовые документы» разработано на платформах Abbyy и IBM FileNet одним из подразделений группы компаний «АйТи». Об этом CNews сообщили в «АйТи».
Следуя ИТ-стратегии, «Транснефть» выполнила пилотный проект по созданию корпоративного электронного архива, в ходе которого была оптимизирована работа с первичными финансовыми документами. Основной целью внедрения нового ИТ-решения была автоматизация процессов обработки первичных учетных документов путем создания электронного хранилища скан-образов документов и реализация работы с электронными копиями.
Внедренная система включает в себя станции сканирования, распознавания и верификации документов на основе решений Abbyy и системы электронного архива документов, построенной на платформе IBM FileNet. Система была развернута в компании «Северо-западные магистральные нефтепроводы» (СЗМН) и в обслуживающем ее филиале «Транснефть Финанс» в Казани. На данный момент в системе работает более 1000 пользователей, рассказали в «АйТи».
Как отмечается, внедрение нового решения изменило основные бизнес-процессы компании по работе с финансовой документацией: от получения первичных учетных документов от контрагентов, их оформления и ввода информации в учетную систему до подшивки первичных учетных документов в дела и передачи оформленных дел на постоянное хранение в архив.
По итогам выполнения проекта был создан электронный архив скан-образов первичной финансовой документации, связанный с учетной системой. В новой системе упростился поиск необходимых документов как для использования в повседневной работе, так и для предоставления по запросу контролирующих органов. Реализовано гибкое разделение доступа к документам сотрудников, принимающих участие в жизненном цикле обработки документа на различных его этапах.
Одной из важных составляющих проекта стала интеграция электронного архива с учетной системой компании (на базе системы «Галактика»), которая позволила автоматически заполнять часть атрибутов в учетной системе на основе распознанных скан-образов документов. Как результат, появилась возможность просмотра скан-образов документов непосредственно в интерфейсе учетной системы, а также возможность массовой обработки скан-образов документов (печать/выгрузка) из учетной системы, отметили в компании.
В ближайшее время планируется тиражирование пилотного решения в другие дочерние общества АК «Транснефть», что, как ожидается, позволит компании создать единое информационное пространство для ввода, регистрации и хранения финансовых документов, минимизировать трудозатраты сотрудников бухгалтерии при подготовке отчетов по запросу регулирующих органов, оптимизировать доступ к информации.
«В нашем распоряжении появилась технология для ввода, обработки и хранения документов. Теперь мы можем сканировать и отправлять на обработку первичные документы непосредственно на удаленных площадках, что позволит сократить затраты на физическую доставку документов», — отметил Айрат Садреев, начальник отдела информационных технологий СЗМН.
«Технологическая поддержка изменения процессов обработки и управления первичными финансовыми документами — одна из важнейших составляющих успешной реализации подобных проектов, — указал коммерческий директор «Логики бизнеса» (ГК «АйТи») Георгий Подбуцкий. — Разработанное нами совместно с компаниями Abbyy и IBM решение позволяет организовать потоковый ввод и обеспечить хранение и управление большими объемами документов».
«Сегодня все больше компаний, ориентированных на повышение эффективности бизнеса, задумываются об автоматизации процесса ввода документов и данных. Это позволяет быстро получить ощутимый экономический эффект от внедрения и окупить инвестиции уже в течение 6–9 месяцев после реализации проекта», — отметил Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам «Abbyy Россия».
«Специалистам компании «Логика бизнеса» удалось построить технологию, которая позволяет использовать передовые практики в решении задач организации электронных хранилищ финансовых документов, учитывая при этом индивидуальные особенности заказчика, — заявил Дмитрий Лактионов, руководитель направления по продажам ECM-решений, IBM в России и СНГ. — Это приводит к существенному снижению сроков внедрения и проектных рисков, а также положительным образом сказывается на качестве финального решения».
© CNews
