«СКБ Контур» перевел документооборот с клиентами в электронный вид
Компания «СКБ Контур» перевела документооборот с клиентами в электронный вид. Об этом CNews сообщили в «СКБ Контур».
У «СКБ Контур» — более 1,2 млн клиентов и 2,5 тыс. партнеров по всей России, с которыми компания регулярно обменивается документами. По данным компании, внедрение ЭДО позволило сократить цикл документооборота с 3 недель до 1–2 дней, а издержки на доставку документов снизить на 40%.
По словам представителей «СКБ Контур», внедряя ЭДО, компания преследовала не только утилитарные цели. Компания является оператором ЭДО. Пропагандировать отказ от бумаги и отправлять сотни тысяч бумажных документов своим клиентам было бы нелогично. Поэтому «СКБ Контур» решил стать «сам себе клиентом» и продемонстрировать эффект от внедрения ЭДО на собственном примере.
Кроме того, компания испытывала все типичные трудности, связанные с бумажным документооборотом. Доставка документов занимала до 3 недель. Задержки и потери при обмене бумажными документами вынуждали сотрудников тратить дополнительное время и силы на их сбор. Для партнеров это означало задержку в получении агентского вознаграждения. Менеджеры компании прилагали дополнительные усилия для получения вторых экземпляров бумажных документов.
Другой сложностью были высокие затраты. По информации «СКБ Контура», годовой документооборот компании — более 500 тыс. документов, только на доставку уходило более i15 млн. В пакет документов для клиентов входит от 4 до 20 печатных листов. Бумажный архив в итоге достиг таких объемов, что «СКБ Контур» вынужден был передать его содержание аутсорсинговой компании.
Еще одной проблемой были временные затраты на обработку документов. Получая подписанные клиентами документы, менеджеры проверяли, учтены ли они в бухгалтерской и биллинговой системах «СКБ Контур». По такой схеме обрабатывался каждый документ.
Для перехода на ЭДО «СКБ Контур» воспользовался собственным сервисом «Контур.Диадок». Кроме того, в документообороте компании задействовано несколько учетных и информационных систем собственной разработки: система бухучета «Контур-Бухгалтерия Актив», биллинговая система, система автоматической регистрации электронных договоров, система автоматического расчета агентского вознаграждения для партнеров, система учета счетов, сервис интернет-отчетности «Контур.Экстерн».
Внедрение прошло в несколько этапов. На первом в электронный вид был переведен ежемесячный документооборот с партнерами. У них появилась возможность оперативно представлять подписанные клиентом акты и своевременно получать агентское вознаграждение.
На втором этапе был реализован пилотный проект: несколько подразделений «СКБ Контур» вручную загружали документы в «Диадок» и отправляли клиентам.
На третьем этапе с «Диадоком» была интегрирована бухгалтерская система, после чего появилась возможность отправки в электронном виде актов и счетов-фактур сначала пользователям сервиса «Контур.Диадок», а затем и «Контур.Экстерна».
Последним этапом стала интеграция «Диадока» с биллинговой системой, благодаря чему продавцы и партнеры компании начали отправлять документы клиентам самостоятельно. «Это стало настоящей победой, так как в документообороте компании так или иначе задействовано порядка 4 300 сотрудников, включая менеджеров партнеров», — заявили в компании. Все системы были интегрированы средствами API «Диадока».
На данный момент в «СКБ Контур» полностью переведен в электронный вид весь поток исходящих документов для клиентов, включая договоры, соглашения, лицензию «Крипто.Про» и другие. Налажен обмен электронными документами напрямую между компанией и клиентами. На ЭДО с клиентами перешли 60% партнеров, включая самых крупных. В 2015 г. этот процесс будет завершен; планируется настроить отправку документов в автоматическом режиме.
«Ежемесячное пополнение бумажного архива в 4 квартале 2014 года сократилось на 40%, в 2015 году этот показатель планируется увеличить до 80%. Издержки на доставку документов снижены на те же 40%, так как они уменьшаются настолько, насколько увеличивается доля электронных документов. Срок подписания документов, которые требуют двусторонней подписи, теперь составляет 1–2 дня, независимо от того, где географически находятся стороны, — поделился полученными результатами Денис Баянов, специалист разработки «СКБ Контур». — Мы достигли и других результатов. Менеджерам не нужно обрабатывать огромные объемы вторых экземпляров документов, поступающих из сервисных центов и от клиентов — электронные документы учитываются автоматически, сразу же после их подписания клиентом. Мы больше не сталкиваемся с сомнительными подписями, непропечатанными фрагментами и ошибками, характерными для бумажных документов. Наши сервисные центры получили важное преимущество : время на документальное оформление продажи теперь не превышает длительности обычного телефонного звонка клиенту. Прямо в процессе разговора можно оформить все документы и подписать их, попутно рассказав клиенту о преимуществах электронного документооборота».
«Как правило, для тестирования того или иного сервиса разработчик прибегает к услугам фокус-групп, а мы пробуем новые функции «Диадока» на себе, — заявил Эдуард Шифман, руководитель направления ЭДО в «СКБ Контур». — Таким образом, наши представления о том, как должна работать система ЭДО, подкреплены собственной практикой. Мы надеемся, что такой подход поможет нам сделать «Диадок» еще удобнее для клиентов, ведь именно это наша главная цель».
© CNews
