СЭД Directum внедрена в российском подразделении Rautakesko

Компания Avis Expert, сертифицированный партнер компании Directum, завершила проект внедрения СЭД в «К-рауте», российском подразделении компании Rautakesko финского концерна Kesko. Об этом CNews сообщили в Directum.

Концерн Kesko является торговым оператором, деятельность которого включает торговлю продуктами питания, товарами для ремонта и строительства, автомобилями, а также торговлю в формате универмагов. В настоящее время в России работает 13 гипермаркетов «К-раута» (формата DIY) российского подразделения Rautakesko. Компании с расширенной торговой сетью необходимо поддерживать внутренние бизнес-процессы. Длительное согласование документов в бумажном виде, отсутствие централизованного хранения электронных копий утвержденных договоров, доверенностей, длительный поиск документов — эти причины стали основой для принятия решения об автоматизации документооборота, рассказали в Directum.

«Ведение торговой деятельности связано с обработкой большого объема договорной документации, поэтому главная задача, которую мы хотели решить с помощью СЭД — упорядочить работу с договорами, — отметила Анна Афонина, финансовый директор компании «К-раута». — Нам нужна была система с простым и понятным интерфейсом, расширенным функционалом и оптимальной ценой».

Выбор систем проходил посредством тендера, в котором участвовали системы NauDoc, DocsVision, Directum. «Также для нас был важен опыт внедрения системы в крупных торговых компаниях и отзывы клиентов, — продолжила Анна Афонина. — Пообщавшись со специалистами Avis Expert и клиентами этой компании, мы сделали однозначный выбор в пользу Directum».

Работы по внедрению ECM-системы в «К-рауте» компания Avis Expert начала в марте 2013 г. На первом этапе внедрения специалисты Avis Expert автоматизировали работу с организационно-распорядительной документацией и служебными записками. Согласование, исполнение и контроль приказов, распоряжений, служебных записок — все эти процессы сейчас осуществляются в СЭД Directum. Большинство документов проходит согласование по заранее настроенным стандартным маршрутам, что позволяет исключить потерю информации. Также система позволяет облегчить работу по ознакомлению сотрудников с принятыми решениями.

Благодаря использованию функционала бизнес-решения «Управление договорами» договорные документы своевременно согласуются и подписываются. Для автоматизации процесса управления договорами были реализованы три совершенно разных подпроцесса: договоры с поставщиками товара; общехозяйственные договоры и договоры с оптовыми покупателями; согласование заявок на выдачу товарного кредита для оптовых покупателей.

Кроме того, оценка и согласование поставщиков также ведется в системе, что упрощает доступ к тендерной и учредительной документации и делает процесс выбора поставщика более прозрачным, отметили в Directum.

Помимо этого, руководству компании «К-раута» было важно автоматизировать процесс управления доверенностями. Как результат, все исходящие доверенности готовятся и согласовываются непосредственно в системе и автоматически заносятся в реестр, контролируются сроки действия выданной доверенности.

Наряду с автоматизацией ключевых процессов были реализованы задачи по интеграции СЭД Directum и систем »1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2», SAP R3, веб-сервисами «Центробанка».

«В результате проекта работа с документами стала упорядоченной и простой, в любое время можно понять, на каком этапе находится документ, где он задержался, например, а также увидеть комментарии или замечания коллег, что упрощает и ускоряет принятие решений, — подвела итоги проекта Анна Афонина, финансовый директор компании «К-раута». — Хочется также отметить появившиеся возможности для быстрого вариативного поиска и совместной работы над документами и, конечно, создание электронного архива договоров. Кроме того, повышена внутренняя безопасность работы с документами за счет разграничения прав доступа. И хотя пока еще нельзя с уверенностью сказать, что длительность согласования документов существенно сокращена, компания ожидает достичь этого в ближайшее время».

По её словам, после внедрения СЭД Directum в результате эксплуатации часть процессов пришлось доработать, так как понять, как именно процесс будет выглядеть в системе, изначально было достаточно сложно. Сейчас в системе работает порядка 400 сотрудников, ежедневно создается около 100 документов. «В дальнейшем мы планируем расширять возможности использования СЭД», — добавила Анна Афонина.

©  CNews