«Русская медная компания» переводит основные бизнес-процессы в ECM-систему Directum
Завершен проект внедрения ECM-системы Directum в «Русской медной компании». Все работы по делопроизводству, договорам, счетам на оплату и командировкам проходят в соответствии с единым корпоративным стандартом, реализованным на платформе Directum, сообщили CNews в компании Directum.
Выбор платформы для целей автоматизации процессов делопроизводства был сделан на основе анализа предложений вендоров. Системы оценивались по функциональным возможностям, удобству эксплуатации и стоимости владения. В результате решать вопросы по основным бизнес-процессам РМК было доверено системе Directum.
Целью проекта стало создание единого корпоративного стандарта в области документооборота и договорной работы. В качестве пилотных объектов для разработки и внедрения системы выбраны: «Русская медная компания» и «Михеевский горно-обогатительный комбинат». На базе бизнес-процессов указанных предприятий разработано и реализовано типовое корпоративное решение РМК по автоматизации документооборота компании в системе Directum.
В рабочую группу проекта вошли директор управления ИТ, руководители административного и финансового подразделения, начальник подразделения внутреннего контроля, ведущий специалист по качеству, ведущий юрисконсульт, системные аналитики.
Так как РМК имеет большой штат сотрудников, подошел вариант поставки Directum Enterprise. Он обладает высокой масштабируемостью и мощным функционалом, отметили в Directum. Это, прежде всего, базовые модули системы, бизнес-решения «Классическое делопроизводство», «Управление договорами», «Управление совещаниями», «Управление командировками». Внедрение системы шло одновременно в «Русской медной компании» и «Михеевском ГОК», распределенная работа между которыми осуществляется через сервисы взаимодействия систем Directum DICS.
Процесс внедрения был разделен на две части: «Организационно-распорядительная документация» и «Договоры и счета». Поэтапно разрабатывались типовые маршруты и справочники в соответствии с бизнес-процессами компании. Так как сотрудники компании довольно часто ездят в командировки, то были сформированы дополнительные справочники «Журнал билетов», «Заявки на денежные средства».
На данный момент в систему занесено более 40 тыс. документов, в том числе архив договорных и организационно-распорядительных документов за предыдущие годы. Ежедневно в системе создается и регистрируется более 200 документов. Общее количество одновременно работающих пользователей к моменту завершения проекта составило 120. К работе в СЭД подключены все структурные подразделения пилотных предприятий, в том числе высшее руководство РМК и московское представительство «Русской медной компании». Не зарегистрированные в системе сотрудники получают задания и документы из СЭД по электронной почте.
С помощью сервисов взаимодействия систем Directum DICS настроена возможность сквозного согласования договорных документов «Михеевского ГОК» со специалистами РМК в рамках одного типового маршрута, а также возможность постановки и контроля исполнения задач между предприятиями.
«С внедрением системы Directum упорядочен документооборот нашей компании, автоматизированы процессы делопроизводства и договорной работы, сформированы единые корпоративные стандарты в данной области. Это минимизирует срывы сроков, потерю документов и позволяет вести прозрачный контроль исполнения заданий, — подвела итоги проекта Марина Кузьмина, директор управления ИТ «Русской медной компании». — У сотрудников компании появилась возможность работать со служебными документами в удалённом режиме с помощью мобильных устройств (ноутбуков, планшетных ПК, смартфонов). Мы планируем использовать все возможности системы по максимуму, а также, помимо её тиражирования на предприятия, параллельно развивать и функциональность. Теперь все работы по делопроизводству, организационно-распорядительной документации, договорам, счетам на оплату и командировкам проходят в соответствии с единым корпоративным стандартом, реализованным на платформе Directum».
В ближайших планах РМК — интеграция СЭД с корпоративной системой бухгалтерского и налогового учёта, созданной на платформе 1С, и подключение к работе в системе других самостоятельных юридических лиц, входящих в группу «Русская медная компания».
© CNews
