РИВЦ «Симплекс»: «Дело» позволит внедрить межорганизационный электронный документооборот
В расчетном информационно-вычислительном центре «Симплекс» городского округа «Город Калининград» (МУП РИВЦ «Симплекс») реализован проект, положивший начало созданию единого информационно-документационного пространства, участниками которого в недалекой перспективе могут стать все предприятия жилищно-коммунальной сферы Калининграда. Как сообщили CNews в компании «Электронные Офисные Системы», в конце 2013 г. в «Симплексе» в результате сотрудничества с компанией «Весткомп Консалтинг», партнером ЭОС в Калининградской области, было завершено внедрение СЭД «Дело». На предприятии, фактически являющемся консолидирующим центром для всех ресурсоснабжающих организаций и управляющих компаний города, создана система управления документами и организован электронный документооборот.
В РИВЦ «Симплекс» ежедневно создается и обрабатывается огромное количество договоров, писем, обращений граждан и иных документов. Постоянный рост «бумажной массы» требовал перехода на новый уровень управления документами: необходимо было упорядочить и структурировать документооборот, отсечь неэффективные процессы, упростить маршруты движения документов, увеличить «электронную составляющую» в документопотоках, наладить контроль исполнения, а также создать единое информационное пространство.
«Симплекс» еще до внедрения СЭД «Дело» сотрудничал с «Весткомп Консалтингом». Зная специфику работы данной организации изнутри, «Вестком Консалтинг» предложил директору центра Дмитрию Коваленко провести презентацию возможностей системы «Дело». Итогом демонстрации стало решение о внедрении СЭД «Дело», так как функционал системы полностью устроили специалистов РИВЦ «Симплекс».
По информации ЭОС, проект стартовал в августе 2013 г. На первом этапе была автоматизирована работа канцелярии и договорного отдела. Благодаря тесному сотрудничеству с руководством предприятия удалось создать удобную и четкую структуру системы.
Все входящие и исходящие документы были разбиты на 16 основных типов (с дальнейшим делением на подтипы) в соответствии с алгоритмами их обработки. Принципы группировки документов диктовала специфика деятельности «Симплекса» (работа с управляющими компаниями, гражданами и основными поставщиками услуг). Четкая классификация упростила работу пользователей с документальной базой. Впоследствии был внедрен рубрикатор документов, который позволил оптимизировать поиск и справочно-информационную работу.
На точках «входа» и «выхода» документов были внедрены опции «Сканирование» для перевода в электронный вид большого числа многостраничных входящих и исходящих. Сотрудники договорного отдела получили возможность в удобном виде и четко вести работу с договорами, дополнениями к ним и прочей договорной документацией.
На этом же этапе директор предприятия (фактический инициатор проекта) включился в работу в СЭД «Дело» — выполнял функции, предназначенные непосредственно руководителю организации: ввод поручений, контроль исполнения поручений и документов.
На втором этапе (октябрь-ноябрь 2013 г.) система «Дело» была внедрена в остальных подразделениях РИВЦ «Симплекс». В каждом структурном подразделении были установлены рабочие места СЭД, и новые пользователи активно включились в работу. Основные процессы, в которых были задействованы вновь подключенные подразделения — это исполнение поручений и использование базы документов в качестве справочных материалов. Отдел эксплуатации, на долю которого приходится создание большого количества исходящих документов, освоил функции их регистрации, рассказали в ЭОС.
На данном этапе было также произведено обновление системы «Дело» до версии 13.1. По отзыву заказчика, возможности новой версии пригодились пользователям РИВЦ «Симплекс»: например, шаблоны поручений использует директор, копирование файлов из отчета своих подчиненных применяют начальники отдела, отчитываясь директору, и др.
Третьим этапом, длившимся до конца года, стало увеличение количества используемых функций системы. В частности, была автоматизирована работа с обращениями граждан. Хотя рассмотрение обращений граждан входит в компетенцию РИВЦ только по вопросам прохождения платежей и расчета платы за социальный наем, фактически спектр рассматриваемых вопросов гораздо шире, отметили в компании.
В организации есть часы приема граждан для дачи разъяснений по тем или иным вопросам (например, перерасчет оплаты горячей воды). Несмотря на то, что данные вопросы должны решаться управляющими компаниями, граждане часто обращаются в РИВЦ «Симплекс». Обязанность рассмотрения обращений граждан возложена на отдел эксплуатации. Чтобы не оставить без внимания ни одно обращение, было принято решение оборудовать отдел эксплуатации возможностью принимать заявления. Как результат, было установлено рабочее место регистратора обращений с опцией «Сканирование». Все сотрудники прошли обучение по регистрации и дальнейшей работе с обращениями граждан в СЭД «Дело».
На протяжении всех этапов внедрения «Весткомп Консалтинг» постоянно обеспечивал техническую поддержку и консультирование пользователей. Одним из основных факторов, обеспечивших успех проекта, по мнению ЭОС, стало активное участие во всем процессе руководителя организации-заказчика. Такое плотное взаимодействие позволило в минимальные сроки наладить электронные документооборот в РИВЦ «Симплекс».
В результате выполнения проекта в организации была автоматизирована регистрация входящих и исходящих документов, ОРД, договоров и пр., налажено в соответствии со структурой и отработано ведение поручений и отчетов исполнителей, отработан контроль исполнения поручений и документов, автоматизирована справочная работа с документами.
Между тем, останавливаться на достигнутом «Симплекс» не собирается. Оценив возможности внутреннего электронного документооборота, позволившего исключить потери документов, сократить затраты труда на их обработку и общее время прохождения, предприятие задумывается об организации электронного взаимодействия с контрагентами. Один из клиентов «Симплекса» — МУП «Калининградтеплосеть» — также автоматизировал документооборот с помощью СЭД «Дело», и это позволит без лишних затрат в перспективе организовать взаимодействие между данными организациями путем обмена электронными документами через СЭД. Предполагается, что в дальнейшем участниками такого взаимодействия смогут стать и другие клиенты МУП.
«Таким образом, родившаяся в результате осознания выгод и возможностей электронного взаимодействия идея межорганизационного обмена имеет все шансы быть реализованной в ближайшем будущем, — считают в ЭОС. — Залогом этого служит позитивное влияние внедрения СЭД «Дело», уже успевшее сказаться на многих сторонах деятельности МУП РИВЦ «Симплекс», несмотря на небольшой срок использования».
© CNews
