Продуктивная работа с удаленным доступом в Microsoft Teams

Автор — Джаред Спатаро, корпоративный вице-президент Microsoft 365

Как можно в одночасье перевести на удаленную работу десятки тысяч сотрудников? Вспышка вируса COVID-19 и его быстрое распространение по всему миру поставили этот вопрос перед руководством Microsoft.

В прошлую среду мы просто разослали сообщение 50 000 сотрудникам компании в Сиэттле и прилегающей территории с просьбой по возможности работать из дома.

Мы уже давно являемся постоянными пользователями Teams, но за первые дни полностью удаленной работы его использование среди сотрудников Microsoft в США возросло значительно.

К концу четверга переписка в чате возросла на 50% по сравнению с предыдущей неделей, а встречи на 37%. Мы также заметили рост использования Teams среди наших заказчиков, что говорит об общей тенденции встреч, общения и совместной работы исключительно в онлайн режиме.

Мы хотим помочь каждому в этих сложных обстоятельствах. Как команда, которая стоит за Teams, мы провели немало часов разрабатывая лучшие решения для продуктивной и безопасной для здоровья работы из дома. Я хотел бы поделиться нашими лучшими советами.

Быстро замечу перед тем, как вы продолжите читать: эти советы являются частью наших постоянных усилий помочь всем людям оставаться на связи и работать продуктивно в это сложное для всех время.

Мы поделились невероятными историями от наших заказчиков и сотрудников из разных стран, включая историю учителей и студентов в Гонконге, которые используют технологию для своих удивительных инноваций в электронном обучении, а также про то, как заказчики в Китае нашли умные способы не останавливать свою работу.

Наши клиенты также обращаются к нам за инструкциями по переходу на удаленную работу. Мы продолжим давать разные полезные советы, делиться информацией и рассказывать вдохновляющие истории заказчиков во время вспышки эпидемии, поэтому рекомендуем регулярно заходить сюда за новостями.

Начало

Когда вы переходите на удаленную работу, несколько важных правил помогут настроиться на успех.

Организуйте ваше рабочее место

Если у вас нет домашнего офиса, ничего страшного. Вы все равно можете продуктивно работать из дома. Мы создавали Teams как виртуальный офис, который вы можете взять с собой, куда бы вы ни шли.

Если у вас дома нет принтера, физических папок или телефона на рабочем столе, то вы можете работать с документами прямо в Teams, надежно хранить файлы там, где нужные люди будут иметь к ним доступ, и, если необходимо, быстро присоединяться к звонкам или встречам.

Вместе с тем важно иметь дома выделенное для работы пространство, где вы сможете сосредоточиться и дать понять окружающим, что вас нельзя беспокоить. Укромный уголок на кухне, тихое место в спальне или неиспользуемый стол в гостинной — любая территория покоя может служить рабочим местом.

Не стоит беспокоиться, если вокруг в течение дня образуется небольшой беспорядок. Для видео-звонков вы всегда можете использовать размывание фона, и ваши коллеги будут фокусировать свое внимание только на вас.

Общайтесь, общайтесь, и еще раз общайтесь

Хотя многие из нас время от времени работают из дома, мы все равно сильно зависим от ритма и часов, которые мы обычно физически проводим в офисе.

При удаленной работе из дома ваш дневной ритм может меняться. Это особенно актуально для тех коллег, которым приходится сочетать работу с уходом за детьми. Следует четко обсудить с коллегами ваши рабочие часы, когда вы будете для них доступны. Также можно установить статус в Teams, чтобы эта информация была видна сразу.

Кроме того, возьмите себе за правило часто делиться с коллегами информацией по текущим делам. Компании на полном удаленном доступе обычно уделяют большое значение документации, так как это позволяет оставаться на связи, когда вы работаете в разных местах. Мы бы рекомендовали вам размещать новую информацию и полезные ресурсы, которые вы нашли для себя, в каналах Teams, чтобы ваши коллеги были в курсе вашей деятельности даже без возможности перекинуться в коридоре парой слов о текущей ситуации.

Соблюдайте полезные для здоровья ограничения

В отсутствие привычных ритуалов рабочего дня — перерыва на обед или дороги до офиса — отключиться от непрерывной работы может оказаться не так просто. Удаленные работники часто долго засиживаются перед монитором компьютера, не делая перерыв на общение и двигательную активность или даже забывая про нормальный прием пищи.

Это может быстро привести к стрессу и выгоранию. Помните, ваше здоровье важнее всего. Выделяйте время на еду, пейте много воды и не забывайте отключаться от работы в конце дня. Когда эти правила войдут в привычку, они не только помогут вам быть здоровыми, но в дальнейшем будут способствовать повышению продуктивности вашей работы.

Эффективные встречи

Организуйте онлайн-встречи

Когда нет физической комнаты для переговоров, самой сложной задачей кажется свести удаленных работников вместе.

Когда вы переносите свои встречи в Teams, проверьте, что все они имеют опцию virtual «join» option для возможности создания виртуальной переговорки. Мы советуем всем участникам по возможности включать видео.

Личное визуальное общение имеет колоссальное значение, чтобы люди чувствовали себя вовлеченными. Для Teams подходит широкий ряд сертифицированных камер и гарнитур, которые можно использовать для коммуникации отличного качества.

Будьте внимательными к другим и вовлекайте всех

Перемещение встреч в онлайн может лишить нас некоторых визуальных сигналов, которые мы считываем с коллеги, когда, например, он или она хочет что-то сказать.

Перегруженные телефонные конференции могут создавать сложности некоторым участникам, когда те хотели бы высказать свое мнение. Организатор встречи должен часто останавливаться, чтобы предложить задать вопрос или напоминать участникам об использовании чата для возможности поделиться своими мыслями.

Записывайте ваши встречи

Чтобы компенсировать недостаток времени на личное общение, некоторые удаленные работники назначают дополнительные встречи, что дает им возможность оставаться на связи с заказчиками, партнерами и коллегами.

Двойное бронирование часто неизбежно. Если ваша организация разрешает, записывайте встречи в Teams, чтобы коллеги могли посмотреть позже. Если вы сами не можете принять участие, напомните организатору встречи сделать запись. Автоматическое создание транскрипта удобно, особенно когда вы пытаетесь запомнить информацию со встречи.

Узнать больше о собраниях в Teams можно здесь.

Быть всегда на связи

Компенсируйте несостоявшиеся дружеские беседы

Многие удаленные работники говорят, что больше всего им недостает неформального дружеского общения, которые было у них в офисе.

Разговоры у кулера с водой или на кухне не только помогают быть всегда на связи, но и подчас позволяют узнать важную информацию или открывают что-то, о чем мы даже не догадывались. Хорошо взвешивайте ваши слова, когда обращаетесь к своим коллегам.

Считайте сообщения в чате вашим виртуальным кулером с водой и установите себе напоминание общаться регулярно. Эмоджи, гифки и стикеры — отличный способ сделать общение легким и веселым.

Соберите вместе всю команду

Удаленная работа может давать чувство изолированности. Руководителю важно создавать возможности для всей команды собираться вместе виртуально.

Не отказывайтесь от обычного порядка встреч вашей команды, даже если это совместные ланчи, просто совершайте их онлайн. Используйте общий канал в Teams для дискусcий, которые могут оказаться интересными для всех. Для больших мозговых штурмов вы можете попробовать Microsoft Whiteboard. Приложение представляет собой бесконечный цифровой холст для участников встречи, на котором они могут выражать свои идеи и совместно работать прямо в Teams.

Мы также предлагаем загрузить Crisis Communication Power App. Это кастомизированное приложение как раз подходит для информирования вашей команды обо всем, что им необходимо знать в течение вспышки эпидемии.

Хорошо проведите время!

Со всеми изменениями, которые приходят с перемещением на удаленную работу, важно оставаться в хорошем расположении духа.

В Teams есть много вещей, которые помогут почувствовать позитив и увлечь. Делитесь новостями и историями в чате или проведите фотоконкурс. Один из наших китайских заказчиков из сферы образования провел в Teams кулинарное соревнование между студентами, которое оказалось невероятно популярным.

Я понимаю, что каждый человек и каждая команда работают по-своему. Но все-таки надеюсь, что советы от нашей команды помогут вам работать продуктивно и оставаться на связи и в новых условиях.

Будьте готовы к удаленной работе! Скачайте наш чек-лист по удаленной работе и поделитесь им со своими коллегами.

Чек-лист по удаленной работе

  • Организуйте ваше рабочее место
  • Общайтесь много
  • Соблюдайте полезные для здоровья ограничения
  • Осваивайте онлайн-встречи
  • Будьте внимательными к другим и вовлекайте всех
  • Записывайте ваши встречи
  • Компенсируйте несостоявшиеся дружеские беседы
  • Соберите вместе всю команду
  • Хорошо проведите время!

Tags: Microsoft Teams

©  Microsoft