Организовать бизнес-процессы в компании с помощью Asana — опыт Mobio19.04.2016 16:22

В мире огромное количество систем управления проектами, корпоративных таск-менеджеров и прочего софта для совместной работы команд. Споры о том, какая система лучше, можно вести бесконечно, но каждая команда в итоге выбирает то, что подходит конкретно ей. Многие так и не находят подходящего для себя решения и начинают «пилить» свое. По нашему опыту, значение имеет не столько сам сервис, сколько философия и использование бизнес-процессов в нем.

Хочу поделиться опытом, как мы в Mobio используем Asana — лучший, как нам кажется, инструмент для совместной работы команд. У нас довольно классический бизнес по B2B-обслуживанию, поэтому, думаю, наш опыт организации совместной работы многим будет полезен.

Немного расскажу про наш бизнес, чтобы было понятно, для кого это релевантно. У нас классическое рекламное агентство, мы занимаемся продвижением мобильных приложений. Есть менеджеры по продажам, аккаунт-менеджеры и менеджеры проекта. Есть подразделения, отвечающие за трафик, есть отдел внутренней разработки.

Asana у нас используют все отделы. Биздевы и аккаунты — в качестве CRM-системы. Отдел разработки — для планирования еженедельных спринтов и для багтрекинга. Даже удаленную бухгалтерию подключили для взаимодействия с менеджерами. Свои личные задачи я тоже ставлю себе в Asana: очень удобно, когда все в одной системе.

Всего в команде сейчас 35 человек. Начинали использовать Asana, когда было 15. Слышал мнение, что командам из 100 человек и больше Asana уже не хватает. Но думаю, что это вопрос подхода и организации работы. За 35 сотрудников мы платим $400 в месяц (когда их было меньше 30, платили $200). Кажется, что дорого, —, но по сравнению с фондом оплаты труда или с арендой офиса это копейки.

Конечно, все компании разные, но Asana — настолько гибкий инструмент, что почти любая компания сможет его у себя внедрить и использовать. Вот ключевые принципы, которые используем при работе с Asana мы:

• У любой задачи, требующей действия, должен быть срок исполнения — Due date.
• Эта дата не должна быть в прошлом.
• Не успел сделать сегодня — переносишь дедлайн и пишешь комментарий.

Due date, вообще говоря, переводится как дедлайн, но в нашем случае это не день, когда задача должна быть сделана, а день, когда мы собираемся к задаче приступить.

Мы так решили потому, что у большинства задач нет строгого дедлайна. Написать письмо, заключить договор с клиентом, сделать новую презентацию — на самом деле, нет четкого срока, когда это надо сделать. Никто не умрет, если все это сделать завтра, а не сегодня. Поэтому поле Due date у нас в Asana логичнее было бы назвать Start date.

Поясню на примере, как это работает. Допустим, я познакомился на конференции с клиентом A и мы договорились запустить рекламную кампанию. Я ставлю аккаунт-менеджеру задачу с заголовком «Начать работать с клиентом A» и ставлю Due date на завтра. В теле задачи коротко описываю суть.

На следующий день аккаунт-менеджер открывает компьютер и видит у себя в списке Today мою задачу «Начать работать с клиентом А». Понятно, что задача «Начать работать» не делается за один день. Это целый процесс, который состоит из этапов: заключить договор, прояснить детали рекламной кампании, запустить кампанию и так далее.

Аккаунт-менеджер делает первый шаг — отправляет клиенту договор и бриф и пишет об этом в комментарии к задаче. Переносит Due date на два дня вперед. Через два дня эта задача снова будет у него в списке Today. Если клиент к этому времени не ответит, то аккаунт-менеджер отправит напоминание или позвонит. Если ответит раньше и завяжется переписка — менеджер добавит комментарий «Согласовываем договор и детали рекламной кампании» и снова перенесет Due date на несколько дней вперед.

Что дает такой подход

У меня не болит голова о том, чтобы контролировать поставленную задачу. Я точно уверен, что про нее не забудут и в итоге договор будет заключен. Если по ходу возникнут какие-то трудности, я буду в курсе.

Кроме того, в своем инбоксе я вижу, как идут дела по поставленной задаче. Эта информация приходит в виде push-уведомления — мне не надо помнить, что нужно куда-то зайти и узнать, что там с задачей, которую я поставил две недели назад. Если захочется остановить поток новостей по этой задаче, я всегда могу нажать Unfollow. Аккаунт-менеджеру тоже очень удобно: все его задачи находятся в одном месте, и он не забывает ничего важного.

С этим методом мы вообще перестали пользоваться электронной почтой для внутренней коммуникации. Любое письмо или сообщение легко оформляется в виде задачи. Приведу примеры, как мы это делаем для разных типов задач.

CRM. Воронка входящих лидов

Задачи в Asana очень удобно организовывать в проекты и секции. Когда аккаунт-менеджер получает от меня задачу «Начать работать с клиентом А», он должен поместить эту задачу в проект «Входящие лиды», в секцию «Входящие». В эту воронку автоматически попадают все заявки с сайта. Вот как это выглядит:

Разумеется, подобная CRM-система выполняет только функции таск-менеджера. Все данные о рекламных кампаниях клиентов, закрывающие документы и прочие цифры у нас хранятся уже не здесь, а в отдельной системе, которую мы написали сами.

Организация встреч, совещаний и брейнштормов

К любой встрече мы, помимо приглашения в календаре, создаем задачу в Asana. В теле задачи пишем, что хотим обсудить. Во время встречи сразу накидываем то, что придумали, в подзадачи. Там же назначаем ответственных и дедлайны.

Планирование разработки

В начале каждого квартала мы определяем для отдела R&D, что нам важно сделать. Затем отдел разработки раскидывает задачи по еженедельным спринтам.

Прелесть Asana в том, что одна и та же задача может быть сразу в нескольких проектах. Например, задача на скриншоте находится в еженедельном спринте, и в то же время это стратегическая задача на квартал. Когда мы отметим, что она выполнена, или внесем в нее изменения, она поменяется сразу в обоих проектах.

Справочная информация

Любая информация, не требующая конкретного дейтствия, оформляется в виде задач без дедлайнов, которые ни на кого не назначены. Благодаря структуре проектов и секций получается что-то вроде вики-разметки.

Справедливости ради стоит сказать, что совсем большие массивы информации мы выносим в отдельные интеллект-карты.

Просьбы ознакомиться с информацией

Любое письмо, предложение, сообщение ставится в виде задачи на конкретного человека с дедлайном. После того как человек ознакомился с информацией, он пишет комментарий и возвращает задачу.

Регулярные задачи

Например, у аккаунт-менеджера есть еженедельная задача — подготовить отчет по качеству трафика у своих клиентов. После каждой проверки он пишет комментарий и переносит дедлайн на неделю вперед.

Что мы выносим за рамки Asana

Конечно, Asana — очень гибкий и мощный инструмент, но все-таки мы делаем в ней не всё. Вот несколько примеров, как мы используем другие сервисы:

• Оперативные обсуждения ведем в Slack. При этом у нас принципиально бесплатная версия Slack, которая не сохраняет историю. Это сделано не только в целях экономии, но и для того, чтобы не дублировать сущности. Хочешь, чтобы данные сохранились, — пиши в Asana, там не пропадет.
• Храним документы и совместно над ними работаем в Google Drive. Отдельная тема — как с помощью табличек в Google Drive мы построили целую систему управленческого учета и довольно долго с ней жили, пока не автоматизировали. Календарь мероприятий у нас раньше был в Asana, а потом мы решили вынести его отдельно, а заодно сделать общедоступным.
• Созваниваемся в Google Hangouts, встречи назначаем в Google Calendar. Многие люди у нас несколько дней в неделю работают из дома, а некоторые сотрудники — полностью удаленно из других городов.

Вместо заключения

Основное преимущество Asana — это, конечно, безумная простота использования. Создать задачу тут так же быстро и легко, как написать сообщение в мессенджере. Не надо никого заставлять ей пользоваться — это происходит само собой.

Благодаря гибкой системе проектов и подзадач Asana превращается в очень мощный и универсальный инструмент коллаборации, который при правильном использовании подойдет почти любому бизнесу.

Присылайте колонки, соответствующие требованиям редакции, на secret@vc.ru