Насколько виртуальный офис дешевле обычного — Расчёт гендиректора интегратора PinAll Алексея Окары20.02.2016 16:07

Сталкиваясь с необходимостью решения различных задач при организации бизнеса и управления всеми процессами, руководитель приобретает то, что стоит многого: опыт. Наша компания уже достаточно давно работает на рынке электронного обеспечения бизнес-процессов, функционируя в удаленном формате. Мне, как руководителю, помогает опыт, приобретенный до организации собственного дела — опыт офисного работника.

Хочу привести свои выкладки по соотношению вложенных средств и полученных результатов в двух вариантах формирования коммерчески эффективного штата: работа в офисе и найм удаленных сотрудников. Расчет коммерческого успеха управления проектом предполагает контроль стоимости услуг каждого работника, включающих стоимость организации его рабочего места.

С развитием технологий значимость программного обеспечения проекта настолько возросла, что идея виртуального офиса становится все более популярной и определяет принципы организации продаж, онлайн-образования, контроля за работой фондов. Попробуем наглядно продемонстрировать уровень вложений в офисного сотрудника и в удаленного работника. В первую очередь руководителю будущего офиса следует позаботиться об аренде помещения. Так, в нашей компании 27 удаленных штатных сотрудников. Мы воспользовались калькулятором, чтобы рассчитать примерную площадь помещения на 27 человек.

Для каждого человека мы закладывали при расчете 5 квадратных метров и предусмотрели две зоны приема посетителей и одну кладовку. Получилось 200 квадратных метров. Начиная бизнес, руководители, как правило, ищут помещение класса С или останавливают свой выбор на офисе, расположенном далеко от центра. Разброс цен велик, однако можно найти помещение стоимостью 10 тысяч рублей за квадратный метр в год.

Аренда, таким образом, обойдется в два миллиона рублей в год. Это 74 тысячи рублей на человека. Потребуются услуги специалистов в проектировании офисного пространства. Архитектурные бюро предлагают пакеты услуг по проектированию офисов. Типичный дизайн-проект помещения такой площади будет стоить 2200 рублей за квадратный метр.

Следовательно, проект дизайна будущего офиса обойдется в 440 тысяч рублей. Или такой вариант: вам спроектируют помещение такого размера за 76,8 тысячи рублей (на сайте оговаривается, что в эту сумму входит не только архитектурное решение, но и проектирование кабельной системы, электрики, отопления, вентиляции, водоснабжения, канализации и других необходимых для работы систем).

Можно арендовать и готовый офис. В таком случае необходимо будет оборудовать рабочее место каждого сотрудника. Рассчитаем примерную стоимость рабочего места одного сотрудника. Все цены, приведенные ниже, мы взяли на сайте «Комус».

• Эргономичный письменный стол «Арго» (орех) — 4485 рублей;
• Кресло EasyChair Comfort GTP — 3298 рублей;
• Система хранения данных Lenovo IX2, 6 Тб — 37690 рублей;
• Стандартный комплект техники на каждого сотрудника (системный блок, монитор, клавиатура и мышь) — 25210 рублей;
• Стоимость прокладки кабелей составит примерно 83 тысячи рублей;
• АТС Panasonic KX-TDE100RU — 49890 рублей;
• Телефон Panasonic KX-TS2382RUW — 1390 p. на каждое рабочее место. Итого 37530 рублей;
• Доска магнитно-маркерная 90×120 см — 2990 рублей;
• Струйный принтер HP Officejet Pro 8100 ePrinter — 4530 рублей;
• Струйное МФУ Canon Pixma MG2440 — 2190;
• Совок для мусора — 59,11 рубля;
• Ведро пластмассовое — 83,16 рубля;
• Швабра — 444 рубля;
• 27 комплектов салфеток для чистки мониторов — 7 749 рублей;

Расчеты «Комуса» показывают, что бюджет на закупку канцтоваров для одного сотрудника в офисе из 20 человек составляет 1482 рубля в месяц. Стоимость канцелярии на 27 человек — 40014 рублей. На год заложим сумму в 480168 рублей. Заложим также кулер AEL TD-AEL-106 — 6830 рублей. Кофе-машина Bosch TCA 5309 будет стоить 24617 рублей.

Рассмотрим затраты, которые следует планировать при найме удаленного сотрудника и организации виртуального офисного пространства. Возьмем в качестве программного обеспечения мощную систему, которая позволит развернуть контроль бизнес-процессов на самом высоком уровне.

Это экономит время и позволяет работать из любой точки земного. Для качественного контроля всех этапов бизнес-процессов необходима по-настоящему серьезная система. Мы выбрали виртуальную АТС Mango Office.

Стоимость тарифа «Максимальный», предполагающего включение трех профилей сотрудников, составляет 2450 рублей в месяц. Затраты на 27 удаленных сотрудников составят 29,4 тысячи рублей в год.

Потребуется CRM-система, чтобы удаленно контролировать работу отдела продаж. Возьмем для примера самый дорогой продукт из нашей линейки — пакет Enterprise on-demand. Стоимость пакета услуг на один год составляет 32,4 тысячи рублей. Это 874,8 тысячи рублей в год на 27 сотрудников.

Возможности этой системы увеличиваются за счет набора инструментов для обработки звонков — bpm’online webitel call. Стоимость такого дополнения составляет 8000 рублей в год на одного пользователя. Пакет на 27 сотрудников в год будет стоить 216 тысяч рублей.

Таким образом, затраты на режим работы в офисе на 27 сотрудников составляют 5,585 миллиона рублей в год, а на удаленный режим — 1,143 миллиона рублей в год, в 4,8 раза дешевле. Предположим, что организация офиса не включает затраты на дизайн и ремонт. В этом случае затраты на офис составляют 3,629 миллиона рублей. В 3,17 раза дороже, чем виртуальный офис.

Итоговые цифры в оценке стоимости офисного сотрудника и штатного сотрудника показательны: Офисный сотрудник обходится в 207 тысяч рублей в год. Удаленный штатный сотрудник обходится компании в 42 тысячи рублей. Каждый год в этом случае мы экономим 4,44 миллиона
рубля.

Это приблизительная смета. Можно её дополнять и уточнять. Разумеется, еще больше мы экономим за счет привлечения сотрудников в разных регионах. Это тема отдельного обсуждения, но это тоже влияет на выбор формата работы конкретного бизнеса.

Сейчас возможности удаленного офиса ценят и те руководители, которые строят бизнес на основе работы команды офисных сотрудников, переводя часть сотрудников в удаленный режим.

Если же вдруг вас мои расчеты не убедили, то представьте, сколько сложностей у бизнесов с филиальной сетью. Надеемся, что наши выкладки окажутся полезными для тех, кто делает свой выбор между организацией офисных мест и удаленным режимом работы.

Присылайте колонки, соответствующие требованиям редакции, на secret@vc.ru.