«Пионер» внедрил СЭД на платформе Microsoft SharePoint Server
Холдинг «Вест Концепт» завершил этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на платформе Microsoft SharePoint Server в ГК «Пионер», работающей на рынках недвижимости Москвы и Санкт-Петербурга. СЭД является частью общей корпоративной системы управления заказчика, запланированной к внедрению в течение ближайших девяти месяцев. Внедрение электронного документооборота уже привело к увеличению эффективности совместных действий практически всего персонала ГК в Санкт-Петербурге, говорится в сообщении «Вест Концепт».
Выбор руководства ГК «Пионер» в пользу программного продукта Microsoft Office SharePoint Server для автоматизации электронного документооборота является частью общей ИТ-стратегии - применение единой программной платформы Microsoft для реализации всех прикладных задач, требующих автоматизации.
Внедрение СЭД было призвано решить целый ряд ключевых для ГК «Пионер» задач: долгие сроки подготовки и согласования документов, включая внешние договора; неэффективный контроль подготовки и отслеживания проектной документации; отсутствие единого информационного пространства для реализации сквозных бизнес-процессов, затрагивающих все подразделения; неуправляемость и избыточность бумажного архива; сложности в планировании, организации и проведении совещаний, встреч, переговоров; недостаточный контроль выполнения задач, низкий уровень исполнительской дисциплины; отсутствие сводного общекорпоративного календаря событий; отсутствие общекорпоративной базы знаний.
Ключевые особенности реализации модуля управления электронным документооборотом были связаны со спецификой отрасли. В строительстве огромное значение уделяется полноте, точности и своевременности подготовки и согласования проектных и разрешительных документов; процедуры работы с документами весьма сложны и трудоемки и охватывают полностью весь производственный цикл предприятия. Именно поэтому создание комплексной информационной системы логичным образом было начато с внедрения СЭД, поскольку достигаемые преимущества сразу же ощущаются всеми участниками процесса, отметили в «Вест Концепт».
В результате внедрения электронного документооборота был реализован единый корпоративный архив для хранения рабочей, проектной, строительной и организационно разрешительной документации, а также реестр для обработки входящих/исходящих документов делопроизводства. Автоматизированы процедуры формирования документов на основе шаблонов с контекстным запуском по маршрутам согласования. Реализованы рабочие зоны для автоматизированного планирования, организации, проведения и протоколирования совещаний, встреч и переговоров. Внедрены механизмы и процедуры раздачи поручений, управления задачами и оповещениями по критически важным событиям, что значительно усилило контроль исполнения.
Кроме того, в рамках проекта созданы: удобный инструмент отслеживания загрузки и бронирования общедоступных корпоративных ресурсов и оборудования; система заявок на обслуживание внутрикорпоративных административно-хозяйственных потребностей; подсистема распространения корпоративных и отраслевых новостей, база знаний, общекорпоративный календарь событий и отслеживания загрузки персонала.
Также введены электронные карточки сотрудников, отслеживающие развитие профессиональной карьеры и социального статуса каждого сотрудника; реализованы специализированные отчеты, позволяющие получить необходимую аналитику и индикаторные KPI для топ-менеджмента по соблюдению корпоративной трудовой дисциплины.
Главным итогом проекта стала реализация единой системы согласования документов на всех этапах сквозной производственной деятельности компании как между внутренними подразделениями, так и с внешними партнерами.
Руководитель проекта со стороны ГК «Пионер» - заместитель генерального директора по оптимизации и развитию бизнес-процессов Марина Иванова отметила, что «реализация системы электронного документооборота завершена в срок, и все поставленные руководством компании цели достигнуты. Успех реализации первого этапа проекта в Петербурге вдохновил руководство ГК «Пионер» на принятие решения о тиражировании данного модуля в московском офисе нашего предприятия».
© CNews
