«Вест Концепт» построил СЭД для «Союз-Телефонстроя»
Специалисты холдинга «Вест Концепт» завершили масштабный проект по созданию системы электронного документооборота с использованием технологической платформы Microsoft Office SharePoint Server 2010 в компании «Союз-Телефонстрой». Результатом проекта стало создание информационной системы, объединяющей в единое информационное пространство подразделения центрального офиса компании.
«Союз-Телефонстрой» работает на рынке строительства сооружений связи. Компания осуществляет полный цикл работ — от проектно-изыскательских до организации сдачи готовых объектов территориальным подразделениям Россвязьнадзора. Сегодня «Союз-Телефонстрой» имеет 7 филиалов по всей России, в составе подразделений работает примерно 1900 человек.
Ключевые особенности реализации проекта были связаны с распределенной филиальной структурой компании, а также со спецификой отрасли. Известно, что в строительстве огромное значение уделяется полноте, точности и своевременности подготовки и согласования проектных и разрешительных документов, процедуры работы с документами весьма сложны и трудоемки и охватывают полностью весь производственный цикл предприятия, говорится в сообщении «Вест Концепт». Именно поэтому руководство компании приняло решение автоматизировать процессы ведения договоров и архивов документов путем внедрения СЭД.
Специалисты «Вест Концепт» предложили реализовать задачи проекта с помощью решения Microsoft Office SharePoint Server 2010. Реализованная система состоит из нескольких модулей: «Портал», «Исполнительская дисциплина», «Делопроизводство», «Тендерно-Договорная деятельность». В системе также обеспечена автоматизация документооборота по всем подразделениям компании: административный департамент, бухгалтерия, финансовый департамент, ИТ-департамент, HR-департамент, а также производственный департамент.
По итогам внедрения системы электронного документооборота было создано единое информационное пространство между центральным офисом и его филиалами, реализована процедура сканирования и автоматической загрузки документа в определенные разделы системы. Большинство операций теперь выполняется без участия бумажных носителей, снижены объемы ручного ввода и максимально исключено дублирование информации, автоматизированы процессы архивации документов, канцелярии, согласования договорной деятельности, ОРД (приказы, заявки, поручения).
Также создан единый портал коммуникаций между сотрудниками, где они могут получить информацию о последних новостях в компании, новых назначенных задачах, загружать шаблоны необходимых документов, создавать рабочие области совещаний, приложив необходимые для работы документы, протоколы и начать работу с задачами по итогам совещания. Обеспечен прозрачный контроль исполнительской дисциплины, с назначением ответственных лиц по задачам и документам, отслеживанием статуса их выполнения, формированием уведомлений о незакрытых задачах как для исполнителя, так и для контролера. Организован безопасный доступ к системе и передаче данных.
В настоящее время сотрудничество между компаниями «Вест Концепт» и «Союз-Телефонстрой» продолжается в части сервисного сопровождения внедренной системы.
© CNews
