Iron Mountain вдвое увеличила скорость обслуживания клиентов с помощью «1С:Бухгалтерии»
Компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) завершила внедрение программного продукта «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» в компании Iron Mountain Incorporated. Новая система позволила повысить качество контроля процесса закупок, благодаря чему были исключены ситуации необоснованного расходования средств компании, говорится в сообщении БИТ.
Из-за удаленности российских филиалов Iron Mountain и применения ими и центральной администрацией в Москве разных информационных систем был затруднен контроль и систематизация произведенных расходов, возникали сложности при формировании консолидированной отчетности. Подготовка отчетов для руководства требовала значительных временных и трудовых затрат, поскольку вся управленческая отчетность формировалась вручную. Специфические отчеты учредителям также формировались вручную. Налоговые базы для расчета налога на прибыль и НДС велись в электронных таблицах, поэтому часто возникали ошибки в учете и подготовке налоговой отчетности.
В итоге руководством заказчика было принято решение о внедрении нового программного продукта, который обеспечил бы оперативное ведение бухгалтерского, налогового, финансового и управленческого учета в одной системе.
Внедрением занималась компания «1С:Бухучет и Торговля». В качестве программного продукта было выбрано решение «1С: Бухгалтерия 8 КОРП», функционал которого соответствует потребностям компании.
По итогам выполнения проекта время на формирование регламентированной отчетности бухгалтерией сократилось в 2 раза. Также сократилось число ошибок в ведении налогового учета и подготовке налоговой отчетности. В несколько раз возросла скорость формирования консолидированной отчетности и отчетов для руководства.
Реализованный в программе механизм ежемесячного автоматического создания счетов и договоров снизил нагрузку на сотрудников бухгалтерии. Раньше этот процесс занимал около недели, а оформлением занималась практически вся бухгалтерия, многим сотрудникам приходилось работать сверхурочно. Благодаря автоматизации оформление ежемесячных реализаций занимает два дня и выполняется двумя сотрудниками. В результате на 80% сократилось число ошибок в учете и документальном оформлении операций. При этом скорость выставления счетов и оформления ежемесячных реализаций (инвойсинга) возросла более чем в 2 раза. Как следствие, вдвое увеличилась скорость обслуживания клиентов, сообщили в БИТ.
Кроме того, реализованная в программе система учета заявок позволила усилить контроль за расходами филиалов и центральной администрации. До внедрения все расходы согласовывались в бумажном виде, что требовало большого количества времени и отдаляло момент получения / предоставления услуг и оплаты. Теперь пользователи системы формируют заявки на приобретение материальных ценностей и услуг в программе, а сотрудники, ответственные за управление затратами, оперативно проверяют обоснованность расходов и согласовывают суммы платежей поставщикам. При этом руководство в любой момент времени может получить отчет и аналитику по расходованию средств по филиалам и периодам. Как следствие, в 2 раза возросла скорость согласования расходов, снизились трудозатраты финансового отдела и отдела закупок, а также, по данным БИТ, на 15% сократился объем затрат предприятия в целом. Кроме того, с помощью системы формируются специально настроенные отчеты по анализу затрат в специфических для организации разрезах, что позволило центральной администрации оперативно предоставлять информацию о расходах учредителям.
Алла Соломатина, главный бухгалтер Iron Mountain, так прокомментировала результаты внедрения: «Я работаю в компании относительно недавно. При ознакомлении с применявшейся ранее информационной системой компании я столкнулась с рядом трудностей, таких как: не настроенный соответствующим образом налоговый учет, отсутствие возможности оперативного формирования и визирования заявок, некорректно введенные остатки за предыдущие периоды, несоответствие данных бухгалтерского и налогового учетов. С помощью решения “1С:Бухгалтерия 8 КОРП” и специалистов компании “1С:Бухучет и Торговля” (БИТ) все проблемы были устранены в достаточно короткие сроки. В данный момент система прекрасно работает с максимальной отдачей и эффективностью».
© CNews
