«Астерос Консалтинг» автоматизировал документооборот «Мечела» на базе решений IBM
Компания «Астерос Консалтинг» сообщила о внедрении системы электронного документооборота в группе компаний «Мечел». Решение на базе IBM Lotus Notes позволило оптимизировать управляемость, гибкость и безопасность документарных процессов в компании. Система обеспечивает работу 3 тыс. пользователей на 20 предприятиях холдинга.
Темпы развития «Мечела», масштабы и территориальная распределенность бизнеса компании диктуют высокие требования к управлению информационными ресурсами, в частности, к процессам делопроизводства. Чтобы повысить их управляемость и безопасность было принято решение перейти от бумажного документооборота к электронному. В качестве платформы для автоматизации в ходе открытого конкурса было выбрано решение компании «Астерос Консалтинг» Averta Workflow на базе IBM Lotus Notes.
Как отмечается, к тому времени в «Мечеле» уже использовались продукты IBM Lotus для поддержки электронной почты и организации совместной работы сотрудников. Особенностью Averta Workflow является возможность гибко адаптировать процессы при помощи созданных инструментов с минимальным программированием.
«Нам было важно сохранить привычные регламенты работы, а не “ломать” их под систему, как это часто бывает в подобных проектах. Поэтому в процессе реализации возникало много дополнительных требований, которые невозможно было предусмотреть заранее. В течение всего проекта консультанты шли навстречу и реализовывали наши пожелания», — рассказал Михаил Михайлов, директор по информационным технологиям компании «Мечел».
По информации «Астерос Консалтинг», типовой функционал внедряемой системы был существенно доработан с учетом сложной организационной структуры холдинга и повышенных требований к безопасности. В частности, консультанты «Астерос Консалтинг» расширили применение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Помимо того, что в компании с ее помощью заверяются документы, абсолютно все изменения, совершаемые пользователями, также сопровождаются ЭЦП. Таким образом, обеспечивается дополнительная защита от несанкционированных действий с объектами СЭД, в том числе со стороны администраторов и разработчиков системы.
В ходе проекта консультанты также создали динамическую ролевую модель, аналогов которой в системах электронного документооборота пока не существует, подчеркнули в «Астерос Консалтинг». Как результат, заказчик получил возможность описывать роли и полномочия пользователей не только в масштабах всей СЭД, но и в рамках отдельных подразделений или предприятий.
«Фактически нам пришлось изобретать и встраивать новые технологии в существующие процессы. Но благодаря этому мы смогли избежать жесткой унификации и учесть имеющиеся на местах различия в процедурах работы с документами. Используя динамическую ролевую модель, заказчик может гибко настраивать процессы в соответствии с корпоративной регламентной базой, но при этом сохранять определенный уровень стандартизации», — утверждает Илья Федоринин, руководитель практики систем управления контентом (ECM) компании «Астерос Консалтинг».
«Управление территориально распределенным бизнесом влечет за собой ряд дополнительных задач, технологии для решения которых уже созданы и активно внедряются в компаниях разного масштаба и направленности. IBM Lotus Notes — это воплощение новой парадигмы бизнеса, в которой средства коллективной работы и электронный документооборот позволяют создать динамично развивающуюся среду с такими характеристиками, как оперативный обмен информацией и знаниями, быстрое распространение лучших практик и унификация бизнес-процессов», — отметил со своей стороны Игорь Бреус, руководитель подразделения технических специалистов IBM Lotus, отдел ПО, IBM в России и СНГ.
Главным результатом проекта, по отзыву заказчика, стала абсолютная прозрачность и контролируемость документооборота, обеспечивающая эффективную работу с информацией. Внедрение Averta Workflow также позволило сократить сроки согласования документов, повысить сохранность данных, упростить поиск информации и доступ к архивам.
Среди новых инструментов, которые получил заказчик — централизованное оповещение о выходе документов или их новых версий и механизмы контроля исполнения поручений. Они были разработаны с учетом юридических особенностей работы холдинговой структуры и позволяют повысить не только эффективность процессов делопроизводства, но и управления бизнесом, сообщили в «Астерос Консалтинг».
© CNews
