«Гранит» автоматизировал управленческий документооборот на базе «Электронного Дела»
Компания «Электронное Дело», партнер ЭОС в республике Беларусь, завершила проект по внедрению системы электронного документооборота в республиканском унитарном производственном предприятии «Гранит» (РУПП «Гранит»).
По информации ЭОС, «Гранит» — это многофункциональный технологический комплекс, включающий территориально удаленные подразделения. Основное производство представляют карьер добычи гранитного камня «Микашевичи», автотранспортное предприятие, дробильно-сортировочный завод, литейно-механический завод, а также ряд вспомогательных производств. Продукция «Гранита» — стратегическое сырье для строительной отрасли в Беларуси, она идет и на экспорт.
За кадровыми переменами в руководящем составе РУПП «Гранит» в 2012 г. последовали изменения в сфере управления, уровне оплаты труда и других сферах. Одной из реформ в управленческом аппарате стала автоматизация документооборота. В качестве платформы была выбрана система класса СЭД/ECM — «Электронное Дело», адаптированное под республиканское законодательство решение на базе СЭД «Дело» от ЭОС.
Как рассказали CNews в компании, целью внедрения стало объединение всех подразделений РУПП «Гранит» (в том числе и удаленных) в корпоративной системе электронного документооборота с единой технологией работы с документами и поручениями. На первом этапе руководством были поставлены задачи: автоматизировать регистрацию организационно-распорядительных документов в канцелярии; обеспечить оперативную доставку документов и поручений в электронном виде в структурные подразделения (в том числе удаленные); повысить качество контроля исполнения поручений; создать оперативный архив документов с гибкими и широкими возможностями поиска; исключить потерю документов за счет хранения их в электронном виде в клиент-серверной системе; обеспечить доступ пользователей в систему в соответствии с должностными обязанностями и ограничениями, установленными в нормативных документах.
Особенностью проекта стало то, что к моменту внедрения на предприятии уже имелась ERP-система. Однако она не позволяла реализовать все задачи по автоматизации управленческого документооборота. Справочник контрагентов в ERP-системе содержал более 16 тыс. записей, и для продолжения использования этой информации в системе электронного документооборота записи были экспортированы в справочник СЭД «Электронное Дело». В результате специалисты канцелярии получили работающую систему без необходимости самостоятельно пополнять базу контрагентов при регистрации документов.
Автоматизация «классического делопроизводства» стала только первым этапом проекта. «Построение полноценной СЭД в любой организации возможно только при максимальном вовлечении управленческого персонала (руководители, специалисты) в работу в системе. Именно это является первоочередной задачей РУПП «Гранит» на ближайшую перспективу», — отметили в ЭОС.
Следующим этапом станет расширение перечня обрабатываемых документов — в систему планируется ввести договоры, заявки и т.д. Также в планах заказчика освоить и другие возможности «Электронного Дела» — согласование проектов документов и работу с электронной подписью.
© CNews
