Городская Дума Тольятти планирует увеличить количество рабочих мест СЭД «Дело»
Городская Дума Тольятти планирует увеличить количество рабочих мест СЭД «Дело» Документооборот Думы городского округа Тольятти с начала 2013 г. ведется в системе электронного документооборота «Дело». Выбирая систему документооборота для замены действующей на тот момент программы, специалисты Думы изучили проекты внедрения СЭД «Дело» в Самарской области, а также опыт коллег из представительных органов других регионов. Мэрия Тольятти активно развивает документооборот на базе СЭД «Дело» уже 10 лет, и специалисты Думы смогли познакомиться с системой, оценить ее возможности и интерфейс.
Решение о внедрении СЭД было принято в конце 2012 г., тогда же были закуплены рабочие места, проведены необходимые настройки и обучение персонала отдела по делопроизводству аппарата Думы. Рабочие места были установлены во всех структурных подразделениях, что позволило обеспечить оперативный доступ специалистов городской Думы к документам и возможность совместной работы над ними. Были решены следующие первоочередные задачи: автоматизация регистрации всех групп документов; обеспечение контроля исполнения документов и поручений в аппарате Думы; сканирование документов с прикреплением электронных образов к регистрационным карточкам.
Как рассказали CNews в компании «Электронные Офисные Системы» — разработчике СЭД «Дело», уже после первых месяцев эксплуатации стало очевидно, что новая система функциональнее ранее используемой и дает возможность решить множество дополнительных задач. В частности, «Дело» позволяет организовать работу по согласованию в электронном виде проектов документов, использовать электронную подпись и в перспективе полностью отказаться от бумажного документооборота в аппарате Думы.
Для решения перечисленных задач потребовалось увеличить число используемых рабочих мест. На данном этапе проекта, когда уже были автоматизированы все «точки входа» документов, нужно было дать доступ в систему конечным исполнителям.
Для специалистов, работающих в системе документооборота только в качестве исполнителей (без контрольных функций), удобным вариантом является подсистема «Дело-Web». Она дает возможность работать с документами, используя веб-интерфейс. Для многих служащих, ранее не работавших в системах документооборота, этот клиент удобнее, чем стандартный «карточный» интерфейс «толстого клиента».
В конце июня текущего года Дума закупила рабочие места подсистемы «Дело-Web», также было произведено обновление CЭД «Дело » до актуальной версии 12.2.1. Сейчас идет освоение системы новыми пользователями. К концу лета в системе «Дело» будут автоматизированы процессы согласования проектов документов и работа непосредственных исполнителей с контрольными письмами и поручениями.
На следующем этапе Дума планирует увеличить количество рабочих мест, чтобы в итоге в системе работал каждый специалист.
Работы по внедрению, настройке и сопровождению СЭД «Дело» в Думе городского округа Тольятти осуществляет компания «Интэлс».
© CNews
