Головной офис «ПромСервисБанка» переходит на СЭД «Дело»
«ПромСервисБанк», универсальный коммерческий банк среднего масштаба, завершил первый этап автоматизации документально ориентированных процессов в головном офисе. Для ведения электронного документооборота банк выбрал систему электронного документооборота «Дело» (разработка компании «Электронные Офисные Системы»). Исполнителем проекта является компания «Офис-Док» (г. Санкт-Петербург), партнер ЭОС.
«ПромСервисБанк» одинаково активен как в корпоративном, так и в розничном секторах обслуживания. При этом, кроме головного офиса, расположенного в Санкт-Петербурге, в структуру банка входят несколько удаленных подразделений и сеть банкоматов. Причиной внедрения СЭД в банке стала необходимость наладить обмен электронными документами в центральном офисе. Старая схема, согласно которой документы распечатывались и передавались в бумажном виде, не удовлетворяла, в первую очередь, критериям оперативности, а также была ресурсоемкой в плане расходов на печать. В качестве канала передачи документов была выбрана СЭД «Дело», оптимально подходящая для организаций с формализованным документооборотом, сообщили CNews в ЭОС.
Проект стартовал в октябре 2013 г. Сотрудниками «Офис-Док» было проведено обследование документооборота и установлено программное обеспечение на сервер и рабочие места. Банк приобрел несколько лицензий «толстого клиента» СЭД «Дело», опцию «Сканирование», лицензию на подсистему «Оповещение и уведомление», а также конкурентные лицензии «Дело-Web». Эта подсистема предназначена для доступа к базе данных через Internet/Intranet, а конкурентная лицензия фиксирует количество пользователей, имеющих возможность одновременно работать в СЭД (то есть несколько пользователей могут заходить в систему по одной лицензии поочередно).
Результатом данного этапа стала полная автоматизация документооборота в головном офисе. Все пользователи прошли обучение индивидуально, на рабочих местах. Средствами СЭД «Дело» ведется регистрация входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов. Налажена работа с поручениями руководства, в том числе контроль исполнения. Активно используется опция «Оповещение и уведомление», предназначенная для автоматической рассылки пользователям по электронной почте уведомлений и оповещений о различных событиях системы «Дело»: о совершенных операциях с РК, о приближении сроков исполнения и т.д.
Как отметили в ЭОС, руководство банка выбрало стратегию постепенного развития СЭД. В перспективе в систему документооборота получат доступ все сотрудники головного офиса, для этого будут приобретены дополнительные конкурентные лицензии. В дальнейшем планируется подключить к СЭД «Дело» удаленные подразделения. Еще одним направлением развития системы является внедрение согласования проектов документов в электронном виде.
© CNews
