Управление бизнес-процессами: семь принципов успеха
Аналитики Gartner определили семь основных факторов, не имеющих отношения к ИТ, но на которые компаниям необходимо обратить самое пристальное внимание, чтобы достичь успеха в управлении бизнес-процессами (УБП).
"Несмотря на готовность заняться управлением бизнес-процессами и одним махом разрешить массу проблем, бизнес-руководители преуспели бы гораздо больше, если бы несколько поумерили свой пыл и сфокусировались бы на нескольких проектах, которые определенно "обречены" на успех", - говорит Билл Россер, вице-президент и ведущий аналитик Gartner. - Скорый, очевидный и конкретный успех проекта особенно важен для долгосрочного использования УБП в компании".
Ограниченный масштаб деятельности
Чтобы достигнуть наилучших результатов, следует начинать с малого. Это означает, что проект должен быть ограничен какими-то рамками, и корректировать необходимо не весь процесс, а лишь какую-то его часть. Временные рамки должны быть относительно краткосрочными, не более 60-90 дней. Задача не должна быть слишком сложной, и для ее реализации должны быть нужны соответствующие специалисты и средства. Небольшое количество проектов, ограниченных во времени, позволит сконцентрироваться на достижении результата и донести до всех информацию о том, какую ценность может принести эта деятельность. Но для начала необходимо создать контекстуальную модель бизнес-процесса и найти наиболее приемлемые способы его осуществления.
Высокая ценность
Корректировка бизнес-процесса просто необходима для достижения желаемых результатов в деятельности организации. Но считается, что действительно ценный вклад в достижение конечных результатов привносит лишь доля всех бизнес-процессов.
Четкое соответствие целям
Другим параметром, который стоит брать в расчет при выборе процесса, является приведение его в соответствие важным организационным и коммерческим целям и стратегиям. Если проводимая корректировка деятельности на основе управления бизнес-процессами напрямую способствует достижению намеченной цели и помогает осуществить соответствующую стратегию, то, в целом, это только положительно скажется на использовании УБП на предприятии. Связь с целями и стратегиями может происходить на различных уровнях иерархии бизнес-целей - начиная с высокого биржевого курса до применения в работе микроблогов Twitter - но иерархия должна быть ясна.
Подходящая система показателей
Лишь измерив определенные показатели, компании могут получить необходимую информацию и убедиться, что проведенная корректировка деятельности на основе управления бизнес-процессами сработала на улучшение. Необходимо выработать определения и средства оценки, куда войдут только несколько параметров, чтобы они были понятны и одобрены всеми членами организации. Следовательно, параметры деятельности должны быть доступны для всех, чтобы была возможность сравнить текущие результаты с предыдущими. Количественный процент произведенных улучшений тоже крайне важен для того, чтобы произвести сильное впечатление. Для этого просто требуется тщательно проанализировать и проверить результаты проекта, и, возможно, даже пересмотреть результаты по прошествии какого-то времени.
Соглашение о намерениях
Все участники, имеющие отношение к процессу, должны идти рука об руку и выработать общие положения о том, какие корректировки деятельности необходимо провести. Хотя это кажется простым и очевидным делом, нередки случаи, когда партнеры имеют различные точки зрения на то, что "хорошо" для определенного процесса, а что "плохо". Им следует договориться о главной общей цели деятельности, чтобы достичь какого-то успеха. В некоторых случаях это может отнять столько же усилий, сколько требуется и для моделирования бизнес процессов.
Спонсор-энтузиаст
Чтобы быстро и хорошо реализовать проект, а также распространить об этом информацию в компании, необходим спонсор-энтузиаст. Бизнес-спонсор не отвечает за проект, а скорее выступает в роли первичного бенефициара нового, усовершенствованного уровня исполнения. Этот человек абсолютно убежден в успешности определенной идеи и поощряет работу как коммерческого обслуживающего персонала, так и сотрудников по внедрению управления бизнес-процессами. Спонсор помогает преодолевать любые возникающие трудности и принимает необходимые решения. Как только одно задание завершено, этот же самый спонсор, имеющий сильный вес в компании, вполне возможно захочет продолжать и дальше выдавать высокие результаты на суд коллег и руководства. Это требование крайне важно соблюсти, ведь если такого спонсора не будет, ИТ-руководители могут переключиться на другой проект.
Привлечение бизнес-пользователей
Для достижения успеха следует "брать на борт" тех, кто действительно может помочь осуществить процесс. Как правило, это означает, что надо предоставить персоналу возможность посмотреть свежим взглядом на то, чем они занимаются, необходимо разъяснить суть процесса и сделать его увлекательным. Пользователи будут осознавать себя экспертами, собственниками того, чем занимаются, и тогда им проще будет увидеть то, что необходимо улучшить в работе. В общем, чтобы осуществить этот процесс, необходима приемлемая модель, соответствующие методы визуализации и критерии оценки деятельности.
© @Astera
