«Энерго Сервис» автоматизировал документооборот с помощью СЭД «Дело»
Компания «Электронные Офисные Системы» сообщила о внедрении системы электронного документооборота «Дело» и подсистемы «Дело-Web» компанией «Энерго Сервис» (Томская область, г. Стрежевой) — предприятием, занимающимся производством электроэнергии. Проект меньше чем за два месяца выполнили специалисты «КС-Консалтинг», регионального партнера ЭОС в Сибирском федеральном округе.
«Энерго Сервис» является экологически ориентированным предприятием и внедряет технологии, обеспечивающие сокращение выброса вредных веществ. Инновационная направленность компании определила выбор передовых технологических решений и в сфере автоматизации управленческих процессов. Учитывая опыт других предприятий энергетики, компания реализовала проект создания электронного документооборота на базе системы «Дело». Особенность и уникальность проекта состоит в том, что предприятие сразу перешло к электронному документообороту внутри управленческого аппарата, пропустив почти неизбежный этап «сосуществования» традиционного «бумажного» делопроизводства и СЭД, рассказали CNews в ЭОС.
СЭД «Дело» в «Энерго Сервисе» используется с 1 декабря 2011 г. С того дня по распоряжению руководителя предприятия весь внутренний документооборот компании ведется в электронном виде. Документы и проекты, не зарегистрированные в системе «Дело», руководством не рассматриваются.
В целом внедрение СЭД позволило решить ряд первоочередных задач заказчика: выстроить четкую схему движения основных документов на предприятии и переписки со сторонними организациями; обеспечить контроль исполнения поручений руководства и документов; автоматизировать договорное делопроизводство (ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов), планирование и контроль работы сотрудников по договорным документам, контроль исполнения договорных обязательств; перевести в электронный вид разработку и согласование документов; обеспечить удаленный доступ в систему для сотрудников во время командировок с помощью подсистемы «Дело-Web».
Кроме системы «Дело» и подсистемы «Дело-Web», все пользователи СЭД получили возможность использовать опцию «Мониторинг документов». Это приложение разработано компанией «КС-Консалтинг» и предназначено для оповещения пользователей о наступивших событиях в системе «Дело» (поступление новых документов и поручений, смена статуса проектов документов, ввод новых отчетов исполнителями) и уведомления о приближающихся событиях в СЭД (приближение контрольных сроков исполнения поручений, визирования и подписания проектов документов). Таким образом, в «Энерго Сервис» созданы предпосылки для перехода на безбумажный документооборот не только внутри фирмы, но и при взаимодействии с контрагентами, подчеркнули в ЭОС.
По информации компании, поработав в системе год, сотрудники убедились в ее эксплуатационной универсальности. В конце прошлого года «Энерго Сервисе» закупил дополнительные рабочие места СЭД «Дело» с целью обеспечения всем работникам управленческого аппарата доступа в систему.
© CNews
