Сеть аптек «Первая помощь» автоматизировала документооборот на базе «eDocLib: Актив Бизнес»
Компания «Корпоративные Системы — Консалтинг» («КС-Консалтинг»), партнер компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), выполнила проект по автоматизации документооборота, управления корпоративной информацией и взаимодействия сотрудников для сети аптек «Первая помощь» (Алтайский край) на базе прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес».
На сегодняшний день сеть аптек «Первая помощь» объединяет более 75 аптек, более 30 из которых находятся в Алтайском крае и республике Алтай, а также в г. Новосибирске, Новосибирской и Кемеровской области. По состоянию на третий квартал 2012 г. в сети аптек «Первая помощь» работало более 650 человек.
Как рассказали CNews в «Электронных офисных системах», решение «eDocLib: Актив Бизнес» разработано специалистами «КС-Консалтинг» на универсальной платформе eDocLib от ЭОС, полностью реализующей возможности технологии ECM для компаний малого и среднего бизнеса. «eDocLib: Актив Бизнес» позволяет автоматизировать основные процессы, типичные для предприятий СМБ: учет входящей и исходящей переписки, управление договорами, CRM и Help Desk и управление заданиями.
В целом «eDocLib:Актив Бизнес» состоит из нескольких ключевых блоков: «Электронный документооборот (СЭД)» (базовые механизмы учета и создания различных типов бумажных и электронных документов, а также организации работы по ним, включая вынесение поручений и контроль исполнения, согласование проектов документов); «Управление заданиями и поручениями» (Task Management позволяет организовать взаимодействие всех сотрудников компании в едином информационном пространстве, спланировать нагрузку и оценить эффективность работы каждого сотрудника); «Учет договоров и договорных документов» (реализованы не только учет и согласование договоров, но и отслеживание всех связанных с договором финансовых и иных документов — счета, накладные, счета-фактуры, акты); «Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)» (акцент смещен на оптимизацию преддоговорной работы, процесс продаж и сервисное обслуживание).
Кроме того, специалистами «КС-Консалтинг» был разработан модуль интеграции «eDocLib: Актив Бизнес» с Microsoft Outlook, что расширяет функционал системы (автоматическая регистрация и связывание переписки по электронной почте с документами в системе, а также синхронизация контактов, поручений и задач). Кроме того, возможности синхронизации Microsoft Outlook с мобильными устройствами позволяют синхронизировать задачи и контакты практически с любой мобильной платформой (ОС Android, iOS, Windows Phone и т.д.), что в полной мере позволяет сделать сотрудников компании мобильными, подчеркнули в ЭОС.
Как рассказал руководитель отдела ИТ сети аптек «Первая Помощь» (г. Барнаул) Евгений Чистяков, «год назад мы приняли решение о необходимости внедрения системы управления контентом и документами, остановив свой выбор на платформе eDocLib, как на доступной и легко настраиваемой, и решении “eDocLib:Актив Бизнес", как наиболее соответствующем нашим бизнес-задачам».
Основной задачей при внедрении системы ставилась организация регистрации и хранения документов, поиска и отслеживания изменений в них (договоры, письма, служебная переписка и прочее), а также обеспечение выдачи поручений по текущим задачам и контроля их исполнения. Кроме того, необходимо было обеспечить ведение базы знаний по сервисным направлениям, а также доступ к хранилищу документов вне офиса.
Первым этапом реализации проекта стало проведение обследования основных бизнес-процессов, связанных с работой с документами, а также выработка и согласование концепции настройки системы с заказчиком по его итогам. Следующим этапом стала разработка специалистами «КС-Консалтинг» базовой модели конфигурации и прав доступа пользователей, настройка и заполнение справочников, а также разработка базовых отчетных и печатных форм для документов, журналов и реестров договоров. Далее была проведена настройка системного ПО на сервере (IIS, MS SQL Server 2008 Express) и непосредственно установка серверного ПО «eDocLib: Актив Бизнес». Заключительным этапом реализации проекта стал поэтапный запуск в эксплуатацию системы.
Как сообщили в ЭОС, работа проходила следующим образом: была сформирована группа сотрудников, которым предстояло стать пользователями системы, и проведено групповое обучение для понимания идеологии использования «eDocLib: Актив Бизнес», основных функциональных и методологических моментов работы с ней. Затем с каждым пользователем было проведено индивидуальное обучение, в ходе которого пользователь научился работать в системе, освоил основные функции, относящиеся к его работе. Кроме того, специалистами «КС-Консалтинг» была проведена настройка рабочего пространства и интерфейса системы для каждого пользователя с учетом специфики его работы.
По отзыву заказчика, с помощью внедрения решения «eDocLib:Актив Бизнес» в сети аптек «Первая помощь» были реализованы все поставленные первоначально задачи. До внедрения системы информация по договорам и нормативным документам хранилась разрозненно, что создавало определенные сложности для ее оперативного использования. Данная проблема была полностью решена — в результате внедрения «eDocLib:Актив Бизнес» в компании была создана удобная и прозрачная система учета документов, поручений и отчетов по ним, упорядочена работа по разработке, учету, согласованию различных видов документов, формализован ряд бизнес-процессов. «Тем самым нам удалось сократить время решения некоторых вопросов, создать единое информационное пространство для сотрудников и единую “базу знаний”, с учетом разграничения прав доступа», — рассказал Евгений Чистяков.
«Внедрение данной системы или подобных — жизненно необходимо при возрастающем объеме документов и количестве сотрудников, которым нужен оперативный, ранжированный доступ к ним, — считает он. — Поэтому сложно сказать о сокращении издержек при внедрении подобных систем. Но то, что их использование позволит избежать потерь в дальнейшем (как временных, так и финансовых) — это факт».
© CNews
