Аптечная сеть «Первая помощь» внедряет систему управления бизнес-процессами на базе eDocLib
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о том, что в аптечной сети «Первая помощь» (Барнаул) реализуется проект по внедрению прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес» на базе eDocLib (разработка ЭОС). Целью проекта является автоматизация документооборота, управления корпоративной информацией и взаимодействием сотрудников. Все работы по проекту выполняет партнер ЭОС — компания «КС-Консалтинг».
«Первая помощь» (ЗАО «Бизнес-решение») — крупная аптечная сеть, объединяющая на сегодняшний день свыше 70 аптек. Более 30 аптек и аптечных маркетов сети расположены в разных районах Барнаула. Динамично развивается региональное направление: более 30 аптек находятся в Алтайском крае и республике Алтай, а также в Новосибирске, Новосибирской и Кемеровской областях, говорится в сообщении ЭОС.
К началу проекта в середине 2011 г. в компании «Бизнес-решение» автоматизация бизнес-процессов была организована, в основном, посредством MS Outlook. Регистрация входящей/исходящей корреспонденции велась в бумажных журналах и дублировалась в простом специализированном приложении «электронный журнал». Нужные сотрудникам документы копировались на бумажном носителе; поручения отдавались устно, по телефону или с помощью задач в MS Outlook и с его же помощью контролировались. Информация по работе с корпоративными документами — по преддоговорной работе, по договорам, связанная с ними документация — была довольно разрозненна, поиск «связанных» документов, контроль соответствующих им поручений и сроков по ним был затруднен. Ситуация осложнялась наличием более десяти юридических лиц под управлением ЗАО «Бизнес-решение». Также назрела необходимость организации «базы знаний» для ИТ-службы в связи с обилием однотипных обращений пользователей и решений по ним.
С помощью автоматизации заказчик планировал упорядочить учет документов и улучшить взаимодействие сотрудников. В ходе изучения положения о документообороте и выявления основных схем внутреннего движения документов по сотрудникам и подразделениям были определены следующие дополнительные цели и задачи: организация единого информационного пространства компании с ограниченным доступом для разных категорий сотрудников на основе базовой модели прав доступа, протоколирование действий сотрудников с документами; автоматизация учета входящей и исходящей корреспонденции, регистрация приказов, распоряжений, регламентов, положений и других внутренних документов; создание «базы знаний» для ИТ-службы с целью систематизации решений по типовым обращениям в службу от подразделений и пользователей; создание максимально прозрачной системы выдачи, организации исполнения и контроля исполнения поручений по документам; автоматизация преддоговорной работы, учет договоров; обучение сотрудников компании использованию универсального прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес» и принципам управления документами, заданиями и корпоративной информацией на базе данной ECM-системы.
В ходе выполнения работ на территории заказчика было проведено обследование основных бизнес-процессов, связанных с работой с документами. Обследование проводилось путем изучения внутренних положений о документообороте, различных журналов регистрации (бумажных и электронных), а также интервьюирования ключевых участников процессов. В результате работ по обследованию бизнес-процессов была выработана и согласована с заказчиком общая концепция настройки системы.
Специалистами «КС-Консалтинг» разработана базовая модель конфигурации и прав доступа пользователей, настроены и заполнены справочники. Впоследствии, в ходе развертывания системы и работы с конечными пользователями, производилась «тонкая настройка» интерфейса и прав доступа для нужд конкретных пользователей.
Также были разработаны базовые отчетные и печатные формы для документов, журналов и реестров договоров. Все дальнейшие работы производились на территории заказчика, в том числе: настройка системного ПО на сервере (IIS, MS SQL Server 2008 Express), установка серверного ПО« eDocLib: Актив Бизнес».
Система запускалась в эксплуатацию поэтапно. Работа проходила следующим образом: была сформирована группа сотрудников, которым предстояло стать пользователями системы; проведено групповое обучение для понимания идеологии использования «eDocLib: Актив Бизнес», основных функциональных и методологических моментов работы с ней. Затем с каждым пользователем было проведено индивидуальное обучение, в ходе которого пользователь научился работать в системе, освоил основные функции, относящиеся к его работе.
В результате внедрения универсального прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес» в компании «Бизнес-решение» на первом этапе было введено в эксплуатацию 13 рабочих мест системы, которыми были обеспечены ключевые лица предприятия. В компании была создана удобная и прозрачная система учета документов, поручений и отчетов по ним, упорядочены разработка, учет, согласование различных видов документов, формализован ряд бизнес-процессов.
В сентябре 2011 г. в организации началась промышленная эксплуатация системы. В ходе первых месяцев эксплуатации системы заказчиком совместно со специалистами «КС–Консалтинг» будут сформированы планы дальнейшего расширения использования возможностей «eDocLib: Актив Бизнес» в сети аптек «Первая помощь», в том числе в части более полного использования функционала по управлению контентом прикладного решения.
В планах дальнейшего сотрудничества компаний «Бизнес-решение» и «КС–Консалтинг» — индивидуальная доработка прикладного решения с учетом растущих потребностей заказчика и специфических бизнес-процессов.
© CNews
