ECM-система Directum стала базой для создания единого стандарта управления документами в «Сургутнефтегазе»
ECM-система Directum стала базой для автоматизации сквозных бизнес-процессов и создания единого стандарта управления документами в «Сургутнефтегазе», в том числе связующим звеном для десятка информационных систем нефтяной компании. Об этом CNews сообщили в компании Directum. Экономия временных, трудовых и материальных ресурсов на каждом этапе проекта повлекла за собой ряд других улучшений. По оценкам заказчика, с учетом масштабов компании эффект от проекта будет нарастать с каждым годом.
На сегодняшний день численность сотрудников предприятия составляет более 100 тыс. человек, а структура компании включает десятки подразделений. Стабильную и слаженную работу столь большой команды обеспечивает единая информационная система (ЕИС) «Сургутнефтегаза» — это более 200 программных продуктов, интегрированных между собой.
В условиях роста и развития, важной стратегической задачей для «Сургутнефтегаза» стало создание единой платформы для автоматизации документооборота в сквозных бизнес-процессах. На ранней стадии ее реализации были определены основные задачи: сокращение времени доставки и рассмотрения документа, как следствие более быстрое принятие ключевых управленческих решений; контроль своевременности выполнения поручений; создание механизмов защиты документов в электронном виде и информации о них; контроль и безопасность использования информации; создание системы актуализации данных (справочной информации), необходимых для корректной подготовки документов; оперативное реагирование на отсутствие сотрудников, например, когда они в отпуске или на больничном, позволяющее снизить риски несвоевременного выполнения выданных поручений; обеспечение бесперебойной работы всем пользователям компании «Сургутнефтегаз».
В 2010 г. сотрудники компании Directum вышли с предложением решения поставленных задач. Перед организацией тендера были проведены совместные работы по проработке и реализации прототипа миграции всех документов и поручений из ранее внедренной системы в Directum, а также прототипа интеграции модуля управления персоналом — SAP HR. Успешное выполнение данных работ стало весомым фактором при принятии окончательного решения о внедрении системы Directum, отметили в компании.
«Уникальность проекта состоит в том, что предыдущую систему мы одномоментно меняли на новую, сохранив при этом всю информацию о движении документов и поручений. Учитывая масштабность задачи, около 11 миллионов документов и 14 миллионов поручений, было решено организовать почасовой мониторинг всего процесса миграции, которая выполнялась около 7 дней, — рассказал Игорь Вагин, заместитель начальника управления ПУ «СургутАСУнефть». — Весь руководящий состав и ведущие ИТ-специалисты работали посменно в режиме 24 часа в сутки. И каждый час выдавались сводки заинтересованным руководителям и специалистам, включая и компанию Directum.
Интеграция Directum с автоматизированными системами управления производственными, финансовыми, кадровыми процессами в рамках ЕИС «Сургутнефтегаза» обеспечила, по отзыву заказчика, реальное снижение затрат и рисков расхождений при работе с документами.
«В нашей компании переплетаются сотни бизнес-процессов, немалая часть которых автоматизирована. Нам необходимо было построить управление документами через ЕСМ-систему таким образом, чтобы обеспечить единые принципы обработки документов по различным направлениям деятельности, создать единое информационное поле с другими крупными системами компании, централизованно управлять изменениями программного обеспечения, справочными данными, полномочиями пользователей», — пояснил Алексей Ардамин, начальник отдела разработки и внедрения ИТ в документообороте Управления делами компании «Сургутнефтегаз».
Количество реализованных в рамках проекта интеграционных решений, а их оказалось более 10, уникально для систем ECM-класса и ранее не имело аналогов, подчеркнули в Directum.
Примеры интеграционных решений, реализованных в «Сургутнефтегазе»
Так, интеграция Directum с техническими системами мониторинга инфраструктуры и системами поддержки пользователей обеспечила бесперебойную работу большого числа единовременно работающих пользователей, а также успешное выполнение автоматизированных бизнес-процессов.
В целом, по информации «Сургутнефтегаза», благодаря интеграции Directum в ЕИС компании решены важные задачи. В частности, в любой момент времени информация о работниках компании актуальна и доступна. Актуальная организационная структура и данные по работникам позволяют регулировать правильность назначения прав доступа на документы. В режиме реального времени из системы управления персональными данными SAP HR в систему Directum синхронизируется подробная информация о персонале и рабочем расписании.
Управление полномочиями пользователей осуществляется централизованно и автоматизировано. Ведение полномочий пользователей Directum организовано через систему SAP IdM. Логические объекты SAP IdM в СЭД представляют собой группу пользователей с определенными правами доступа на папки организационных единиц, общие документы, определенные отчеты и сценарии, устанавливается фильтрация на справочники. Назначение полномочий пользователям в системе осуществляется в автоматическом режиме в зависимости от роли пользователя — делопроизводитель, пользователь, руководитель — и в зависимости от организационного присвоения.
Кроме того, контент легкодоступен. Ежедневно в системе создаются тысячи документов, только скан-копий — более 6 тыс. Еще одно интеграционное решение с Abbyy Recognition Server решает задачу полнотекстового распознавания электронных документов в Directum, потому что поиск по реквизитам не всегда удобен.
Обеспечена бесперебойная работа системы в режиме 24/7. Архитектура системы Directum построена таким образом, чтобы оптимально распределить нагрузку. Поэтому службы системы, а их в «Сургутнефтегазе» порядка 30, установлены на более чем 30 серверах. В режиме реального времени ведется мониторинг состояния компонент системы в Microsoft System Center Operations Manager (SCOM). Уведомления об опасных и критичных значениях работы клиентского ПО показателей автоматически днем и ночью направляются ответственным работникам. Всего через SCOM ежеминутно выполняется мониторинг порядка 100 показателей работоспособности системы.
«Независимый 3-уровневый ИТ-ландшафт из среды разработки, тестирования и рабочей среды обеспечивает исполнение этапов техпроцесса поддержки и постоянного развития системы. Еще на начальной стадии работ специалисты Directum провели сайзинг, определив плановые показатели нагрузки и требования к аппаратной части. Перед запуском системы в опытно-промышленную эксплуатацию проводилось нагрузочное тестирование, которое имитировало максимальную нагрузку на систему и оборудование. Результаты тестирования подтвердили правильность выбранной конфигурации и способность системы выдерживать высокую нагрузку», — сообщил Александр Шумцов, заместитель начальника отдела внедрения вычислительной техники, автоматизированных систем управления и ТТУ «Сургутнефтегаза».
По его словам, грамотно выстроенная архитектура с оптимальной программно-аппаратной конфигурацией и постоянный мониторинг состояния показателей «здоровья» ИТ-инфраструктуры в Microsoft SCOM обеспечивают круглосуточную работу системы Directum. Это, в свою очередь, позволяет принимать решения о дальнейшем развитии функциональности и масштаба системы, в том числе уверенно выполнять плановые работы по обновлению версий прикладного и системного программного обеспечения.
На текущий момент Directum охватывает не только делопроизводство, но и не типичные для ECM-систем процессы, например, управление проектно-сметной документацией (ПСД). Как пояснили в компании, СЭД уменьшает время на создание типовых документов и согласование, полностью исключает потерю документов. Организовано единое структурированное хранилище ПСД, при необходимости пользователи за несколько секунд найдут по уникальным атрибутам необходимые экземпляры.
Выстроить работу с кадровыми документами также помогла ECM-система. Кроме ускорения процессов, пользователи получили единую классификацию документов и удобный механизм работы с ними. Обеспечена безопасность данных за счет разграничения прав доступа и соблюдены все требования, предъявляемые к работе с конфиденциальной информацией, указали в Directum.
По результатам проведенных работ создана система управления документами «Сургутнефтегаза», в потенциале способная обеспечить совместную работу более 20 тыс. сотрудников компании. Как отмечается, масштаб проекта — не только в достигнутых технических и технологических показателях, но и в затраченных ресурсах — над проектом работали порядка 60 специалистов «Сургутнефтегаза», более 100 сотрудников компании Directum и 10 партнеров вендора.
Компания Directum полностью оправдала наше доверие. Особенно хочется отметить эффективность работы команды Directum — профессиональная и правильно выстроенная работа, четкое понимание наших требований, позволила достичь всех поставленных целей», — заявил Ринат Гимранов, начальник Управления ИТ компании «Сургутнефтегаз».
По отзыву представителей «Сургутнефтегаза», по итогам проекта: время доставки документа на рассмотрение адресату сокращено с 60 часов до нескольких минут, соответственно, сократилось время на рассмотрение документов и принятие решений; внедренный процесс контроля исполнения поручений позволил в разы уменьшить процент неисполненных (исполненных не в срок) поручений; в 8 раз сократился объем документов, направляемых в бумаге; риски, связанные с некорректным оформлением документа, сведены на «нет» благодаря использованию более 250 шаблонов документов.
Заместитель начальника Управления ИТ «Сургутнефтегаза» Лариса Лаптун дала оценку результатам проекта: «Directum позволяет нам развивать внутренний электронный документооборот, и для этого необходимы не только внедрение и настройка системы, но и пересмотр регламентирующих документов и стандартов компании, определяющих взаимодействие между исполнителями и правила работы с документами. ECM-система повышает степень защиты информации за счет использования персонального и ролевого принципа назначения прав доступа к документам, существующих механизмов идентификации и проверки подлинности пользователей, применения средств защиты от несанкционированного копирования и распространения документов. Проект реализован сложный, поэтому в 2015 году нам необходимо уделить особое внимание обеспечению бесперебойной работы системы. В этом направлении уже запланированы совместные с компанией Directum работы по мониторингу системы и аудиту производительности».
© CNews
