ECM-система Directum внедрена в российском филиале VBH
Компания Directum объявила о том, что завершено внедрение системы Directum в российском филиале немецкой компании VBH, работающей в сфере торговли комплектующими для окон и дверей. Главным итогом внедрения стала полная автоматизация работы с договорными документами и семикратное ускорение обработки входящих счетов, говорится в сообщении Directum.
Филиалы компании (ООО «Фаубеха») представлены более чем в 40 странах мира. Российское представительство имеет более 20 удаленных подразделений, расположенных в крупных городах страны, и головной офис в Санкт-Петербурге. В соответствии с курсом непрерывного совершенствования бизнес-процессов в компании было принято решение о внедрении ECM-системы как средства формализации и управления взаимодействием между российскими подразделениями компании. Прежде всего, стояла задача оптимизации документооборота между ними, так как сканирование и отправка документов по почте занимали слишком много времени и не предусматривали возможности эффективного контроля за выполнением текущих задач, пояснили в Directum.
В ходе конкурсного отбора, организованного руководством компании, в качестве платформы для реализации электронного документооборота была выбрана ECM-система Directum, а в качестве поставщика услуг — Avis Expert. Свой выбор руководство аргументировало тем, что в данной системе наиболее полно реализованы возможности адаптации к уже сформировавшимся и регламентированным бизнес-процессам компании.
Проект стартовал в конце 2009 г. и осуществлялся в два этапа. На первом этапе было автоматизировано делопроизводство и управление распорядительной документацией. Были разработаны и введены 22 типовых маршрута, среди которых: согласование финансовых приказов и заявок на финансирование, инвестирование, согласование регламентов, положений, доверенностей, претензий от клиентов и претензий между складами.
Кроме того, был настроен ряд сложных сквозных бизнес-процессов: направление сотрудников в командировку, оформление отпусков, увольнение сотрудников, обработка претензий от поставщиков, введение новых артикулов, работа с дебиторской задолженностью, премирование сотрудников, оплата мобильной связи. Для хранения всей документации предприятия был создан специализированный электронный архив.
Для того чтобы максимально облегчить и ускорить восприятие сотрудниками новых технологий, на самых ранних стадиях проекта, параллельно с автоматизацией бизнес-процессов, проводилось обучение сотрудников в форме семинаров, а также в форме индивидуальных курсов. Были введены «Положение об электронном документообороте» и «Положение об ЭЦП».
На втором этапе, начавшемся в феврале 2010 г., были внедрены модули «Управление взаимодействием с клиентами» и «Управление договорами», а также автоматизирована обработка входящих счетов на базе продуктов Directum и ABBYY с использованием комбинированного решения «InDocs — автоматизированный ввод и распознавание документов». Автоматизация работы со счетами позволила пользователям выполнять операции: захвата счетов со сканера и электронной почты; автоматического распознавания и извлечения реквизитов счета, проверки их корректности; импорта документов в электронный архив с автоматическим заполнением карточки счета; отправки документов ответственным сотрудникам для дальнейшей работы.
Кроме того, на случай ошибки распознавания реквизитов счета была предусмотрена отправка документа ответственному сотруднику для ручного ввода данных. В целом обработка с помощью InDocs, по отзыву заказчика, увеличила скорость ввода счетов в 7 раз, а также значительно сократила процент ошибок ввода. За прошедший год таким образом обработано более 5 тыс. счетов более чем от 500 поставщиков, сообщили в Directum.
Отличительной особенностью реализации проекта стало взаимодействие сотрудников Avis Expert с программистами заказчика, в рамках которого была проведена интеграция ECM-системы с MS Dynamics AX без использования специального коннектора Directum. Результатом стал свободный обмен между системами данными о контрагентах, контактных лицах и должностях. В качестве ведущей в данном взаимодействии выступает система Dynamics AX. В настоящее время комплексная система электронного документооборота охватывает все структурные подразделения компании-заказчика. Фактически весь документооборот полностью переведен в электронный вид.
На данный момент число пользователей системы достигло 170 человек. После перевода в промышленную эксплуатацию компания VBH перешла на техническую и сервисную поддержку компанией Avis Expert с целью дальнейшего развития системы. Успех внедрения системы Directum и решений, разработанных на ее основе, объясняется, в первую очередь, тем, что они в наибольшей степени соответствовали ожиданиям руководства и рядовых сотрудников VBH.
© CNews
