ЦВ «Протек» автоматизирует документооборот с помощью Directum
Компания Directum сообщила о начале масштабного проекта по внедрению системы электронного документооборота и управления взаимодействием (СЭД) Directum в Центре внедрения «Протек» - российском дистрибьюторе фармацевтических препаратов и товаров для красоты и здоровья.
Работа в непростых условиях аптечного рынка и сложная территориальная структура Центра внедрения «Протек» обусловили необходимость постоянной оптимизации и стандартизации бизнес-процессов по всем ключевым направлениям деятельности компании. К тому же по мере развития бизнеса использование бумажных документов становилось все менее эффективным. Процессы утверждения затягивались, в ходе работы с документами появлялись лишние копии, архив бумаг постоянно переполнялся - все это приводило к потерям времени руководителей и рядовых работников и увеличению затрат на обработку и хранение документов. Чтобы устранить все эти проблемы руководство Центра внедрения «Протек» взяло курс на внедрение СЭД Directum, говорится в сообщении компании Directum.
Проект, который стартовал в марте текущего года, подразумевает полную автоматизацию документооборота и ключевых бизнес-процессов компании и рассчитан на 1,5 года. В данный момент уже закончены все предпроектные работы.
Первоначально в ходе внедрения на рабочих местах сотрудников Центра внедрения «Протек» будут развернуты пользовательские лицензии «Базовых модулей» Directum, модулей «Канцелярия», «Управление договорами» и «Управление совещаниями». Эти модули позволят оптимизировать и перевести в электронный вид следующие процессы: регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, создание и согласование документов, исполнение договоров, организацию и проведение совещаний, контроль исполнения решений по совещаниям и документам.
Планируется, что система Directum объединит все корпоративные ресурсы компании в единое информационное поле. В рамках проекта предусмотрена интеграция системы со справочниками («Заказчики» и «Поставщики») финансово-учетной системы и внутренним информационным порталом Центра. Для больших массивов различного контента в Центре будут использоваться хранилища Directum Storage Services, которые обеспечат безопасное хранение документов любых объемов.
В системе будут работать все сотрудники головного предприятия и 40 филиалов. Пользоваться Directum в своей работе будет и руководство подразделений, которое получит возможность визировать документы с помощью ЭЦП. Также специально для руководящего состава будет разработан специфический процесс по делегированию полномочий (данная потребность вытекла из автоматизации распоряжения о делегировании полномочия). Удаленные сотрудники смогут обращаться к системе с помощью сервера веб-доступа. А специально для ИТ-специалистов Центра был приобретен инструмент разработчика IS-Builder, с помощью которого можно расширять функционал системы без привлечения специалистов Directum.
Как ожидается, первый этап проекта закончится в июне. В дальнейшем охват автоматизации будет расширяться: в системе появится возможность автоматического внесения информации в справочники («Клиенты», «Поставщики»), будет автоматизировано движение бюджетных форм (корректировка бюджета, отнесение фактических затрат/доходов на ЦФО), согласование документов оплаты, работа с претензиями, а также в электронный виде перейдет система корпоративной отчетности.
Таким образом, в результате проекта, Центр внедрения «Протек» получит полнофункциональный, комплексный инструмент взаимодействия, который позволит избавиться от рутины в работе с документами и сосредоточить все внимание на основных направлениях деятельности.
© CNews
