«Тяжпромэлектромет» построил электронный документооборот с Directum
Компания «ФИНЭКС Качество», генеральный дилер Directum, завершила работы по внедрению системы электронного документооборота в ЗАО «Тяжпромэлектромет».Быстрые темпы развития компании и необходимость выхода на международные рынки побудила руководство «Тяжпромэлектромета» к внедрению системы менеджмента качества на основе стандарта ISO 9001:2000, четкой регламентации и автоматизации основных бизнес-процессов предприятия. Выполнение этих работ было поручено компании «ФИНЭКС Качество», поскольку специалисты компании обладают необходимыми навыками не только по описанию бизнес-процессов и подготовке к сертификации в международных органах, но и используют средства автоматизации процессов системы менеджмента качества, в том числе с помощью средств электронного документооборота и систем бизнес-моделирования.
Проект по внедрению системы электронного документооборота начался в июне 2006 г., после описания основных бизнес-процессов компании. Специалистами был проведен анализ документационных процессов, реализованы системы регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Автоматизировано формирование реестров почтовых отправлений и отчетов по деятельности канцелярии, сформирован электронный архив нормативно-распорядительных документов. Ключевые пользователи прошли обучение в центре сертифицированного обучения «ФИНЭКС Качество».
В процессе автоматизации были выполнены основные требования стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями, сформирован единый архив электронных документов компании. В то же время, была реализована система управления договорной деятельность и контроля исполнения договорных обязательств в разрезах проектов, что особенно важно для проектного института с большим количеством корпоративных заказчиков.
К техническим особенностям проекта стоит отнести эффективную систему разграничения доступа, организацию пересылки и хранения особо важных документов таким образом, чтобы даже администратор системы Directum (по умолчанию обладающий полным доступом в рамках системы) не смог получить доступа к конфиденциальным документам компании.
Для реализации пересылки и хранения особо важных документов был развернут собственный центр сертификации. Разработан регламент выдачи сертификатов для шифрования документов и внедрен механизм электронной цифровой подписи.
В дальнейшем руководство «Тяжпромэлектромета» рассчитывает планомерно развивать внедренную систему, автоматизируя все новые бизнес-процессы и расширяя число подразделений, подключенных к СЭД Directum.
© CNews
