Завершен первый этап внедрения Directum в «Алиди»
Компания Directum сообщила о завершении первого этапа внедрения одноименной ECM-системы в группе компаний «Алиди».
Комплексный проект внедрения системы Directum в ГК «Алиди» стартовал в январе 2011 г. Главной задачей первого этапа являлось проведение автоматизации договорной деятельности. Проект выполнялся рабочей группой, состоящей из специалистов «Алиди» и экспертного центра по СЭД компании «Галактика ИТ» (Санкт-Петербург). На текущий момент завершен первый этап, система переведена в режим промышленной эксплуатации.
Руководитель проекта со стороны «Алиди» Владимир Чивилев прокомментировал ход проекта и рассказал об особенностях разработанного решения. По его словам, к настоящему моменту в рамках компании решены следующие задачи автоматизации на базе Directum: Helpdesk (управление заявками сотрудников «Алиди» на доработку автоматизированных систем, в том числе Directum) — данная разработка полностью заменила старую систему, главным недостатком которой было отсутствие возможностей по развитию функционала; управление показателями эффективности — финансовая и юридическая службы «Алиди» ведут подробный анализ договорной деятельности, в системе осуществляется сбор и анализ данных по договорной работе «Алиди» с использованием KPI (Key Performance Indicators)».
В настоящее время систему Directum используют сотрудники юридического отдела, отдела информационных технологий, а также участники договорного процесса. В ходе всего проекта к системе также подключились головные офисы (Санкт-Петербург и Нижний Новгород) и 22 филиала «Алиди».
По словам Владимира Чивилева, в процессе внедрения Helpdesk на базе Directum сотрудниками ИТ-департамента компании было создано 15 новых справочников и разработан разветвленный маршрут обработки заявок. Теперь заявки направляются сотрудниками по электронной почте или через веб-доступ. Для автоматизации ввода заявок с электронной почты в систему Directum используются возможности модуля «Служба ввода документов». Ввод заявок через веб-доступ осуществляется с использованием специально разработанного специалистами «Алиди» мастера действий. Автоматизация позволяет за месяц в системе обрабатывать в среднем 250 — 300 заявок на доработку различных систем, установленных в компании, говорится в сообщении Directum.
По отзыву заказчика, в течение первых 1,5 месяцев работы в системе сотрудниками юридического отдела было согласовано 500 договоров. Сейчас в Directum обрабатывается около 700 договоров компании. Также в рамках автоматизации договорной деятельности более 50% документов за 2010 г. было переведено в «Архив договоров». Интересной особенностью проекта стала разработка специального маршрута для 46 видов договоров.
Расширять возможности системы компания «Алиди» планирует и в дальнейшем. Предполагается развитие функционала по управлению договорами в рамках использования нового инструмента, появившегося в Directum 4.7 — мастера действий. Процесс отправки договоров на согласование будет производиться в диалоговом режиме. В зависимости от введенной в процессе диалога информации система будет вычислять маршрут согласования для каждого конкретного договора. Также в планах компании — применять функционал по управлению показателями эффективности на работу ИТ-службы.
© CNews
