«Проминтел Групп» внедрила Directum
Компания Directum сообщила о завершении внедрения одноименной ECM-системы в группе компаний «Проминтел Групп» (г. Казань), специализирующейся на продаже, гарантийном и послегарантийном обслуживании сельскохозяйственной, строительной и дорожной техники, грузового транспорта и запчастей.
В ходе развития организации «Проминтел Групп» в ее структуре выделяются новые подразделения, к сотрудничеству с ней подключается все больше партнеров. В то же время, усложняются внутренний документооборот и управление взаимодействием как между предприятиями холдинга, так и внутри них. В связи с этим руководство группы компаний приняло решение об автоматизации документооборота и приступило к ознакомлению с рынком современных ECM–систем.
Рабочая группа, сформированная из специалистов проектного отдела и ключевых бизнес–пользователей «Проминтел Групп», остановила свой выбор на системе электронного документооборота и управления взаимодействием Directum, представленной компанией «Комплексные Технологии». На выбор руководства холдинга в пользу решения Directum повлияли широкий функционал системы и наличие у поставщика проработанной технологии внедрения, апробированной в ходе реализации множества проектов, говорится в сообщении Directum.
Внедрение Directum 4.6.1 в «Проминтел Групп» было начато в декабре 2010 г. специалистами компании «Комплексные Технологии» совместно с рабочей группой, предоставленной заказчиком. Весь процесс внедрения занял 4 месяца.
На первоначальном этапе проекта (декабрь — середина января 2010 г.) консультантами «Комплексных Технологий» проводилось обследование предприятия, разрабатывались и согласовались проектные решения, проходило обучение членов рабочей группы. Рабочая группа, в свою очередь, обучала рядовых пользователей (середина — конец февраля 2010 г.).
В период с конца февраля по конец марта были внедрены базовые модули Directum, а также модули «Канцелярия», «Управление договорами» и «Управление совещаниями». Выполнялась автоматизация конкретных задач, затрагивающих следующие участки бизнеса: весь комплекс задач и процессов, связанных с договорной работой (преддоговорная работа, утверждение шаблонов типовых договоров, создание, согласование и исполнение договорных документов); регистрация входящей/исходящей корреспонденции, исполнение поручений по регистрационно-контрольным карточкам; вся работа по организационно-распорядительной документации; организация и проведение совещаний, а также контроль исполнения решений, принятых в ходе совещаний.
На данный момент в системе работает одновременно 50 человек, в целом же автоматизацией охвачено порядка 100 сотрудников, из них 7 директоров.
По информации Directum, оптимизировать управление процессами учета и обмена данными на предприятии призван ряд технических новшеств. В частности, руководство группы компаний перешло на использование в своей повседневной практике компьютеров последнего поколения — интернет-планшетов iPad, подключенных к системе с помощью веб-доступа. Благодаря этому оно получило возможность контролировать документооборот и процессы взаимодействия на предприятиях, находясь в командировках, за границей. Так, в режиме веб-доступа руководитель может согласовывать документы и формировать задачи для сотрудников. Документы бумажного архива теперь заводятся в систему с помощью поточного сканера, что ускоряет процесс их регистрации.
По отзыву руководства холдинга, в результате реализации проекта повысилась скорость согласования документов, прозрачность каждого этапа работы с ними. Система Directum явилась хорошим инструментом для структуризации и контроля управленческих процессов, повышения уровня исполнительской дисциплины. Максимально сократилось хождение бумажных документов.
На лето 2011 г. запланирован второй этап расширения функционала системы — автоматизация согласования счетов на оплату. В настоящее время идут подготовительные работы — разработка технического задания. Кроме того, в течение летне-осеннего периода текущего года планируется переход предприятий холдинга на версию Directum 4.7.
© CNews
