СЭД Directum объединит предприятия холдинга ОЗНА
Компания Directum сообщила о том, что система электронного документооборота Directum признана единым корпоративным стандартом управления договорами в холдинге ОЗНА, на предприятиях которого документооборот автоматизируется с помощью данной СЭД. Первые три предприятия холдинга полностью переведут работу с договорными документами в Directum к началу 2010 г.
Первый проект внедрения Directum стартовал в 2008 г. на одном из производственных предприятий холдинга – заводе АК ОЗНА. Целью проекта стала автоматизация стандартных бизнес-процессов и операций с документами. Завод должен был стать площадкой для «обкатки» новой технологии. В результате проекта в электронный вид перешла работа со служебными записками, централизованное издание организационно-распорядительных документов, работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
Основываясь на результатах проекта в АК ОЗНА и планах дальнейшего развития единой общекорпоративной модели взаимодействия, руководство холдинга приняло решение тиражировать систему Directum на второе предприятие – управляющую компанию «ОЗНА-Менеджмент». Тиражирование началось в июле 2008 г. и было завершено в ноябре этого же года.
По итогам внедрения, в системе в Directum было зарегистрировано более 800 сотрудников «ОЗНА-Менеджмент» и АК ОЗНА. Сегодня их количество постоянно растет, поскольку система динамично развивается, охватывая новые процессы и подразделения.
Благодаря системе Directum в обеих компаниях ускорились процессы доставки документов до исполнителей, сократились сроки согласования документов, было оптимизировано взаимодействие по всем бизнес-направлениям, все работы построены на единой базе электронных документов. Со временем был осуществлен перевод в электронный вид и ряда работ, связанных с сопровождением системы менеджмента качества предприятия (СМК), говорится в сообщении Directum.
Результаты обоих проектов и современная модель взаимодействия, основанная на системе Directum, стали хорошей платформой для расширения автоматизации бизнеса холдинга. Исходя из ключевых бизнес-потребностей холдинга, руководство ОЗНА приняло решение о дальнейшем развитии проекта: автоматизации и стандартизации еще одного бизнес-процесса – договорной деятельности.
Таким образом, очередным витком автоматизации стал перевод всей работы холдинга с договорными документами в электронный вид. Для этого руководство холдинга поставило задачу разработать тиражируемое универсальное решение, с помощью которого можно было бы охватить не только завод и управляющую компанию, но и все остальные предприятия холдинга.
В результате специалистами Directum был разработан готовый к тиражированию программный комплекс, включающий «матрицу полномочий» – самостоятельный постоянно актуализируемый интерактивный справочник связей и маршрутов согласования. «Матрица полномочий» в совокупности с модулем «Управление договорами» системы Directum позволила полностью автоматизировать сложные бизнес-процессы при работе с договорными документами. Благодаря своей гибкости и масштабируемости, «матрица» может постоянно развиваться, адаптируясь под потребности холдинга.
Решение по автоматизации договорной работы было признано руководством компании ОЗНА полностью удовлетворяющим всем бизнес-потребностям и утверждено корпоративным стандартом для всех предприятий холдинга. Следствием принятия нового стандарта стал проект по распространению данного решения как на уже автоматизированные предприятия холдинга, так и на те, где электронный документооборот еще не внедрен, отметили в компании Directum.
Проект стартовал в сентябре текущего года. Автоматизация охватила все производственные и сервисные компании холдинга: управляющую компанию «ОЗНА-Менеджмент», производственные предприятия (АК ОЗНА, НПП «ОЗНА-Инжиниринг»), сервисные компании («Сервисная компания ОЗНА» (г. Нижневартовск) и филиал компании в г. Октябрьский).
В рамках проекта запланированы некоторые структурные и технологические изменения, ставшие результатом консалтинговых работ специалистов Directum. Так, в АК ОЗНА вместе с новой технологией работы с документами появится и новый договорной отдел, который будет поддерживать, развивать и адаптировать новую модель работы с договорами к бизнес-модели предприятия холдинга.
К началу 2010 г., когда проект будет завершен, решение Directum охватит и оптимизирует все бизнес-процессы холдинга, связанные с созданием, хранением, согласованием, контролем и исполнением договоров. Вся договорная документация будет храниться в единой базе, обрабатываться и исполняться согласно новым регламентам в электронном виде. Таким образом, главным итогом проекта станет перевод договоров и технологий работы с ними в единую легко управляемую информационную систему, охватывающую весь холдинг.
© CNews
