«Лан Сервис» внедрила Directum в «Национальном Банке Украины»
Компания «Лан Сервис», авторизованный партнер Directum в Украине, объявила о завершении проекта по созданию рабочего макета системы электронного документооборота и электронного архива «Национального Банка Украины» (НБУ) на базе системы Directum.
Национальный Банк Украины – центральный банк Украины, являющийся главным звеном государственной банковской системы. Выступая проводником государственной валютной политики, банк осуществляет банковское регулирование и надзор и обоснованно предъявляет строгие требования к документообороту и процессам взаимодействия. Для обеспечения нормального функционирования банка требуется жесткая организация и управляемость бизнес-процессов, а также полное исключение задержек в движении и потерь документов. Осознав критическую важность повышения эффективности управления документами и деловыми процессами, «Национальный Банк Украины» в 2009 г. объявил тендер на закупку услуг по разработке пакетных программных средств (модернизация системы электронного документооборота и электронного архива). По результатам конкурса договор на поставку и внедрение системы электронного документооборота был заключен с компанией «Лан Сервис».
Пилотное внедрение системы в НБУ началось летом 2010 г. В качестве основных задач проекта были обозначены: обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами; снижение трудозатрат на делопроизводство; создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному; поддержка новых стандартов криптозащиты НБУ.
Для решения поставленных задач была создана рабочая группа по внедрению системы, в которую вошли специалисты «Лан Сервиса» и ведущие специалисты НБУ. Ядром функционала системы стали «Базовые модули» Directum, модули «Канцелярия» и «Обращения граждан». Переход на новую систему в рамках пилотного этапа заключался в создании рабочего макета системы и осуществлялся в головном офисе НБУ, а также одном из его региональных представительств.
В результате работ по проекту на базе модулей системы Directum были созданы соответствующие подсистемы СЭД банка. Так, в рамках подсистемы «Организация документооборота» в электронный вид была переведена работа с организационно-распорядительной документацией, входящей и исходящей корреспонденцией, а также разработан интерфейс подготовки номенклатуры дел, который позволяет своевременно проводить все необходимые работы по номенклатуре и при необходимости отправлять ее по маршруту в рамках действующих бизнес-процессов.
В свою очередь, подсистема «Хранение документов» была разработана для хранения всей информации о документах, работа над которыми закончена в делопроизводстве. Для данной подсистемы были доработаны механизмы обработки описей дел и экспертизы ценности дел.
Вместе с этим, была создана выделенная подсистема «Электронный архив», функционал которой значительно расширил возможности ведения архивного дела в системе «Национального Банка Украины», отметили в ЭОС. Подсистема автоматизировано принимает дела из подсистемы «Хранение документов» для их дальнейшего архивного хранения, проведения экспертизы, передачи в Национальный архивный фонд, использования, выведения и уничтожения.
Наконец, подсистема «Обращение граждан» позволила организовать прием и обработку обращений граждан из различных источников: электронной почты, письменного обращения, телефонного обращения. С помощью системы Directum по всем обращениям в банке назначаются исполнители, ответственные за их обработку, а также осуществляется контроль всех выданных поручений. Подсистема «Обращения граждан» также поддерживает возможность документирования результатов личного приема граждан высшим руководством НБУ.
Помимо общих задач, связанных с управлением бизнесом, в ходе пилотного внедрения были автоматизированы и специфические для банка бизнес-процессы, связанные с коллективной работой, которая направлена на согласование внутрибанковских документов. Пилотный этап внедрения завершился 15 декабря 2010 г. На данный момент разработанное решение протестировано и готово к эксплуатации.
В рамках программы развития СЭД в НБУ на 2011-2012 г. планируется тиражирование системы Directum в департаментах центрального управления, территориальных отделениях, а также в других структурных подразделениях «Национального Банка Украины».
© CNews
