«Миррико» строит безбумажный документооборот на базе Directum
Компания «Проекты и Решения», партнер компании Directum, завершила первый этап внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum в группе компаний «Миррико» (г. Казань). В рамках первого этапа в электронный вид была переведена работа с организационно-распределительной документацией и договорами.
ГК «Миррико» оказывает сервисные услуги для промышленности на основе новейших химических решений. Наряду со специализированными производственными технологиями, в компании активно внедряются системы автоматизации бизнес-процессов. Так, в 2007 г. началось внедрение ERP-системы Microsoft Dynamics NAV. А в 2008 г. руководство компании приняло решение автоматизировать документооборот, в связи с чем был объявлен тендер на поставку и внедрение ECM-системы.
По итогам тендера, в качестве средства автоматизации документационных процессов «Миррико» была выбрана система Directum. Среди особенностей системы руководство компании отметило расширенную функциональность, возможность полноценной территориально-распределенной работы, эргономичность и понятный интерфейс, наличие интеграции с приложениями Microsoft, умеренную стоимость проекта внедрения, говорится в сообщении компании Directum.
В настоящее время завершен первый этап внедрения, в ходе которого были автоматизированы ключевые направления документооборота: управление электронными документами, контроль исполнения заданий и поручений, канцелярия и управление договорами.
В электронный вид перешла регистрация входящих/исходящих документов и вынесение резолюций, ознакомление и контроль исполнения по приказам и распоряжениям, работа со служебными записками и заявками на оплату, проведение совещаний. Кроме того, «Миррико» получила полноценный электронный архив с развитыми политиками безопасности хранения документов и гибкой возможностью контролировать доступ к конфиденциальной информации.
Важным результатом внедрения, по информации Directum, стала автоматизация процессов согласования договорных и организационно-распорядительных документов, что позволило сократить время, затрачиваемое на согласование договоров и исполнение обязательств по ним. Благодаря механизму электронной цифровой подписи руководство получило возможность визировать и согласовывать договорные документы, не распечатывая их на бумаге. Это непосредственно повлияло на общую деловую культуру «Миррико», исключив ситуации, когда выполнение договоров задерживалось из-за издержек бумажного документооборота, сообщили в Directum.
В настоящее время система установлена и эксплуатируется на 130 автоматизированных рабочих местах управляющей и дочерних компаний в распределенной сети, включающей удаленные офисы в Казани, Москве и Нижневартовске. Удаленные пользователи работают с системой через веб-доступ.
На последующих этапах внедрения будет проведено тиражирование полученного решения на подразделения и дочерние организации, неохваченные в ходе первого этапа. Будут автоматизированы новые бизнес-процессы. Также готовится к внедрению решение, обеспечивающее доступ к основному функционалу СЭД Directum через мобильные устройства связи.
Таким образом, внедрение Directum в Группе компаний «Миррико» позволило систематизировать и эффективно управлять бизнес-процессами, увеличить оперативность работы с документами, получить развитый инструмент контроля исполнения поручений, обеспечить возможность работы с документами в едином информационном пространстве.
© CNews
