Десять советов по улучшению офисной печати
Опытом делится основатель сервисного центра Printum.
Материал подготовлен при поддержке Ricoh
Наш сервисный центр практически никогда не сталкивается с компаниями, которые грамотно подобрали модель принтера. Это происходит по трём причинам: попытка сэкономить, неверное определение задач или незнание рынка оргтехники.
Дмитрий Двойников
Основатель сервисного центра Printum
Затем купленный принтер работает в жесткой среде: загрязняется офисной пылью, некачественными расходными материалами, изнашивается и ломается от неправильного обращения.
Эти десять советов помогут избежать дорогостоящего ремонта и сэкономить на офисной печати.
1. Принтер зажёвывает бумагу
Решение: очистить или заменить ролики подачи за 2,5–5 тысяч рублей.
Проблема с подачей бумаги — самая распространенная. Она возникает, когда загрязняются или изнашиваются ролики подачи. Специалисты очистят их за полчаса или поменяют за два дня.
Вытаскивать застрявшую бумагу нужно по ходу её движения. В противном случае можно сломать флажки датчиков, это сделает ремонт ещё дороже. И ни в коем случае не доставать застрявшую бумагу ножницами или пинцетом.
Посторонними предметами легко повредить «печку» — так называют узел термозакрепления. Такой ремонт будет значительно дороже, вплоть до того, что выгоднее будет купить новый принтер.
2. На принтер уходит слишком много денег
Решение: рассчитать стоимость печати и оценить замену принтера.
Вероятно, ошибка произошла ещё на этапе выборе принтера: компания выбирала по цене, а не по расходам на владение.
Цена самого аппарата — наименьшая из всех составляющих стоимости использования. Расходные материалы, запчасти, обслуживание и поддержка стоят дороже.
Стоимость печати на дешевом устройстве составит, например, три рубля за лист, на дорогом — рубль. Дополнительные инвестиции в сорок тысяч рублей отобьются за полгода, если печатать три тысячи страниц в месяц. В дальнейшем это тройная экономия.
Но более производительный принтер нужен не всегда. Если у компании небольшая нагрузка, то в нём нет смысла.
3. Искажения при печати
Решение: заменить повреждённый узел за 7–40 тысяч рублей.
Вторая по популярности неисправность: принтер оставляет полосы, сдвигает и обрезает текст. В этом случае эксперт определяет сломанный компонент по расстоянию между дефектами — вариантов может быть множество.
В принтерах имеется определенное количество ресурсных элементов, которые изнашиваются. Необходимо менять их во время обслуживания, как тормозные колодки в автомобиле.
4. Нет двусторонней печати
Решение: установить модуль двусторонней печати или купить новый принтер.
Это отражается на повышенном расходе бумаги. Один лист А4 стоит около 50 копеек. Есть компании, объёмы печати в которых измеряются сотнями тысяч и даже миллионами страниц в месяц.
На каждых десять тысяч страниц, которые можно было бы распечатать на обеих сторонах листа, но печатают на одной, компания теряет пять тысяч рублей.
5. Превышение рекомендованной нагрузки
Решение: купить дополнительный принтер или заменить на более производительный.
Принтеры не предназначены для использования на максимальной нагрузке. Это приводит к увеличению расходов на печать, слишком частым ремонтам и замене расходных материалов. Такое часто встречается, когда люди пытаются экономить и нагружают недорогие устройства.
Нагрузка на аппарат может разово превысить рекомендованную, это не страшно. Когда это происходит постоянно, есть повод распределить нагрузку между несколькими устройствами, либо задуматься о замене аппарата на более производительный.
Не используйте домашние принтеры в офисе. С ними неудобно работать, неудобно администрировать, на них картриджи маленького объёма и наибольшая стоимость отпечатка, и именно их чаще всего нет смысла ремонтировать.
6. Не хватает дополнительных функций
Решение: купить дополнительные опции или заменить устройство.
Нужно понимать, какие задачи будут решаться с помощью устройства, и учитывать это при выборе модели и конфигурации. Если при подборе модели принтера была совершена ошибка, можно докупить дополнительные опции, но это зависит от конкретной модели.
Устройства для бизнеса собираются как конструктор. Рекомендуется сразу оценить потребности компании в:
- Различных способах подключения к устройству и защите передаваемых данных.
- Сетевом и двухстороннем сканировании.
- Автоподатчике — устройстве, которое само подаёт бумагу на сканирование.
- Дополнительных лотках для бумаги.
- Опциях финишной обработки.
Механизмы финишной обработки могут быть разными: от простого степлирования до создания полноценных брошюр, а некоторые принтеры собирают готовую книжку в переплёте. Если компания регулярно делает подобные маркетинговые материалы, то стоит посчитать окупаемость «финишера», сравнив стоимость печати с услугами типографии.
7. Ограниченная совместимость носителей
Решение: посчитать объём неформатной печати и оценить замену принтера или покупку дополнительного устройства.
Печатать самим почти всегда дешевле и быстрее, но принтер может не обладать нужными функциями. Если компания регулярно печатает в типографии, например, маркетинговые материалы, на своём принтере могло бы выйти гораздо дешевле.
Допустим, нужно напечатать три тысячи листов в месяц. На своём принтере это обойдётся примерно в десять тысяч рублей, а аналогичный заказ в типографии — в два раза дороже.
При выборе принтера нужно оценить потребности в разноформатной (А3, конверты, визитки, листовки) и цветной печати. Если объемы небольшие, то эта экономия не оправдывает инвестиций. Нет смысла тратить триста тысяч рублей на принтер, чтобы напечатать десять комплектов визиток.
Встречаются ситуации, когда в офисе с монохромным лазерным принтером появляется небольшая потребность в цветной печати. В этом случае можно купить ещё один недорогой цветной принтер и распределить работу между ними.
8. Краски регулярно засыхают
Решение: очистка принтера, замена печатающей головки или аппарата.
Самая популярная проблема струйных аппаратов. Возникает из-за того, что на принтере долгое время не печатают. Иногда помогает прочистка печатающей головки, но чаще её приходится менять. В некоторых ситуациях такой ремонт экономически нецелесообразен.
Для избежания такой ситуации стоит раз в неделю или две что-то печатать. Идеальный вариант — запускать проверку сопел. Это самый эффективный вариант, при котором ещё и тратится меньше всего расходных материалов.
Проверка сопел — базовый диагностический тест. Его можно запустить в настройках операционной системы, через утилиты от производителя принтера или на самом устройстве по инструкции.
9. Блеклая печать
Решение: очистка аппарата от 2,5 тысяч рублей.
Распространенная проблема. Причиной становятся некачественные расходные материалы и загрязнение узлов принтера. Нужно провести чистку аппарата и заменить картридж или тонер на более качественные.
Ремонт занимает от получаса до двух часов. В некоторых случаях может потребоваться замена блока лазера или блока проявки, это существенно повлияет на стоимость ремонта.
10. Принтер стал медленно печатать
Решение: ремонт узлов принтера от шести тысяч рублей или замена аппарата.
В некоторых случаях это не является проблемой. Некоторые принтеры медленней печатают на бумаге неподходящего типа или защищаются от перегрева при объемном задании.
Медленная печать ещё может быть из-за грязных или стёртых роликов подачи: бумага плохо берётся из лотка, её путь до момента нанесения краски замедляется. Если у аппарата в целом высокая степень износа, то целесообразнее приобрести новый.
Также это может быть и признаком выхода из строя узла термозакрепления. Это один из самых дорогостоящих типов ремонта.
Компактный принтер Ricoh C360DNw подойдёт небольшим офисам: он одинаково быстро печатает цветные и черно-белые документы — 30 страниц в минуту. В устройстве раздельные узлы фотобарабана и тонера, это удешевляет стоимость печати и их проще обслуживать.
Еще несколько преимуществ:
- Есть дуплекс — устройство само переворачивает лист и печатает на обратной стороне без существенных потерь в скорости.
- Печатает на плотной бумаге.
- Поддерживает технологии печати с мобильных устройств AirPrint, Morphia и Google Cloud Print.
#партнерский
© vc.ru
