Система электронного документооборота для страховой компании
В страховой компании "Согаз-Мед", одной из трех крупнейших страховых медицинских компаний, специализирующихся на обязательном медицинском страховании, внедрена система электронного документооборота CompanyMedia. В качестве основных целей ее установки руководство организации обозначило переход от традиционного бумажного внутреннего документооборота к автоматизированной работе с документами основных участников бизнес-процессов СК "Согаз-Мед", организацию эффективного электронного взаимодействия между сотрудниками разных отделов и даже филиалов, повышение контролируемости и управляемости исполнения деловых задач.
Решение о выборе СЭД CompanyMedia было продиктовано целым рядом причин: богатым функционалом системы, широкими возможностями ее развития и масштабируемости в дальнейшем (что особенно ценно в условиях постоянно возникающих у СК "Согаз-Мед" новых бизнес-задач). Кроме того, были приняты во внимание такие характеристики системы, как отраслевая независимость, успешная работа в территориально распределенной среде (страховая компания обладает весьма разветвленной структурой: ее региональная сеть насчитывает более 305 подразделений на территории 40 субъектов Российской Федерации).
Внедрение CompanyMedia было осуществлено силами сотрудников разработчика системы – специалистами компании "ИнтерТраст".
В рамках проекта внедрения системы на рабочие места пользователей центрального офиса были установлены модули "CompanyMedia-Делопроизводство" и Центр отчетов, которые позволили уменьшить общие трудозатраты на организацию делопроизводства и обработки документов, контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений по ним, аналитическую обработку документов, получение статистических данных; модули "CompanyMedia-Договоры", "CompanyMedia-Нормативно-распорядительные документы", "CompanyMedia-Обращения граждан", "CompanyMedia-Поручения", с помощью которых была оптимизирована и ускорена работа с документами Согаз-Мед.
Установка и настройка системы были завершены в течение двух месяцев. Параллельно было проведено обучение будущих пользователей системы, а также администратора, который в дальнейшем сможет самостоятельно обеспечить внедрение системы в региональных подразделениях, работы по запуску СЭД в промышленную эксплуатацию.
Сегодня система функционирует на рабочих местах 100 делопроизводителей, руководителей и рядовых сотрудников московского филиала. Предполагается, что впоследствии функциональность системы будет распространена более чем на 150 рабочих мест специалистов региональных филиалов.
Внедрение системы позволило сократить временные затраты большинства сотрудников компании по работе с документами почти на две трети, эффективно выполнять полученные распоряжения (в компании активно используются напоминания и оповещения системы о приближающемся сроке выполнения того или иного поручения, о просроченных делах), что значительно повысило общую исполнительскую дисциплину, обеспечило четкость работы и прозрачность всех поручений.
В будущем с помощью СЭД CompanyMedia также планируется практически полностью решить проблемы при взаимодействии головного офиса с региональными филиалами компании (большое количество времени на пересылку документов, их согласование и пр.; потеря документов или доставка неверном адресату, а в связи с этим снижение оперативности реагирования на события).
Внедрение СЭД CompanyMedia – далеко не первый опыт работы с крупнейшими компаниями страховой отрасли. В частности, проект организации электронного документооборота был осуществлен для известнейшей страховой компании "Макс". Решение для этой организации также было основано на СЭД CompanyMedia.
Проект в СК "СОГАЗ-МЕД" продолжится в 2012 году. В рамках проекта планируется организовать 180 пользовательских мест.
© CNews
