«Калина»: «Электронный архив» на базе СЭД CompanyMedia15.05.2007 12:45

Концерн «Калина» (г. Екатеринбург) приступил к промышленной эксплуатации системы «Электронный архив», разработанной на основе СЭД CompanyMedia.

Ежедневно сотрудниками концерна создается и обрабатывается несколько сотен документов. Огромный их массив, децентрализованное хранение, увеличение и усложнение документопотоков способствовали возникновению таких проблем, как:

  • сложность поиска необходимой информации и учета всех документов;
  • сложность получения достоверной информации о текущем состоянии документов и вследствие этого отсутствие у руководства целостной картины происходящего на предприятии или в отдельных структурных подразделениях.

    Для их ликвидации было принято решение создать инфраструктуру хранения документов и управления ими: электронный архив документов. Чтобы выбрать наиболее подходящий для себя программный продукт, специалисты «Калины» провели тендер. Основными требованиями, предъявляемыми к системе, были:

    1. поддержка всех наиболее распространенных форматов электронных документов (текстовые, графические, аудио-, видео-файлы), возможность контроля типов всех вводимых в систему документов;
    2. создание рубрикатора архива документов с древовидной структурой любого уровня сложности;
    3. разграничение прав доступа на изменение документов;
    4. установка ссылок с одного на другие, связанные с ним, документы;
    5. протоколирование всех действий пользователей по внесению изменений в документы;
    6. защита информации от несанкционированного доступа;
    7. поиск документов по текстовым фрагментам и их совокупности, по атрибутам и их совокупности, поддержка возможности поиска только в актуальных версиях документов;
    8. возможность расширения функционала системы до создания на ее основе СЭД.

    В итоге, специалисты концерна остановились на системе «CompanyMedia-Библиотека электронных документов» (компания «ИнтерТраст»). Помимо соответствия всем предъявленным требованиям система также отличалась такими возможностями, как возможность настроить или доработать систему; а также способность системы работать в компаниях со сложной, в том числе территориально-распределенной структурой.

    Практическая реализация проекта внедрения системы была поручена компании «Интермаст», бизнес-партнеру «ИнтерТраст» в Екатеринбурге.

    Проект стартовал в октябре 2006 года. Сотрудники «Интермаст» провели обследование потребностей подразделений и специалистов концерна, доработали «CompanyMedia-Библиотека электронных документов» в соответствии с пожеланиями заказчика, обучили пользователей и технических специалистов работе с системой. В марте система, получившая название «Электронный архив», была сдана в промышленную эксплуатацию.

    Внедрение системы позволило обеспечить централизованное структурированное хранение важных для бизнеса документов, что упростило их поиск, учет и контроль исполнения, и в целом положительно повлияло на управляемость концерна.

    На сегодняшний день в ИС «Электронный архив» работают сотрудники 10 групп маркетинга концерна.

    В будущем планируется увеличение пользователей системы за счет подключения к ней других подразделений Концерна, а также возможно создание на ее основе системы электронного документооборота.

    Концерн «Калина» - крупнейший производитель парфюмерии, косметики и бытовой химии в России. Региональная торговая сеть концерна в России и странах СНГ состоит из 188 компаний-дилеров.

    ©  CNews