«Новгородэнерго» переводит филиалы на СЭД «Евфрат-Документооборот»
«Новгородэнерго» продолжает проект по автоматизации документооборота на базе программного продукта «Евфрат-Документооборот». Руководством «Новгородэнерго» принято решение об увеличении количества лицензий в исполнительном аппарате и тиражировании СЭД в региональных филиалах общества.Система будет развернута в филиалах «Боровичские электрические сети», «Валдайские электрические сети», «Старорусские электрические сети» и «Ильменские электрические сети». В рамках проекта у Cognitive Technologies закуплено 4 комплекта по 25 лицензий СЭД «Евфрат-Документооборот» и 34 дополнительные лицензии системы для главного офиса, где общее количество используемых лицензий теперь составляет 50.
Отметим, что инициатором внедрения СЭД в «Новгородэнерго» выступило руководство предприятия в лице правления общества, которое поставило задачу оптимизации управленческой деятельности за счет создания единого информационного пространства. В частности, требовалось усилить контроль прохождения документов и исполнения связанных с ними поручений и согласований, организовать совместную работу с документами, хранение информации, обеспечить оперативный и конфиденциальный доступ к документам.
Сотрудниками департамента были рассмотрены различные решения класса СЭД. Среди основных требований к системе были функциональная полнота, гибкость, возможности настройки системы и цена в расчете на одно рабочее место. В итоге предпочтение было отдано решению Cognitive Technologies — системе «Евфрат-Документооборот». Первым шагом на пути сотрудничества стало приобретение «Новгородэнерго» 16 лицензий системы для реализации пилотного проекта.
На первом этапе проекта были разработаны учетные и отчетные формы, схемы движения документов и модель распределения прав доступа к информации, после чего была проведена двухнедельная апробация работы системы.
На втором этапе была осуществлена отладка взаимодействия пользователей в реально работающей системе, отработаны наиболее часто возникающих у пользователей вопросов, проведено тестирование модели разграничения прав доступа и другие задачи администрирования системы.
На заключительном этапе к системе были подключены все департаменты исполнительного аппарата и руководители филиалов, а также проведено обучение пользователей. Результатом этого этапа стал перевод в систему «Евфрат-Документооборот» работы со всей входящей/исходящей корреспонденцией и внутренними документами, за исключением договоров и финансово-экономической информации.
Таким образом, СЭД «Евфрат-Документооборот» позволила наладить дисциплину исполнения поручений, сократить время поиска и прохождения документов, обеспечить сохранность электронных копий.
В настоящее время проектная группа готовится к развертыванию СЭД в филиалах, где будут использованы методические и программные наработки, полученные в ходе реализации пилотного проекта.
© CNews
