Торговый дом «Ойл Памп» перешел на СЭД «Евфрат-Документооборот»
Компания Cognitive Technologies объявила о завершении внедрения системы электронного документооборота (СЭД) «Евфрат-Документооборот» в торговом доме «Ойл Памп» (Москва) и его региональном филиале — производственном комплексе «Ойл Памп Продакшен» (Тюменская область).
Переход на электронный документооборот в ТД «Ойл Памп» был обусловлен желанием оптимизировать процессы документационного обеспечения управления. В первую очередь необходимо было сократить временные затраты на работу с документами (регистрация, поиск и т.д.), уменьшить влияние «человеческого фактора» и, соответственно, исключить вероятность принятия неправильного решения. Также предприятию требовалось наличие эффективных инструментов контроля исполнения поручений руководства и возможность отслеживать движение документов.
В результате изучения различных СЭД было выбрано решение Cognitive Technologies — система «Евфрат-Документооборот». На первом этапе внедрения была автоматизирована канцелярия — процессы регистрации и учета документов. Следующим этапом реализации проекта стала настройка маршрутов движения документов с поручениями и согласованиями. Постепенно в СЭД была переведена работа со всеми внутренними документами. На заключительном этапе сотрудникам были установлены рабочие места «Евфрат-Документооборот» и проведено обучение пользователей.
По результатам эксплуатации системы в торговом доме «Ойл Памп» было принято решение о развертывании системы «Евфрат-Документооборот» в филиале организации — производственном комплексе «Ойл Памп Продакшен» и создании единого информационного пространства. Для этого были закуплены дополнительные лицензии «Евфрат-Документооборот» и установлена конфигурация системы, реализованная в головной структуре. Территориально-распределенный режим работы СЭД был организован с помощью встроенных механизмов взаимодействия между удаленными серверами системы «Евфрат-Документооборот».
Использование системы «Евфрат-Документооборот» позволило сократить время, необходимое на работу с документами, благодаря простой регистрации документов и быстрому поиску необходимого документа по заданным параметрам. Кроме того, в торговом доме «Ойл Памп» теперь обеспечен контроль прохождения документа и сохранность документов.
Заместитель генерального директора ТД «Ойл Памп» Роман Неустроев отметил: «С помощью «Евфрат-Документооборот» мы, с одной стороны, систематизировали документооборот, а с другой — упростили и повысили качество контроля исполнения документов и поручений. Теперь никто не говорит, что положил документ к вам в лоток, а куда он оттуда после этого делся, никто не знает».
© CNews
