«Центр международной торговли» Москвы внедрил Directum
Завершена автоматизация договорного процесса в «Центре международной торговли» Москвы (ЦМТ). В результате проекта разработано решение, охватывающее все особенности согласования договорных документов организации, сообщили CNews в компании Directum.
ЦМТ — сложная структура, включающая в себя 24 подразделения и более 1800 сотрудников. ЦМТ ежедневно заключает несколько десятков договоров, каждый из которых должен пройти определенный маршрут согласования. До реализации проекта процесс согласования проходил в бумажном виде, при этом возникали сложности в отслеживании движения документов внутри ЦМТ и задержки в их передаче между сотрудниками.
Переход «Центра международной торговли» Москвы на электронный документооборот начался в 2013 г. Первый этап внедрения системы Directum завершился в сентябре — с помощью бизнес-решения «Классическое делопроизводство» были автоматизированы процессы по работе с входящими и исходящими документами, согласованию организационно-распорядительной документации. Когда встал вопрос автоматизации договорной работы, было решено продолжать использовать возможности платформы Directum. Второй этап внедрения системы стартовал сразу после завершения первого — в сентябре 2013 г.
Работы по внедрению бизнес-решения «Управление договорами» были поручены специалистам компании «Акелон». Продолжительность проекта составила 4 месяца. Опытная эксплуатация системы в ЦМТ длилась в течение 5 недель.
Как отмечается, решение Directum, адаптированное под бизнес-задачи ЦМТ, отличается большой гибкостью и расширенной функциональностью. В то же время, оно обладает удобным интерфейсом и минимизирует выполняемые в системе действия пользователей.
Для быстрой адаптации сотрудников ЦМТ к работе в системе специалисты «Акелон» провели масштабное обучение и настроили оборудование для идентификации документов с помощью технологии RapID, которая основывается на маркировке каждого бумажного документа уникальным штрих-кодом. Рабочие места сотрудников управления делами в ЦМТ оборудованы специальными сканерами. Сотруднику достаточно поднести такой документ к сканеру штрих-кодов, чтобы быстро найти его в электронной базе и зарегистрировать.
Для интеграции СЭД в существующую ИТ-среду компании была реализована синхронизация Directum с 1С.
На момент завершения опытной эксплуатации многие сотрудники ЦМТ работали с договорным процессом в Directum, большая часть из них оценивала эффект от внедрения как положительный. За это время в системе было создано более 500 документов и 450 задач, отметили в компании Directum.
Еще до окончания проекта в ЦМТ было инициировано внедрение бизнес-решения по оказанию сервисной поддержки (Service Desk), а также начаты работы по автоматизации процессов подготовки и проведения совещаний на базе бизнес-решения «Управление совещаниями и заседаниями». Это стало продолжением плана развития системы в ЦМТ.
© CNews
