Brown Boot Works — система управления компанией и личными делами в экосистеме приложений Google28.02.2017 14:22

Сегодня в рубрике «Стартапы» — сервис для управления бизнесом Brown Boot Works, созданный исключительно с применением системы приложений и возможностей Google. Передаём микрофон.

В избранное

Меня зовут Альберт Сунгатуллин, мне 50 лет. Учился в МИФИ. 28 лет работал на ИТ-рынке программистом. Владелец и руководитель компании «Интерфейс», основатель бренда Brown Boot Soft и сервиса Brown Boot Works.

Мы разработали онлайн-сервис для управления задачами, делами, процессами, проектами и документами для пользователей облачной экосистемы Google в целом, и для команд и компаний, которые используют пакет приложений G Suite (ранее Google Apps).

Человек или команда выбирают себе систему управления делами, задачами, проектами, примеряя её на себя с учётом многих критериев: набор функций, простота и удобство, размер команды, стиль управления, проекты или процессы, удалённая работа, мобильность, привычные платформы и другое.

Инструментарий определяет характер команды. Команда стремится найти инструмент себе по характеру. Именно поэтому нам известно много примеров, когда даже в небольшой компании руководство использует один сервис, рекламщики — другой, а технари — третий.

О сервисе

• Чёткий контроль исполнения.
• Даёт возможность всё держать под контролем и ничего не упустить.
• Иерархия в правах на задания.
• Простота и скорость за счёт ограниченности функций.
• Всё мобильно, на ходу.
• Никаких экранов, похожих на центр управления атомной станцией.
• Никаких диаграмм Ганта.
• Быстрые коммуникации (переслать, передать, напомнить).
• Личные и рабочие дела можно вести вместе, доступно управление временем.

Команда сервиса

Сегодня в команде нашего сервиса шесть человек. Большая часть специалистов работает вместе много лет.

У проекта нет инвесторов. И, хочется верить, что не будет. Мы делаем продукт для «своего» клиента. Используем облачные технологии Google, которые нам близки. Мы будем вполне довольны, если отчисления подписчиков позволят нам покрывать текущие расходы на разработку, сопровождение и продвижение сервиса.

Концепция и особенности сервиса

Сервис ориентирован на руководителей команд. Это может быть просто персональная система делового человека, инструмент управления для владельца или руководителя малого или среднего бизнеса, а также для руководителя отдела в крупной компании.

Mobile First

Сервис реализован как мобильный сайт, адаптированный для работы на компьютерах, ноутбуках. То есть 100% функций реализованы для работы на мобильных устройствах. Если что-то нельзя сделать на мобильном устройстве, то функция не реализуется в принципе.

Выполнение бизнес-функций на мобильном устройстве — это не просто работа с маленьким экраном и неудобной клавиатурой. Требуется обеспечить максимальное удобство коммуникаций, передачи документов и данных несколькими нажатиями, простую загрузку и выгрузку документов между устройством, облачным хранилищем, почтовой системой, мессенджерами, календарем.

Экосистема Google

Для того, чтобы начать работу в сервисе, нужно иметь адрес электронной почты Gmail. Его нужно иметь обязательно, но это всё. В этом случае у вас уже есть бесплатное пространство в облачном сервисе Google Drive. Сервис разместит там хранилище ваших документов.

Для входа всегда используется авторизация через учётную запись Google. Система не запрашивает и не хранит пароли. Все документы и данные, которые вы используете в сервисе, находятся под охраной системы безопасности Google.

Вместе с аккаунтом Gmail пользователю, кроме почты и облачного хранилища, бесплатно доступны такие приложения Google, как контакты, документы, таблицы, презентации и календарь.

Пользователь сервиса работает с уже привычными ему понятиями и элементами — входящие, исходящие, вложение, ярлык, ответ, корзина (как в почте), папка (как на диске), пользователь, сообщение. Новые сущности тоже просты — задание, исполнитель, срок.

Личные аккаунты Google для бизнеса

При использовании платного пакета облачных приложений G Suite (Google Apps for Work) доступны развитые средства администрирования прав пользователей и управления контентом организации. При увольнении сотрудника можно в несколько секунд сменить его пароль, приостановить действие аккаунта, забрать во владение администратора все документы, даже удалить корпоративные документы с его мобильных устройств.

Многие небольшие компании используют бесплатные личные аккаунты Gmail сотрудников для совместной работы. При этом все документы часто помещаются в папки на «Google Диск» владельца бизнеса. Владелец бизнеса видит все документы на своем диске и уверен, что они под его контролем. Но это не так.

Когда сотрудник создаёт документ на «Google Диск» под своим аккаунтом, этот документ можно положить в любую папку другого пользователя и открыть доступ к нему для кого угодно. Но при этом автор остаётся владельцем документа. Он может в любой момент закрыть всем права или удалить документ. Забрать право владельца документа у сотрудника нельзя, так как все частные аккаунты равноправны.

Эта проблема решается, если вы храните и обрабатываете документы с использованием личных аккаунтов Google в системе Brown Boot Works.

При деактивации (увольнении) сотрудника из учётной записи компании в Brown Boot Works система выполняет следующие действия с документами:

1. Забирает у сотрудника права доступа на чужие документы.
2. Создаёт в системе копии документов, где увольняемый сотрудник является владельцем.
3. Предоставляет права на копии нужным действующим сотрудникам.
4. Оригиналы остаются только автору, который деактивирован.

Мощные функции управления документами и контентом

Сервис позволяет делать неограниченное количество вложений в задания и в ответы к заданию. Размер и скорость вложения файлов определяются ограничениями Google Drive.

Можно создавать и сохранять объекты Google Docs (документы, таблицы, презентации) прямо в задании.

Можно делать вложения как в виде копий файлов (из облака и с устройства), так и в виде ссылок на объекты, хранимые в другом месте на Google Drive. Каждый метод имеет свои достоинства. Но работа с вложениями файлов непосредственно в хранилище сервиса может оказаться проще и удобнее.

В частности потому, что сервис автоматически назначает права участникам задания на вложенный файл. Исполнители получают права редактора. Пользователи, добавленные для ознакомления, получают права для просмотра. Права на объекты по вложенным ссылкам сервис никогда не меняет. Их нужно создавать вручную.

При вложении файлов в формате MS Office (или при импорте из почты) сервис может конвертировать их в формат Google Docs. Эта возможность управляется настройкой пользователя — конвертировать, не конвертировать, спрашивать о каждом файле.

Если вы будете передавать задание с вложениями в почту внешнему адресату в виде файлов, то система автоматически преобразует их в формат MS Office.

Все вложения в хранилище сервиса создаются от имени вашего аккаунта Google и хранятся только на вашем «Google Диске».

Общие ярлыки

В отличие от папок, которые индивидуальны для каждого пользователя, ярлыки являются общими для всех пользователей компании и служат для более общей группировки заданий.

К примеру, можно создать ярлыки с названиями крупных клиентов и ярлыки с названиями проектов с клиентами. Далее прикреплять к заданию два ярлыка — Клиент1, Проект11.

Список заданий «по ярлыкам» доступен в главном меню системы. Он позволяет пользователю отобрать все доступные задания, содержащие заданный набор ярлыков. Например, задаем ярлыки Клиент1, Проект11 и получаем список всех заданий, относящихся к этому проекту этого клиента.

Связанные задания

Система позволяет создавать цепочки связанных по смыслу заданий. Для того, чтобы, во-первых, отслеживать состояние исполнения заданий нижнего уровня, от которых зависит выполнение задания верхнего уровня, во-вторых, чтобы одним нажатием передавать документы между связанными заданиями вверх и вниз по цепочке.

Черновики

Все задания в сервисе создаются в статусе «черновик». В этом статусе они видны только автору. Когда задание полностью оформлено и пришло время поручить его исполнителям, автор переводит задание в статус «выдано», уходят уведомления, и участники задания могут его видеть. Создание серии черновиков заданий наперед может быть использовано, например, как простой инструмент планирования дел по проекту.

Статистика по пользователям

Пользователям доступна статистика об использовании системы: сколько за период получено заданий, сколько выдано, сколько просрочено, сколько сделано вложений, сколько накоплено файлов в хранилище системы и другая подобная полезная информация. Можно оценить рабочую нагрузку любого пользователя и состояние его дел. Администратору доступны сведения по всем пользователям, а рядовым пользователям — только про себя.

Другое

Кроме прочего, в сервисе реализованы многие привычные функции, необходимые для эффективной работы:

• Настраиваемые пользователем уведомления в почту о новых заданиях, о новых ответах, об исполнении заданий.
• Рассылка напоминаний о назначенных заданиях на почту и в мессенджеры в любой момент по инициативе пользователя.
• Установка оповещений о мероприятиях в «Google Календаре».
• Настройка периодичности заданий, повторяющихся по определённому алгоритму.

Монетизация

Предусмотрено полностью бесплатное использование для учетных записей, в которых один-два активных пользователя. Мы считаем это частным использованием, то есть применимым для бизнеса.

При создании учётных записей от трёх пользователей подразумевается использование сервиса в бизнес-целях по подписке. Подписка стоит $18 в год на одного пользователя (для российских компаний оплата в рублях). Подписка оформляется не менее чем на год на точное количество пользователей. Увеличить число пользователей можно в любой момент, доплатив за новых остаток годового периода.

Начать и попробовать — бесплатно для всех. Входите с любым количеством пользователей и работайте. Можно ввести до 200 заданий, после чего принять решение о подписке.

Для образовательных доменов G Suite for Education скидка 40% на все подписки. Речь идёт о школах, колледжах и университетах, использующих бесплатные сервисы пакета приложений G Suite для образования.

Выпуск

Сейчас завершается этап раннего использования сервиса. Все описанные выше функции доступны. Мы работаем над малозаметными деталями и инфраструктурой поддержки пользователей. Можно входить и начинать работу. Официальный выпуск промышленной версии намечен на начало марта 2017 года.

Теги

©  vc.ru