Администрация Вологды расширяет использование СЭД «Дело»
Переход к использованию безбумажных технологий в документообороте аппарата — такова одна из основных задач, поставленная руководством администрации города Вологды. Развитие и эксплуатация системы «Дело» в муниципалитете Вологды — пример продуманного и последовательного подхода в достижении этой цели. Такой подход, во-первых, позволил сотрудникам администрации на каждом из этапов внедрения осваивать по-максимуму возможности СЭД «Дело», во-вторых — постепенно вовлекать в работу в системе все больше подразделений и работников мэрии, сообщили CNews в компании ЭОС. Администрация Вологды проявила интерес к вопросам автоматизации документооборота еще в 2006 г., а с 2007 г. в аппарате уже было внедрено 16 рабочих мест системы «Дело», 14 рабочих мест подсистемы «Дело-Web» и 7 рабочих мест опции «Сканирование». Были автоматизированы основные делопроизводственные процессы — регистрация, контроль исполнения документов, а также обеспечена возможность удаленной работы в системе и перевода бумажных экземпляров в электронный вид. Также использовалась опция «Мониторинг документов». СЭД «Дело» была выбрана администрацией Вологды с учетом многолетнего опыта успешной эксплуатации системы в различных государственных и коммерческих структурах, и знакомство с системой подтвердило правильность выбора. В 2008, 2010 и в феврале 2013 г. происходило расширение системы — закупка дополнительных рабочих мест и новых опций. Только в феврале текущего года администрация приобрела 7 лицензий «Дело», 30 — «Дело-Web», а также 3 АРМ опции «Поточное сканирование», 5 — «Печать штрих-кода», по 15 — «Оповещение и уведомление» и «Информер» и опцию «ЭП и шифрование». В течение всего периода эксплуатации система освоена в полном объеме, все ее возможности используются в ежедневной работе. «Дело» позволило администрации Вологды значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства. Внедрение СЭД в итоге не только повысило исполнительскую дисциплину, но и позволило оптимизировать документооборот, а также частично отказаться внутри аппарата от рассылки бумажных документов. «Дело» дает возможность в кратчайшие сроки получить любую аналитическую информацию по документообороту, а также быстро собрать сведения о «документальной загруженности» тех или иных подразделений аппарата, что является хорошей базой для принятия управленческих решений, в том числе и по оптимизации управленческих структур. Всего в Администрации Вологды в настоящее время автоматизировано более 470 рабочих мест. Планируется и дальнейшее расширение системы в самом ближайшем будущем, чтобы в итоге полностью перейти на внутренний безбумажный документооборот. Проект в Вологде осуществляют специалисты компании «Офис-Док» — регионального представителя компании ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе.© CNews
