Благодаря Abbyy FlexiCapture в администрации Краснодарского края автоматизировали обработку обращений граждан
Компания Abbyy сообщила о внедрении решения Abbyy FlexiCapture при создании единой базы данных для регистрации обращений граждан в администрации Краснодарского края.
В аппарат администрации Краснодарского края регулярно поступают заявления, жалобы, предложения и запросы. В администрации все обращения и запросы регистрируются и направляются по компетенции в департаменты и министерства, где человеку могут помочь в решении его вопроса. Количество таких обращений в день и в месяц в среднем составляет 300 и 6000 документов соответственно. В процессе обработки обращений, каждому присваивается уникальный номер, и создаются два документа: поручение о рассмотрении обращения и уведомление о переадресации.
В соответствии с требованиями Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», каждый обратившийся гражданин должен получить уведомление о переадресации обращения в течение 7 дней. Уведомление является строго структурированной формой и включает ряд данных: номер обращения, ФИО обратившегося, информацию о рассмотрителе.
До внедрения Abbyy FlexiCapture информация из уведомлений вручную заносилась в Excel-таблицу несколькими сотрудниками. Этот трудоемкий процесс ежедневно отнимал у специалистов 2-4 часа рабочего времени, сообщили CNews в компании Abbyy.
Помимо этого в администрации Краснодарского края реализовали пилотный проект, в ходе которого была разработана анкета обратной связи. В ней гражданам предлагается ответить на вопросы о своевременности и объективности их рассмотрения. Эта анкета также имеет строго структурированную форму и высылается по почте в конверте с адресом администрации.
Чтобы повысить качество работы с населением, в управлении по работе с обращениями граждан департамента внутренней политики администрации Краснодарского края было принято решение об одновременном использовании ряда программных продуктов, среди которых SQL Server, MS Access, система электронного документооборота «Кодекс: Обращения граждан» и решение для потокового ввода данных и документов Abbyy FlexiCapture.
Внедрение решения Abbyy осуществлялось в два этапа и заняло два месяца. На первом этапе стояла задача автоматизировать формирование реестров исходящей корреспонденции с информацией об уведомлениях о переадресации. На втором этапе требовалось добиться автоматического формирования и обработки анкет, направляемых гражданам. Это необходимо для определения качества услуг и повышения исполнительской дисциплины в органах исполнительной власти и местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края.
Благодаря решению Abbyy процесс извлечения информации и ее сохранения в базе данных теперь происходит автоматически. Далее система также автоматически формирует реестры, что позволяет: отслеживать актуальный статус обращений; отправлять в органы исполнительной власти и структурные подразделения администрации Краснодарского края консолидированную информацию о поступивших обращениях; минимизировать риски потери документа.
Как отметили в администрации Краснодарского края, использование Abbyy FlexiCapture при обработке уведомлений дало возможность: освободить сотрудников от ряда трудоемких механических процессов (после внедрения системы, затраты времени на выполнение автоматизированных операций сократились многократно, что способствовало повышению качества работы и в других направлениях); повысить скорость и точность выполнения задач; сократить ошибки, связанные с человечески фактором; повысить удобство работы для сотрудников за счет автоматизации рутинных функций.
В настоящее время благодаря внедрению системы в несколько раз удалось сократить время обработки документов, что позволило организовать новые формы работы с обращениями граждан, направленные на повышение исполнительской дисциплины. Так благодаря использованию Abbyy FlexiCapture автоматизирована обработка анкет обратной связи. Из ответов граждан теперь автоматически извлекаются данные и передаются для анализа в профильные подразделения.
© CNews
