50 возможностей Slack для повышения продуктивности29.09.2016 15:37

Мы большие поклонники Slack и хотим максимально эффективно использовать эту платформу. Чем активнее мы пользуемся Slack, тем больше находим интересных решений, которые можно интегрировать в рабочие процессы. Вы заметили, как Slack отличается от Skype? Создатель Slack — человек с демократичными взглядами на жизнь, а это в некотором смысле идёт вразрез с корпоративным типом мышления. Возможно, именно поэтому в Slack так органично реализовали концепцию расслабленного и ненавязчивого общения.

Каналы

Уменьшить шум в чатах

Приятная и полезная особенность — возможность управлять каналами и частными группами. Чтобы не обзавестись сотней источников ненужного шума, можно вовсе ограничить создание каналов другими пользователями. Если вы Team Owner, вы можете установить возможность создания публичных и приватных каналов в настройках команды (Team Settings), в Channel Management Restrictions.

Настроить уведомления канала

Разумеется, можно настроить получение уведомлений, ведь некоторые обсуждения важнее прочих. Так вы не пропустите важные сообщения и не будете отвлекаться на пустые разговоры.

Скрыть каналы без сообщений

Каналы, в которых нет никаких сообщений и вообще никакой активности, вы можете попросту скрыть. Это сделает ваш список обсуждений короче и позволит сфокусироваться только на активных каналах. Достаточно кликнуть на меню в левом верхнем углу, выбрать Preferences, затем Advanced и затем — Hide any channels, DMs or groups with no unread activity.

Быстро перемещаться между каналами

Для оперативного поиска используйте quick channel switcher — быстрый переключатель каналов. Он может эффективно обнаружить скрытые каналы, которые не отображаются на боковой панели. Чтобы активировать переключатель, нажмите Ctrl+K (Windows) или ⌘+K (Mac) и введите несколько ключевых слов о канале или о пользователе — и вот вы уже в нужном месте в нужное время.

Браузер каналов

В дополнение к переключателю каналов Slack предлагает ещё один навигационный инструмент — браузер каналов. Он позволяет осуществлять поиск, используя ключевые слова или основные параметры: Name of Creator, Creation Date, Members, etc. Просто нажмите ⌘+Shift+L (Mac) или Ctrl+Shift+L (Windows).

Удалить кого-либо из канала

Если кто-то из коллег слишком много времени проводит за общением и наскучил вам, его можно удалить из списка контактов. Да, жестковато, но кто-то все же должен работать. Для быстрого удаления просто наберите /remove «имя пользователя», скопируйте команду и вставьте её во все каналы, из которых пользователя нужно убрать.

Команда /kick «имя пользователя» делает то же самое, но звучит более эпично.

Покинуть или замьютить канал

Если вы устали от какого-то канала, например, из-за того, что туда постоянно скидывают GIF, просто наберите /leave в строке сообщений. Но перед выходом не забудьте сообщить их автору, что его GIF давно всем наскучили. Если покинуть беседу навсегда нельзя, вы можете замьютить ее на некоторое время, набрав /mute.

Преобразовать канал

Когда команда выросла до определённых размеров или количество сообщений стало слишком большим, вы наверняка захотите создать канал, который будет использоваться только для оповещений. Чтобы он появился, просто переименуйте #general в #announcements.

Вы как Team Owner можете регулировать в настройках команды (Team Settings), в Channel Management Restrictions возможность для других пользователей создавать публичные или приватные каналы. А еще лучше выработать привычку архивировать ненужные или неактивные каналы.

Поиск

«Узкий» поиск

Если вы по какой-то причине не знаете ключевое слово, можно задействовать поисковые модификаторы. В Slack их достаточно много, что позволяет значительно сузить поиск. Например, вы ищете картинку, которую отправили в марте. В этом случае можно набрать в поиске from: me, has: link и during: march. Также вы можете посмотреть полный список модификаторов.

Поиск по частям слов

Да, мы знаем, что вы окончили университет, но, предположим, вы все равно не знаете, как правильно пишется какое-нибудь слово. Или просто не помните его целиком. В таком случае вам поможет поиск по части слова.

Наберите звёздочку (*) в конце слова, которое вы не помните. Например, вы ищете blo*. Slack найдёт для вас все сообщения или файлы со словами типа Bloomberg, blood, blockade, и так далее, но помните, вы должны вспомнить и набрать хотя бы три буквы вашего слова, а затем звёздочку (*).

Поисковая команда /s

Чтобы быстро что-то найти, используйте команду /s плюс слово, которое хотите отыскать, а затем нажмите Enter. Это очень удобно, когда вы точно знаете, что ищете.

Упоминания

Список наиболее частых упоминаний

Пропустили вопросы от гендиректора? Это нестрашно — просто кликните @ в верхнем правом углу, и вы увидите все сообщения, где упоминалось ваше имя. Затем нажмите на последнее — и вы снова в курсе происходящего.

Использовать @, прежде чем предлагать автозаполнение для имён

Здорово, что в Slack есть функция автозаполнения, но что если в вашей команде больше сотни людей? Когда вы введёте команду на создание упоминания — найдётся всё, что угодно, кроме имени вашего коллеги. Этого можно легко избежать, перейдя в меню Preferences > Advanced Options и выбрав Only show autocomplete for people when the '@' character is used. Теперь, упомянув дизайнера Sandy, вы не получите в результатах поиска sandwich или sandbox.

Групповые личные сообщения

Перемещение групповых личных сообщений в приватный канал

Общаясь в группах, удобно принимать решения и быстро обмениваться информацией с несколькими людьми. Когда диалоги в группе становится практичными и накапливают много полезной информации, вы можете превратить эту группу в закрытый канал. Но имейте в виду, что каждый участник такого канала может приглашать туда других людей.

Пользовательские группы

Team Owner и администратор могут создавать пользовательские группы (User Groups) для любых целей. Например, для единовременного информирования всей команды: если вы создали для разработчиков группу @development и написали сообщение, которое содержит слово @development, — его получат все участники этой группы, итолько они.

Также вы можете быстро добавить группу в любой канал: вы можете установить каналы по умолчанию для пользовательской группы, так что каждый раз, когда вы добавляете нового сотрудника в группу, он автоматически добавляется в те же каналы, что и остальной штат. А еще вы можете добавить всю группу в какой-либо канал, используя команду /invite @development.

Сообщения

Использовать личные сообщения

Вы можете легко найти пользователя и начать общение с ним посредством личных сообщений. Используйте комбинацию ⌘+Shift+K (Mac) или Ctrl+Shift+K (Windows), чтобы открыть меню личных сообщений. Здесь вы найдете любого сотрудника, который вам нужен, и сможете написать ему личное сообщение.

Удалять сообщения

Каждый знает, что в Slack можно редактировать последнее сообщение, нажав клавишу со стрелкой, указывающей вверх. Но не все знают, как удалить сообщение, используя клавиатуру. Нажмите клавишу со стрелкой, указывающей вверх, удалите текст, далее Enter, кликните Yes, delete this message или просто снова нажмите Enter. После небольшой практики этот прием становится достаточно удобным.

Возвращаться к важным диалогам, отмечая их как непрочитанные

Если нужно прочесть важное сообщение, но нет времени ответить, пометьте его как непрочитанное. Название канала на левой боковой панели станет выделенным жирным, так что вы сможете легко вернуться к нему позже. Понадобится только нажать на сообщение, удерживая клавишу Options (Alt).

Ограничивать право на сообщения

Эта функция позволяет или запрещает кому-либо писать @channel. В каналах с большим количеством пользователей это помогает избежать лишнего шума и отвлекающих сообщений.

Автоматически отображать цвет HEX-кода

Если вы отправляете в канал сообщение, которое содержит HEX-код, ваши коллеги увидят отображение этого цвета в маленьком квадратике.

Выделять слова

Выделение слов — это классная новая функция, которая работает на основе предустановленных настроек.

Откройте меню You > Preferences > Notifications > Highlight Words и зафиксируйте определённые слова. Как только они появятся в чате, Slack проинформирует вас об этом и выделит их жёлтым цветом. Так вы всегда можете быть в курсе дискуссий, напрямую связанных с вашей работой.

Ответы Slackbot

Как администратор команды в Slack вы можете настроить Slackbot на автоматическое предоставление полезной информации по определённым ключевым словам. Настроить авто-ответы можно в меню Team Settings > Customize > Slackbot Responses.

Есть много способов использовать эту особенность. Например, когда кто-то из коллег напишет о YouTube, Reddit или 9gag, Slackbot напомнит, что лучше сосредоточиться на работе.

Цитировать сообщения при помощи функции Sharing a message

В сообщении, которое вы хотите процитировать, кликните на серую стрелку, введите комментарий и отправьте. Кликнув дату и время в цитируемом сообщении, вы переместитесь к оригинальному сообщению. Это удобно, когда в канале много людей и диалог очень длинный.

Напоминания

Напоминания в сообщениях

Чтобы не забыть о чём-то важном, что содержится в определённом сообщении, вы можете установить напоминание прямо внутри него. Просто наведите курсор мыши на сообщение и кликните Show message actions icon, выберете Remind me about this, а затем выберете временной период из списка.

Управлять напоминаниями

Чтобы убедиться, что напоминания установлены, вы можете просмотреть их список, используя команду /remind list. Вы увидите каждую из задач — от следующей до самой последней, а также незавершённые события. Список сможете просматривать только вы, даже если вы вызвали его, находясь в общем канале — это функция поможет не отвлекать коллег.

Отключить напоминания

Если у вас установлено слишком много напоминаний по поводу каких-то важных вещей, вы можете заблокировать или отложить некоторые из них на определённый период, используя команду /snooze и установив период тишины.

Общение

Шорткат для смайла, который пожимает плечами

Просто наберите /shrug, чтобы запостить вот это ¯\_(ツ)_/¯.

Изменить стиль эмодзи

Для тех, кто любит эмодзи, Slack предлагает четыре набора: Apple, Google, Twitter или Emoji One. Выбрать новый набор можно следующим образом: Team Menu > Preferences > Messages & Media > Emoji Style. Конечно, вы можете удалить все эти эмодзи, но это будет скучно.

Скрыть все визуальные элементы

Некоторым людям нравятся интересные GIF или картинки в Slack, а у некоторых они вызывают кровь из глаз или конвульсии. Чтобы избежать подобных неприятностей, введите команду /collapse, которая не удаляет, а скрывает все изображения и фотографии в чате.

Оставить комментарий о себе от третьего лица

Если вам нравится говорить о себе в третьем лице, эта функция для вас. Если вы, например, хотите уйти на перекур, напишите /I’m taking a break, и для всех это будет выглядеть как Jim is taking a break.

«Удивите меня»

Эта фича совершенно бесполезна, но забавна. Что-то вроде пасхалки. Откройте меню You > Preferences > Advanced Options, пролистайте до опции Surprise me и поставьте галочку.

Slackbot

Получите быстрые ответы на ваши вопросы о Slack. Не знаете, как совершить какое-то действие? Спросите Slackbot в канале или введите одно или два ключевых слова. Slackbot сделает всё возможное, чтобы вам помочь. А если он не знает ответа, то предложит вам несколько статей из Центра помощи.

Настройка

Настроить тему Slack

Некоторым людям не нравится тема Slack, установленная по умолчанию. Особенно это касается фиолетового цвета. К счастью, тему можно изменить. В меню Preferences кликните Sidebar theme и выберете одну из предложенных тем. Их там не так уж и много, поэтому вы можете выбрать опцию customize внизу, чтобы установить тему на свой вкус.

Выбрать цвета ников коллег

В Compact theme (их две, если вы не знали) вы можете установить разные цвета для ников ваших коллег. Например, /color @gleb 0, где 0 — это код цвета. Это удобно делать прямо в теме Slack.

Конфигурировать формат имён пользователей в канале

Возможно, вам хотелось бы, чтобы имена пользователей были написаны в более формальной манере. А если в вашей компании сотни человек, вам бы наверняка хотелось знать не только имена, но и должности коллег. Например, «Джон Смит, iOS-разработчик».

Откройте меню Team Settings > Settings > Username Policy и установите формат имени пользователя. Кроме того, вы можете и повеселиться, сделав что-нибудь вроде этого: 'John Smith, likes tacos'.

Создать список дел

Вы можете отметить любое сообщение или фразу звёздочкой рядом с отметкой времени. Это почти как закладка. И если вы пометите сообщения задачами, в итоге вы получите персональный список дел, который может пригодиться в общении.

Настроить приветственные сообщения

Эмодзи — не единственная вещь, которую можно настроить в Slack. Конечно, если администратор вашей команды не отключит эту функцию. Если у вас есть доступ к настраиваемым приветственным сообщениям, зайдите в настройки и напишите всё, что хотите. Круто, когда можно встретить своих коллег приятной фразой.

Безопасность

Отслеживать логины

Маловероятно, что хакеры получат доступ к вашему аккаунту в Slack, но если это вдруг случится, вы всегда сможете понять, как они это сделали. Slack записывает, кто и когда заходил через ваш аккаунт. Вы можете проверить это здесь: Account & Profile> Access Logs. Вы также можете видеть IP-адреса пользователей и понимать, кто откуда туда зашёл.

Выйти из системы где угодно

Свои гаджеты лучше не терять, но, если это случилось, Slack позволяет выйти из всех сессий одновременно. Просто кликните Account & Profile> Settings> Sign out all other sessions. Это полезная функция. Прямо как в Facebook.

Сбросить пароли для всей команды

Этот инструмент могут использовать только владельцы команд. По соображениям безопасности менеджер команды может немедленно принудительно сбросить пароли для всех ее участников.

Публикации

Совместная работа над публикацией

Вы с коллегами можете совместно работать над одной записью, почти как в Google Docs, но, конечно, не с таким большим набором функций. Просто отметьте Let others edit this post, когда создаёте запись.

Чеклисты

Можно создавать чеклисты в постах и прикреплять их к каналам. Это удобно, когда, например, в вашей команде появился новый сотрудник. Прежде чем он начнёт работать, предоставьте ему доступ к этому списку, чтобы он мог быстрее вникнуть в курс дела. Для создания чеклиста поставьте символ ¶ перед первым пунктом списка и выберите иконку чеклиста.

Сниппеты

Создание сниппета

Сниппеты удобно использовать для того, чтобы отсылать друг другу фрагменты кода. Нажмите ⌘+Enter (Mac) или Ctrl+Shift+Enter (Windows), и вы увидите окно, в котором можно создать новый сниппет.

Сниппеты как шаблоны

Кстати, сниппеты очень полезны для создания шаблонов. Например, для написания текста или другого более или менее формального действия или процесса.

Файлы

Удаление расшаренных файлов

Если у вас накопилось много нерелевантных файлов, вы можете настроить Slack так, что он будет с определенной периодичностью автоматически их удалять. То же самое может делать администратор команды, но эта возможность доступна только в платной версии.

Личный блокнот

Ваши личные сообщения могут быть использованы как всегда доступный блокнот для записей, даже с функцией поиска. Так можно хранить списки, файлы или просто заметки. А если вы закончили работу над задачей, просто зачеркните ее текст в редакторе сообщений или поставьте эмодзи в виде галочки.

Команды

Объединение команд в Slack

Если у вас есть несколько команд, и пришло время объединить некоторые из них, Slack предлагает вам такую возможность. Так вы не потеряете нужные файлы и диалоги, а также сохраните управляемость и централизацию.

Чтобы переместить контент из одной команды в другую, можно использовать инструменты экспорта и импорта. Экспорт включает в себя историю сообщений в публичных каналах, ссылки на файлы, которыми делились в публичных каналах, архивированные каналы и логи активности интеграций. Приватные каналы и личные сообщения исключены из экспорта.

В справочном центре Slack есть более подробная информация. Там же можно больше узнать об импорте сообщений.

Импортирование истории сообщений

Это отличный стратегический ход для привлечения новых пользователей в Slack. Вы можете легко импортировать детали переписки вашей команды из популярных бизнес-мессенджеров или из CSV или текстового файла:

• Campfire;
• Hall;
• HipChat;
• Flowdock.

Во-первых, посетите страницу Import Data — my.slack.com/services/import, затем кликните Import, рядом с сервисом, из которого вы хотите произвести импорт. Для Slack, HipChat, Hall, CSV или текстового файла нажмите кнопку Choose File и приложите файл с расширением .zip, .csv или .txt. Затем нажмите Start Import.

Во Flowdock, чтобы начать импорт, аутентифицируйтесь через свой аккаунт в Flowdock. В случае с Campfire сначала введите ваш Campfire URL и токен.

Публичный Slack-чат для покупателей

Это отличная идея — создать общественный чат для ваших клиентов. Покупатели смогут общаться, знакомиться друг с другом, а вам это позволит быстро отвечать на вопросы и демонстрировать, что вы социально ответственная компания.

Здесь можно найти более подробные инструкции на эту тему.

Сторонние приложения и боты

Мы решили не рассказывать подробно о ботах и интеграциях в этой статье: они исчисляются сотнями, и их количество постоянно растёт. Среди них есть действительно полезные. Мы стараемся сделать ReportChef одиним из них.