«1С:Предприятие» помогает сервисным центрам «Эльдорадо» планировать бюджет
Завершен проект автоматизации бюджетирования в сети сервисных центров компании «Эльдорадо». В результате проекта пользователями системы стали более 50 сотрудников компании в 28 регионах РФ.
Генеральным поставщиком сервисных услуг торговой сети «Эльдорадо» является «Национальная Сервисная Компания». Компания имеет федеральную сеть сервисных центров, насчитывающую более 150 компаний, представленных во всех регионах РФ. С начала 2005 г. для контроля бюджета дочерних предприятий в компании использовалась собственная разработка. После года эксплуатации были выявлены проблемы с производительностью данной системы. В связи с этим в декабре 2006 г. руководство НСК приняло решение прекратить развитие существующей информационной системы и перейти на более гибкую и надежную платформу.
Разработка и внедрение новой системы бюджетирования были поручены компании «АйТи-Лаб». Объективной предпосылкой сотрудничества организаций стало наличие широкого опыта работы «АйТи-Лаб» с сервисными предприятиями, а также наличие собственной разработки для автоматизации сервисных центров на платформе «1С:Предприятие 8».
Процессы, которые требовалось автоматизировать, имели достаточно узкое целевое назначение. Главная задача состояла в быстрой замене существующей системы простым решением с аналогичным функционалом. В основе новой системы бюджетирования было решено использовать стандартный план счетов «1С:Бухгалтерии 8». На его платформе специалистам проектной группы предстояло разработать решение, которое бы позволило достичь поставленных целей.
Исходя из поставленных целей специалисты «АйТи-Лаб», совместно с проектной группой НСК, сформулировали ряд задач, которые необходимо было решить в кратчайшие сроки. Основной акцент был сделан на блоке «Бюджетирование», в основу которого вошли: планирование бюджетов (расходов и доходов) компании в разрезе формализованного списка статей и сценариев; отражение фактических затрат и доходов; контроль полученных результатов.
Из-за территориальной удаленности подразделений компании в ходе работ остро встала задача автоматизации процесса согласования всех вводимых в систему документов. Данный блок был разработан с использованием механизма платформы «1С:Предприятие 8». Этот механизм позволил строго регламентировать все итерационные процессы, происходящие в рамках системы: согласование планов бюджетов; согласование корректировок бюджета (изменение и перераспределение статей расхода/дохода); согласование и утверждение заявок на расходование денежных средств.
Помимо описанного функционала, в системе реализован блок контроля затрат, связанных с персоналом. Для осуществления контроля был разработан пакет документов, регистрирующий следующие изменения в отделе персонала: прием сотрудника на работу с замещением вакантной должности; увольнение сотрудника с освобождением должности; изменение заработной платы сотрудника; выплата бонусов и т. д. Согласование HR-документов также реализовано с использованием механизма бизнес-процессов.
Внедрение новой системы осуществлялось в несколько этапов. Испытательной площадкой для «обкатки» решения стал управляющий сервисный центр. На следующем этапе к нему было подключено региональное подразделение и проведено обучение пользователей. По завершении система была растиражирована в 36 городах.
Важным результатом ввода новой системы в эксплуатацию стала ее интеграция с уже существующими на предприятии учетными системами. В рамках проекта специалистам удалось объединить внедренное решение с тремя унаследованными системами. Это позволило свести к минимуму ручной ввод, и как следствие снизить процент недостоверных данных в системе. Также за счет интеграции повысилась и оперативность получения управленческой информации.
«Внедрение системы позволило нашей компании сразу достичь положительных результатов. За счет единого информационного пространства мы увеличили достоверность получаемых данных. Гибкость системы позволила компании снизить издержки и контролировать степень риска», - рассказал генеральный директор компании НСК Александр Овчинников. Среди других положительных тенденций генеральный директор НСК отметил реализацию внутрифирменного хозрасчета между подразделениями компании. Внедренная система позволяет достоверно распределять прямые и косвенные затраты.
В целом на разработку и внедрение системы ушло около 4 месяцев. Сотрудничество НСК и «АйТи–Лаб» продолжилось и после внедрения продукта – сегодня специалисты компаний работают над оптимизацией и расширением возможностей программы.
© CNews
