«Агрофарм» управляет сетью аптек с помощью «1С:Предприятия 8»
Компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) автоматизировала учет и управление в компании «Агрофарм». Предприятие занимается оптовой и розничной торговлей ветеринарными препаратами и инструментарием через собственную региональную сеть аптек и широкую сеть партнеров. Единое информационное пространство создано на базе решений «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и Управление персоналом 8». В ходе проекта было автоматизировано более 45 рабочих мест.
До начала проекта комплексной автоматизации на предприятии использовалась самостоятельно разработанная информационная система, производительность и функционал которой перестали удовлетворять потребностям организации. Руководство компании приняло решение о внедрении комплексной системы, позволяющей в едином информационном пространстве вести учет торговых операций, бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, говорится в сообщении БИТ.
В качестве партнера по автоматизации был выбран воронежский филиал «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ). После проведения детального анализа бизнес-процессов компании «Агрофарм» для реализации проекта были выбраны решения «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия Предприятия 8» и «1С:Зарплата и Управление персоналом 8», так как они удовлетворяли требованиям заказчика к функционалу и срокам внедрения.
В ходе выполнения работ были автоматизированы следующие участки: управление закупками; управление продажами; управление запасами (складской учет); управление денежными средствами (касса и банк); управление взаиморасчетами с контрагентами; расчет заработной платы; бухгалтерский и кадровый учет. Настроен обмен данными между «1С:Управлением торговлей 8» и «1С:Бухгалтерией 8», что позволило передать функции по вводу первичной информации от сотрудников бухгалтерии непосредственно на места возникновения данных. В результате ухода от двойного ввода данных к минимуму сведен риск возникновения ошибок. Оперативно получаемые достоверные данные используются для формирования регламентированной отчетности, скорость подготовки которой возросла на 30%, отметили в БИТ.
В рамках единой информационной системы организованы специализированные автоматизированные рабочие места (АРМ), что позволяет сконцентрировать «в одном окне» все необходимые для пользователя функциональные возможности системы. Так, из «АРМ отдела сбыта» можно одновременно работать с пятью заказчиками, оперативно просматривать цены, остатки и количество ближайшей ожидаемой поставки препаратов. Помимо этого, предусмотрена возможность отложить заказ для принятия решения по его комплектации позднее. В этом же АРМ менеджер просматривает данные и о поступивших платежах, состоянии отгрузок по заказам, поступлении товаров по заявке в отдел снабжения.
Особое внимание в «АРМ отдела сбыта» уделено контролю дебиторской задолженности заказчиков. В удобной для менеджера и руководителя форме выводятся данные об общей и просроченной задолженности, а также о задолженности, срок погашения которой наступает на следующий день. Это позволяет своевременно «напомнить» контрагенту о долге и помогает компании «Агрофарм» сокращать объем дебиторской задолженности.
Особенностью бизнеса заказчика является управление несколькими складами. Все товары на складах распределены по местам хранения. Создание единого информационного пространства для сотрудников различных отделов позволило унифицировать справочную информацию и обеспечить централизованное управление данными, а также получать достоверные сведения о запасах на складах в разрезе серий, сроков и мест хранения препаратов. Это позволяет уменьшить время комплектования отгрузки товаров по расходным документам.
Использование АРМ «Сеть Аптек» позволяет: подбирать товар по справочнику товаров; подбирать товары по предварительной заявке аптек простым «перетаскиванием» заявки в окно формирования заказа; комплектовать аптеки на основе «товарной матрицы», предварительно сформированной с использованием механизма «Анализ данных» программ «1С»; формировать весь необходимый пакет документов для снабжения аптек «по одной кнопке»; резервировать товары, оформлять сделки по предварительной заявке покупателей, сформированной в удаленной аптеке.
Работа в розничных точках (аптеках) также организована на основе АРМ: так, «АРМ провизора – кассира» позволяет распечатать сертификаты на препараты, что удобно для предоставления данной информации по запросу покупателей. Также можно подобрать товары как ручным подбором по справочнику, так и с использованием сканера штрих-кода, начислить скидку по дисконтной карте или зарегистрировать новую карту, оформить как продажу, так и возврат товаров, закрыть кассовую смену. «АРМ заведующего аптекой» позволяет создать «заготовку» будущего документа «Чек ККМ». Здесь же формируется заявка на товары для центрального офиса, приходуется поступивший товар, формируются документы для электронного обмена. Не выходя из АРМ, можно просмотреть архив приходов товара, архив чеков ККМ и детально анализировать результаты продаж.
Благодаря «1С:Предприятию 8» внедрена единая система ценообразования, позволяющая оперативно реагировать на изменение закупочных цен поставщиков. Это необходимо для того, чтобы избежать «неконтролируемого» изменения цен. При поступлении товаров проводится анализ изменения закупочных цен и рассчитывается «прогнозируемая» розничная цена, которая сравнивается с существующей (ценовой мониторинг ведется постоянно). Обновленный прайс-лист рассылается в розничные точки, а использование в аптеках механизма задач не позволит «забыть» об изменении цен.
Кроме того, в ходе проекта были выполнены работы для интеграции с розничной сетью: настроен обмен данными с аптеками таким образом, что накладные на отгрузку товара, после их комплектации на складе, выгружаются на FTP-сервер компании. С него в центральный офис ежедневно поступают отчеты о продажах и заказы на пополнение товарного запаса, это позволило исключить двойной ввод и повысить скорость обработки информации.
В целом, по информации БИТ, внедрение «1С:Предприятия 8» позволило компании «Агрофарм» оптимизировать затраты и повысить эффективность управления розничной сетью. «В результате внедрения решений «1С» наша компания получила новую информационную систему, которая позволяет в едином информационном пространстве вести учет торговых операций, бухгалтерский и налоговый учет в полном соответствии с требованиями российского законодательства, а также получать комплекс аналитических отчетов, – прокомментировал итоги проекта генеральный директор Торгового Дома «Агрофарм» Сергей Иванищенко. – Это дало руководству возможность оптимизировать управление финансами компании. Выиграли и рядовые работники всех служб предприятия, получившие новые средства для комфортной работы и автоматизированного ведения учета».
© CNews
