В администрации Подольска завершен второй этап внедрения СЭД «Дело»
В ноябре 2012 г. компания «СофтЭксперт» (г. Тула) завершила очередной этап внедрения СЭД «Дело» в администрации одного из крупнейших промышленных центров Московской области - города Подольска.
Для муниципальных образований Московской области программа «Дело», флагманский продукт компании «ЭОС», является хорошо знакомым и зарекомендовавшим себя решением. Более трех десятков муниципалитетов области выбрали этот продукт для автоматизации документооборота, организации взаимодействия между структурными подразделениями и обеспечения контроля исполнения служебных документов.
Проект по внедрению системы «Дело» в администрации Подольска стартовал в марте 2012 г. К началу проекта в аппарате администрации и подразделениях задачи регистрации документов, контроля исполнения, работы с обращениями граждан решались средствами разных программ, не интегрированных между собой. Такой подход существенно затруднял аналитическую работу, поиск документов и не обеспечивал должный уровень контроля исполнения.
Проект начинался с малого – было закуплено 5 рабочих мест СЭД «Дело», которые на стадии пилотной эксплуатации позволили оценить гибкость системы, ее масштабируемость, соответствие принятой в администрации схеме документооборота. После того, как продукт был протестирован в малых масштабах, руководство администрации приняло решение о полнофункциональном внедрении СЭД в два этапа с целью обеспечить единые стандарты работы с документами во всех структурах управления городом.
На первом этапе в проекте участвовали глава города, заместители главы, секретариат, приемные органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации. Управление делами и комитет по строительству и архитектуре обеспечивались рабочими местами до конечного пользователя. Было закуплено 55 рабочих мест СЭД «Дело», а также опции «Оповещение и уведомление», «Управление процессами», «Поточное сканирование», обеспечена возможность работы с подсистемой «Дело-WEB». Рабочие места получили все ключевые звенья документооборота аппарата администрации, а также каждое структурное подразделение на «точках входа» документов.
На втором этапе (октябрь 2012) были установлены еще 50 рабочих мест – для руководителей органов исполнительной власти, подразделений аппарата администрации города и их помощников. Также были закуплены рабочие места опции «Сканирование» и «Портфель руководителя».
В процессе настройки СЭД все структурные подразделения получили единую технологию документооборота. Специалистами компании «СофтЭксперт» проведено групповое обучение, а при поэтапном вводе системы в эксплуатацию пользователи СЭД прошли индивидуальную подготовку. По просьбе заказчика были написаны подробные инструкции по работе с каждым модулем системы.
Как сообщили CNews в компании ЭОС, в настоящее время все подразделения администрации города Подольска работают в СЭД в едином информационном пространстве. Территориально удаленные структуры получили доступ к базе данных с помощью подсистемы «Дело-WEB». Сотрудники получают извещения о событиях в системе через электронную почту с помощью опции «Оповещение и уведомление». Для руководителей реализована возможность удаленной работы в системе при помощи опции «Портфель руководителя».
После завершения второго этапа значительно сократилось время на поиск документов. Опции «Поточное сканирование» и «Сканирование», а также переход к согласованию проектов документов в электронном виде не только ускорили весь процесс работы со служебной документацией, но и значительно снизили расходы на распечатку, копирование и доставку бумажных документов.
Существенным достижением стало повышение надежности хранения конфиденциальной информации. Система обеспечила многоуровневое разграничение прав доступа к электронным документам и полное протоколирование работы пользователей.
Средствами системы реализована сложная аналитика. Разработано значительное количество отчетных форм, которые позволили автоматизировать формирование исполнителями отчетов по работе с документами и сделали более наглядной и «прозрачной» работу муниципальных служащих.
Широкий спектр возможностей системы «Дело» привлек внимание руководителей управлений администрации, вследствие чего ими было принято решение о приобретении дополнительных рабочих мест для дальнейшего расширения сферы применения СЭД в этих структурах. Постепенное масштабирование системы «Дело» происходит в администрации и в настоящее время.
В дальнейшем планируется переход к электронному документообороту с применением ЭП, обмен документами с различными муниципальными учреждениями, а также использование системы в процессе оказания государственных и муниципальных услуг.
© CNews
