Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации Ставрополя переходит на СЭД «Дело»
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о том, что сотрудники комитета по управлению муниципальным имуществом администрации города Ставрополь приступили к эксплуатации системы электронного документооборота «Дело» (разработка ЭОС). До внедрения СЭД «Дело» отдельные участки документооборота, в частности, регистрация документов, осуществлялась с помощью программы, самостоятельно разработанной программистом комитета. Более чем заметным недостатком этого приложения была невозможность многопользовательской работы, то есть регистрация всех входящих и исходящих документов осуществлялась только одним сотрудником и, как следствие, требовала от него очень существенных трудозатрат, говорится в сообщении ЭОС. Кроме того, собственное программное решение не позволяло формировать статистические отчеты по работе с документами и вести аналитическую работу.
Не были автоматизированы и многие другие важные этапы работы с документами, например, сотрудники комитета регулярно сталкивались с трудностями при поиске необходимых документов, отслеживании прохождения документов и контроле исполнительской дисциплины.
При сравнении систем документооборота и выборе наиболее подходящей учитывалось большое число самых разнообразных факторов. По информации ЭОС, существенным дополнительными аргументом в пользу системы «Дело» стал успешный двухлетний опыт работы с системой в администрации Ставрополя, что позволило заказчику оценить многочисленные возможности программы. Благодаря использованию СЭД «Дело» уже был автоматизирован документооборот в различных комитетах администрации – по градостроительству, по экономическому развитию и торговле и ряде других. С 1 января 2009 г. все документы, регистрируемые в администрации Ставрополя, обрабатывались в системе «Дело».
Примечательно, что к моменту принятия заказчиком решения о выборе СЭД система «Дело» была успешно внедрена и использовалась во многих государственных структурах Ставропольского края (СК), в частности, в Государственной Думе Ставропольского края, администрациях Промышленного, Октябрьского и Ленинского районов г. Ставрополь, в Комитете экономического развития и торговли администрации г. Ставрополь, Министерстве труда и социальной защиты населения Ставропольского края, Прокуратуре СК, Управлении федеральной службы РФ по наркоконтролю по СК, Избирательной комиссии СК, 16-ом Арбитражном суде СК, Апелляционном суде г. Ессентуки и ряде других.
В результате внедрения СЭД «Дело» руководители комитета ожидали получить единую систему электронного документооборота, позволяющую упорядочить процессы регистрации документов, организовать коллективную работу с документами, обеспечить автоматизированный упреждающий контроль за своевременным исполнением документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа. Также предполагалось снизить трудозатраты на подготовку документов и повысить прозрачность и управляемость процессов документооборота.
При внедрении СЭД «Дело» в комитете была организована электронная регистрация документов тремя ответственными делопроизводителями. Наличие в каждом отделе автоматизированного рабочего места обеспечило доступ всех ответственных делопроизводителей к единой информационной базе. Благодаря продуманному функционалу системы упростился поиск документов и контроль их прохождения. К настоящему моменту внедрено уже 21 рабочее место, в том числе и рабочие места для первого заместителя и заместителя директора комитета по управлению муниципальным имуществом г. Ставрополь, сообщили в ЭОС. Заместители директора самостоятельно работают в системе «Дело», вносят резолюции, отслеживают результаты работы и осуществляют поиск необходимых документов.
Внедрение СЭД выполняла ГК «Бизнес ИТ», дилер компании «Электронные Офисные Системы». В настоящее время специалисты компании «Бизнес ИТ» оказывают консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.
© CNews
