«Астерос» построил новую СЭД для СУЭК
В июне 2009 г. компания «Би-Эй-Си» (входит в группу «Астерос») завершила проект разработки и внедрения системы электронного документооборота в «Сибирской Угольной Энергетической Компании» (СУЭК). Новая СЭД рассчитана почти на 1000 пользователей и обеспечивает сквозной документооборот в центральном офисе и 5 региональных филиалах. Система позволяет гибко настраивать процессы согласования документов с учетом изменений оргструктуры компании, говорится в сообщении «Астерос».
Штат СУЭК насчитывает 46 тыс. человек, а предприятия расположены в 10 регионах России. Столь серьезные масштабы бизнеса требуют особого внимания к вопросам эффективности управления, согласованности действий, четкого контроля достижения целей. Одним из необходимых условий для решения этих задач является наличие централизованной системы электронного документооборота, считают в СУЭК.
Используемая в компании СЭД на базе Lotus Notes c 2003 г. поддерживала ключевые процессы документооборота. Однако со временем широта функционала системы перестала отвечать требованиям СУЭК. Поэтому было принято решение о разработке и внедрении новой СЭД на гибкой открытой платформе.
Проект по созданию новой СЭД стартовал в СУЭК в начале 2008 г. Основными целями внедрения стали: обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов; сокращение сроков и повышение прозрачности процесса согласования документов, оптимизация процедуры контроля исполнения поручений; а также получение возможности в дальнейшем масштабировать систему на неограниченное количество пользователей.
Для достижения поставленных целей специалистам группы «Астерос» было необходимо решить ряд взаимосвязанных задач: обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде; создать простой пользовательский интерфейс работы с информацией о документах; создать единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов; разработать механизм параллельного согласования различных видов документов, а также инструменты анализа и отчетности по исполнению поручений.
Специалисты группы «Астерос» провели обследование действующей в СУЭК системы документооборота, уточнили алгоритмы прохождения и согласования документов внутри компании. «Одним из ключевых требований заказчика при разработке СЭД было попытаться сохранить сложившуюся культуру согласования документов и обеспечить мягкий переход пользователей на работу с новой системой. Поэтому за основу новой СЭД мы взяли сильные стороны существовавшей системы документооборота и разработали необходимые дополнительные модули. Важно также отметить, что к началу реализации проекта у заказчика были четко прописаны и стандартизированы все основные делопроизводственные процессы», – рассказал Александр Чижов, директор департамента консалтинга и разработки компании «Би-Эй-Си».
Новая СЭД разработана на платформе Averta WorkFlow, в ее состав вошли 9 модулей: входящие и исходящие документы; внутренние документы; организационно-распорядительные документы; протоколы; ревизионная комиссия; совет директоров; поручения генерального директора; доверенности; контроль исполнения поручений. В рамках проекта СЭД была интегрирована с системой электронной почты, электронным архивом и модулем по управлению персоналом в составе SAP ERP.
Благодаря взаимодействию c SAP HCM в СЭД можно гибко изменять схемы согласования документов в соответствии с организационной структурой компании и быстро перенастраивать их в случае отсутствия кого-либо из сотрудников, чтобы обеспечить соблюдение сроков всех этапов согласования документов, отметили в «Астерос».
«Наша компания имеет территориально распределенную структуру и документооборот между центральным офисом и филиалами серьезно влияет на сроки принятия решений, возможность контроля их исполнения. Поэтому особенно важной для нас является реализация механизма синхронизации данных с региональными производственными компаниями. В настоящее время центральный офис имеет полный доступ к документообороту филиалов. Это дает нам возможность организовать оперативный, логичный и контролируемый процесс согласования документов между центральным офисом и регионами. Кроме того, новая СЭД создана на открытой платформе, и ее последующие доработки не потребуют больших инвестиций», – прокомментировала итоги проекта Лада Репуло, начальник Управления информационного и документационного обеспечения СУЭК.
© CNews
