Министерство юстиции Республики Беларусь переходит на полностью электронный документооборот
В Министерстве юстиции Беларуси с 2007 г. используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Электронное Дело». Это решение является разработкой компании «Электронное Дело», партнера «Электронных Офисных Систем» (ЭОС). Данная конфигурация создана на базе СЭД «Дело», полностью адаптирована к специфике местного документооборота, и учитывает все нормативные требования по ведению делопроизводства в республике.
Система «Электронное Дело» установлена на рабочих местах всех сотрудников министерства и использовалась до недавнего времени для учета и контроля документов и поручений с одновременным частичным использованием бумажных оригиналов. Принятое руководством решение о переходе к безбумажной технологии работы с документами запустило процессы, которые затронули каждого сотрудника министерства и значительно перестроили его текущую деятельность.
Безбумажная технология предполагает создание проекта документа, его согласование и подписание исключительно в электронном виде. Для ее полноценного внедрения требовалось провести обучение всех участников СЭД – от высших руководителей до непосредственных исполнителей.
Специалисты компании «Электронное Дело», осуществлявшие внедрение системы, разработали программу обучения сотрудников министерства по работе с проектами документов. 18 групп пользователей прошли в конце 2012 г. обучение в специально оборудованном учебном классе на территории заказчика. Руководители же министерства получили индивидуальные консультации по работе в системе, сообщили CNews в компании ЭОС.
С первых дней 2013 г. работа с некоторыми группами документов в Министерстве юстиции переведена полностью в электронный вид: автоматизированы все «стадии жизни» документа - от создания проекта, согласования до рассмотрения руководством министерства и подписания. Непосредственными участниками СЭД стали высшие руководители: поручения по документам министр юстиции и его заместители также выносят только в электронном виде.
В результате полностью отпала необходимость копировать документы и резолюции к ним для вручения непосредственным исполнителям. Организованная в программе «Электронное Дело» работа с проектами документов исключает хождение бумажного экземпляра, позволяет экономить временные и материальные ресурсы.
Для повышения оперативности работы с документами (проектами) министерство закупило модуль «Мониторинг кабинетов». Он предназначен для оповещения пользователей о поступлении к ним новых документов и/или проектов документов. Пользователь может получать уведомления, даже не запуская программу «Электронное Дело».
Использование системы «Электронное Дело» в Минюсте Беларуси не исчерпывается «классическими» делопроизводственными задачами. С помощью СЭД автоматизированы все базовые управленческие функции – планирование, анализ, контроль, поддержка принятия управленческих решений и т.д.
Как отметили специалисты компании «Электронное Дело», сейчас «на повестке дня» - продолжение перехода на полностью электронный документооборот в Минюсте и распространение этого опыта на других пользователей системы. В Беларуси «Электронное Дело» внедрено также в Министерстве информации, Минприроды, Министерстве транспорта и коммуникаций, Минэкономики, МВД, в Информационно-аналитическом центре при Администрации президента, Госкомитете по имуществу, Государственном таможенном комитете, Государственном пограничном комитете и многих других органах государственной власти. Всего на территории Республики Беларусь более 200 организаций используют «Электронное Дело» в качестве средства автоматизации документооборота, а также как комплексную информационную систему.
© CNews
