В архивном отделе Администрации Ставрополя внедрены СЭД «Дело» и система «Архивное Дело»
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о том, что в архивном отделе Администрации Ставрополя внедрены система электронного документооборота «Дело» и система управления документами (обеспечивающая функции архива организации) «Архивное Дело».
По словам Светланы Антоновой, руководителя архивного отдела Администрации г. Ставрополь, на сегодняшний день в архивном отделе хранится около 19 тыс. дел постоянного хранения за 1981 – 2009 гг. и более 20 тыс. дел по личному составу за 1943 – 2010 гг. С мая 2009 г. в отделе используется система электронного документооборота «Дело», разработанная ЭОС. С помощью СЭД «Дело» автоматизирован полный цикл обработки запросов в отдел – от регистрации поступившего обращения до снятия его с контроля. Система позволяет регистрировать обращения, назначать исполнителей, устанавливать сроки исполнения, готовить архивные копии, справки, выписки, контролировать исполнение запросов, регистрировать исходящую корреспонденцию, говорится в сообщении ЭОС.
Дополнительный эффект от внедрения системы достигается за счет того, что СЭД «Дело» внедрена во всем аппарате Администрации Ставрополя, подчеркнули в ЭОС. Таким образом, архивный отдел получает прямо в системе «Дело» обращения граждан, поступившие в канцелярию или общий отдел администрации и предназначенные к исполнению в архивном отделе. Кроме того, сотрудники архива с помощью СЭД «Дело» получили доступ к распоряжениям главы города за 2005-2010 гг., еще не поступившим на хранение в архив. Это позволяет предоставлять заявителям более обширную информацию по вопросам местонахождения необходимых документов, отметили в ЭОС.
По данным руководителя архивного отдела, в систему «Дело» уже внесено более 104 тыс. записей (постановления и распоряжения главы города и главы Администрации Ставрополя за 1991-2004 гг., решения исполнительного комитета Ставропольского городского Совета народных депутатов за 1981-1991 гг., свидетельства о праве собственности на землю за 1992-1993 гг.), причем 63 тыс. постановлений и распоряжений главы города Ставрополя за 1995-2004 гг. имеют полные электронные тексты. Таким образом, упрощается подготовка архивных копий и выписок, что значительно облегчает труд исполнителя и сокращает срок подготовки ответа. В дальнейшем отдел планирует продолжить создание электронного архива и подготовить электронные образы наиболее востребованных документов за 1991-1992 гг.
Документы постоянного и долговременного хранения, созданные в системе «Дело», при формировании и описании дел будут перенесены в базу данных системы «Архивное Дело» (разработка ЭОС), с помощью которой реализуются функции архива администрации города Ставрополя. После приема в архивный отдел документов, сформированные в системе «Архивное Дело» электронные описи, единицы хранения и документы будут загружены в базу данных программного комплекса «Архивный фонд». По отзыву сотрудников отдела, совместимость и преемственность программных средств являются достоинствами решений «Дело» и «Архивное Дело» от ЭОС.
«Считаю, что создание в архивах информационно-поисковых баз данных на основе систем “Дело”, “Архивное Дело”, “Архивный фонд” и использование возможностей удаленного доступа через телекоммуникационные сети послужит выполнению задач программы “Электронная Россия” и реализации целей, поставленных в концепции информатизации архивного дела России, по развитию рациональной системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего использования Архивного фонда России», – заключила Светлана Антонова.
© CNews
