«Пенсионный КапиталЪ» управляет документами вместе с «БОСС-Референтом»
Компания «Аплана» и ООО «Пенсионный КапиталЪ» завершили проект внедрения системы электронного документооборота «БОСС-Референт». В результате создано информационное пространство, объединившее пять негосударственных фондов и 18 филиалов расположенных в крупных городах РФ, введены единые стандарты работы с документами и принятия решений по ним, автоматизированы процессы согласования договоров, обеспечен контроль исполнительской дисциплины.
Управление документами – основной бизнес компании «Пенсионный КапиталЪ». Для повышения его эффективности, качества и скорости обслуживания клиентов, в том числе территориально удаленных, руководство пенсионного бизнеса приняло решение о внедрении системы управленческого электронного документооборота. Приоритетными задачами проекта были определены: создание единого информационного пространства и коммуникационных каналов, связывающих сотрудников организации, размещенных в двух территориально удаленных офисах в Москва и обособленных подразделений, расположенных в регионах; обеспечение эффективного контроля исполнения документов; сокращение сроков подготовки и согласования документов; введение единого стандарта работы с электронным документооборотом, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов; а такжеповышение эффективности поиска документов.
В результате анализа рынка руководство пенсионного бизнеса сделало выбор в пользу СЭД» БОСС-Референт», разработки компании «Аплана» на платформе IBM Lotus\Notes. Первым по важности критерием отбора было использование платформы IBM Lotus, так как она является корпоративным стандартом в ООО «Пенсионный КапиталЪ» с 2000 г. Во-вторых, компании «Пенсионный КапиталЪ» требовалась не стандартная система автоматизации делопроизводства, а полнофункциональное бизнес-приложение, которое позволит автоматизировать процессы согласования документов, принятие решений по ним и контроль их исполнения в распределенной среде. Плюсами в пользу СЭД «БОСС-Референт» стали такие свойства, как гибкая и легкая настройка системы; возможность интеграции с другими корпоративными приложениями; гарантийное сопровождение и обновление системы поставщиком; стоимость одного рабочего места.
Внедрение системы было реализовано совместно специалистами «Апланы» и ООО «Пенсионный КапиталЪ». Работы по формализации требований, разработке регламентов и подготовке к внедрению были выполнены компанией «Аплана»; установку СЭД «БОСС-Референт», ее настройку и ввод в эксплуатацию сотрудники ООО «Пенсионный КапиталЪ» осуществляли самостоятельно при консультационной поддержке специалистов «Апланы».
Создание СЭД длилось 4 месяца. «БОСС-Референт» охватил пять негосударственных фондов и 18 филиалов, расположенных в крупных городах РФ; в системе работают 170 человек – это начальники управлений, отделов, специалисты. В результате внедрения СЭД была автоматизирована работа со следующими видами документов: входящие/исходящие письма, доверенности, ОРД, нормативные документы, служебные записки, заявки, поручения, договоры и договорные документы.
В рамках проекта реализована интеграция с внутренней системой учета пенсионных обязательств, которая обеспечила сквозной процесс обработки документов по пенсионному обеспечению, поступающих от клиентов НПФ (физических и юридических лиц). Это позволило исключить двойную регистрацию документов и ускорить их прохождение к исполнителю.
СЭД «БОСС-Референт» находится в эксплуатации уже 3 месяца. «Внедрение СЭД БОСС-Референт нам помогло создать единое информационное пространство, которое объединило многочисленные филиалы на территории всей России. Длительность документационных процессов существенно сократилась, они стали прозрачными и легко контролируемыми. Это положительно повлияло как на наши взаимоотношения с клиентами, так и на работу сотрудников ДОУ», - рассказал о первых результатах внедрения руководитель проекта Тимофей Полищук.
© CNews
