Заметки тимлида
Всем привет! Меня зовут Кира, уже более двух лет я выполняю обязанности тимлида в Тинькофф. Сначала я руководила QA-инженерами, а три месяца назад перешла в разработку продукта.
В новом направлении у меня много обязанностей. Нужно всегда быть в контексте происходящего. Лид должен успевать делать все, должен быть готов ответить на любой вопрос руководства или сотрудников. Объем информации постоянно растет. В этой статье я расскажу, какую информацию о команде нужно собирать и зачем.
Отдельной сферой для любого тимлида является работа с людьми. Когда у вас два-три сотрудника, вы еще можете помнить все о каждом. По мере роста команды держать эту информацию в голове становится сложнее. Чтобы взаимодействовать эффективно, некоторые моменты при работе с коллегами приходится фиксировать. В Тинькофф мы называем это заметками тимлида. Они облегчат вам жизнь и помогут сориентироваться в огромном потоке сведений.
Можно выбрать любой носитель для информации — блокнот, Google Keep, Microsoft Note и так далее. Главное, чтобы записи соответствовали следующим требованиям:
- Информация структурирована.
- Вы легко ориентируетесь в заметках и быстро можете найти нужные данные.
- У вас в любой момент есть доступ к записям.
В качестве примера документа с заметками будем использовать вот этот гугл-документ. В нем есть деление по пунктам статьи, которые не требуют использования специальных инструментов.
Ключевые точки в работе
На протяжении всего времени работы с командой обязательно записывайте достижения каждого участника. Стоит отмечать и мелкие успехи.
В этот же документ можно вносить и замечания к работе своих коллег, если такие замечания появляются. Можно вести один документ по всем сотрудникам, можно собирать информацию в персональные файлы.
Все записи пригодятся при подведении итогов работы, на пересмотрах. Когда вы и вышестоящее руководство решите изменить сотруднику должность и зарплату, вы с легкостью сможете подкрепить рекомендации аргументами из своих заметок. Поверьте: за квартал, полгода и тем более за год вы забудете ключевые моменты в работе каждого. Чем больше сотрудников, тем сложнее держать все это в уме.
Собранные в одном месте замечания к работе коллег и информация об их успехах помогут объективно оценить работу человека за выбранный период. Время подготовки рекомендаций для ревью сократится, так как вся информация вносилась постепенно и заблаговременно. Останется только собрать все воедино. По замечаниям к работе вы сможете отследить, исправляется ли сотрудник, а еще сможете дать ему полезную обратную связь на встрече по подведению итогов работы. Записывать комментарии можно в момент, когда они появляются. Анализировать свои записи стоит при подготовке к личной встрече с сотрудником.
Пример оформления документа для таких комментариев и заметок из следующих пунктов:
Пересмотры
Вам, как лиду, может быть доступна информация о заработной плате сотрудников, проценте надбавок и премий на пересмотрах. Например, указывайте, на сколько процентов выросла зарплата у того или иного сотрудника, почему для него был сделан именно такой пересмотр заработной платы.
Важно отмечать даты пересмотров: не всегда пересмотры всех сотрудников проводятся в одно время. Такие заметки позволят лучше ориентироваться на следующих пересмотрах и объективно оценивать наличие финансовой мотивации для своей команды.
Эмоциональная составляющая
Обязательно ведите заметки, где вы будете отмечать резкие смены настроения сотрудников. Это могут быть проблемы или переживания, связанные с работой или с ситуациями вне работы. Сюда же стоит вносить пожелания сотрудников: например, кто-то хочет поехать в командировку, а кто-то — на конференцию. Если команда большая, вы будете забывать, что происходит у каждого, что их тревожит и беспокоит.
Фиксируйте свои обещания каждому сотруднику. Очень важно не забывать о договоренностях. Ребята могут приходить с вопросами, проблемами или за советом как к товарищу. Если вы договорились сделать для них что-то — обязательно добавьте этот пункт в заметки, обозначьте сроки выполнения. Регулярно выполняя данные вами обещания, вы придете к доверию со стороны всей команды. А доверие и хорошие отношения внутри коллектива способствуют эффективной работе.
Актуальная информация об эмоциональном состоянии каждого сотрудника поможет оценить его работу в текущий момент, выявить его мотивацию. Пожелания ребят помогут вам сориентироваться, если руководство предлагает отправить кого-то на курсы или провести какие-то активности.
Встречи 1–1
Про этот инструмент для руководителей написано много статей, он необходим в работе. Отмечу только, что важно фиксировать расписание и даты встреч, заметки по встречам. Так будет легче ориентироваться на последующих встречах, и проходить они будут продуктивнее. Если во время работы вы захотели узнать о чем-то подробнее, запишите это в заметки и спросите на следующей встрече one-to-one.
Вы можете вести с каждым сотрудником совместные заметки по »1–1», тогда и ребятам будет легко освежить в памяти разговор и вспомнить о договоренностях. Для этой цели подойдет страница в Confluence, гугл-документ, заметки в Notion. Не забывайте о приватности таких документов: они должны быть видны только вам и конкретному человеку.
Обратная связь
С определенной периодичностью мы в Тинькофф запускаем процесс сбора отзывов по сотрудникам. Сейчас у нас есть инструмент, в котором отзывы сохраняются и всегда можно к ним вернуться. Если у вас такого инструмента нет, обязательно сохраняйте все фидбэки у себя в документах.
Обратная связь по сотрудникам пригодится и на пересмотрах, и для постановки планов развития каждого. У вас всегда должна быть возможность взглянуть на предыдущие фидбэки и оценить, что изменилось.
Если в вашей организации работают подрядчики и вы даете обратную связь менеджерам других компаний — тоже сохраняйте все фидбэки. С вероятностью 100% у вас будут причины к ним вернуться, так как менеджеры подрядных организаций тоже хотят быть в курсе достижений и неудач своих подчиненных.
Сохраненная обратная связь по сотруднику поможет вам оценить работу человека в моменте — например, когда вас спросят: «А как у нас работают вот эти ребята? Как у них дела в команде?»
Кроме самих отзывов важно хранить и материалы, с помощью которых вы можете эти отзывы собрать. Это могут быть заготовки опросников, списки вопросов для разных ситуаций (например, оценивать работу специалистов junior и senior следует по разным опросникам). Даже если отзывы в вашей компании собираются регулярно, может возникнуть необходимость задать определенные вопросы о сотруднике его коллегам. В таких случаях заранее подготовленные анкеты сэкономят время.
Планы развития
Непременно нужно записывать цели и планы развития, которые вы ставите с каждым сотрудником. Вы можете указывать сроки достижения целей, пути достижения целей и любые заметки о выполняемой работе. Для постановки задач прекрасно подходят техники SMART или GROW. Не забывайте периодически синхронизироваться с ребятами по их целям и прогрессу по ним. Если специального инструмента для этого у вас нет, подойдут любые заметки: в Wiki, гугл-документах и так далее. Главное, чтобы они в любой момент были доступны и вам, и сотруднику.
Для новичков готовьте отдельные планы развития. Если к вам выходит стажер — составьте для него индивидуальный план по выполнению задач, основанный на его навыках. Для более опытных сотрудников, которые будут пополнять вашу команду, подготовьте вводные статьи и не забывайте время от времени актуализировать их.
Кандидаты в вашу команду
Собеседования — тоже часть работы с людьми. Именно на интервью вам нужно выбрать человека, который станет частью команды. До собеседования вы должны понимать, какими навыками и умениями должен обладать кандидат. Заранее готовьте важные для вас вопросы и задачи к собеседованию.
Детальные заметки с успешных интервью сохраняйте. В будущем вам предстоит работать с кандидатом и ставить ему задачи — какие-то моменты, зафиксированные на собеседовании, в этом помогут: вы можете опираться на знания о мотивации специалиста, об уровне владения конкретными инструментами.
И, конечно же, краткие итоги любого собеседования должны храниться в базе знаний всей компании. Кандидаты могут возвращаться, и вам нужно будет оценить, насколько сотрудник «вырос» с момента прошлой встречи.
Идеи
Важно замечать, что предлагают ваши сотрудники. Если во время обсуждений голосом или в чате возникают ценные идеи, то лиду нужно зафиксировать их у себя. Возможно, команда забудет об идее или будет неподходящий момент для ее реализации. Но такие заметки смогут послужить для постановки командных целей, например. Вместе с вашими ребятами вы сможете обсудить идею и придумать пути для ее воплощения в жизнь.
Можно такие идеи фиксировать не у себя в файлике, а в общедоступном месте. Это может быть доска для ретро, майндкарта или любой удобный для ребят инструмент.
Вместо заключения
Наверняка у каждого тимлида найдутся свои пункты, чтобы расширить этот список. Используйте все возможности для ведения заметок лида — начиная от бумажных стикеров и блокнотов и заканчивая любыми альтернативами в электронном виде. Выбирайте удобный именно вам инструмент, отмечайте важное и работайте с людьми эффективно!
