Все, что вам надо знать о юридически значимой переписке: бумажной и электронной
Как устроен обмен юридически значимыми сообщениями в России
В любимых нами американских сериалах часто встречается эпизод, когда притворяющийся курьером или случайным прохожим человек вручает герою увесистый пакет и сообщает, что тому пришла повестка. Герой меняется в лице: он понимает, что деваться некуда, повестку он получил. Лео Месси, чтобы сообщить «Барселоне» плохие новости, использовал специальную испанскую технологию доставки сообщений, которая называется «бюрофакс» (собственно, заинтересовавшись кейсом Лео, мы и решили затронуть эту тему).
В России тоже бывают случаи, когда нужно не просто отправить документ, а еще и зафиксировать факт его отправки и получения. Например, если нужно уведомить работодателя об увольнении, сообщить компании о прекращении договора или отправить производителю претензию к качеству товара. В подобных случаях закон предусматривает использование юридически значимых сообщений.
Про юридически значимую переписку в сети можно найти много мифов — вроде «я не открою письмо с повесткой, значит, я его не получу, и мне ничего не будет» или «отправлять заказное письмо электронно — ненадежно». В этой статье мы собрали ответы на самые популярные вопросы, которые касаются обмена юридически значимыми сообщениями в России, чтобы вы точно знали зачем, когда и как ими правильно пользоваться.
Что такое юридически значимые сообщения
К юридически значимым сообщениям Гражданский кодекс РФ относит разные форматы передачи информации, но все они преследуют одну цель — донести сведения, имеющие юридический вес. Другими словами, чтобы можно было использовать этот факт в суде и убедительно доказать, что мой контрагент все же получил мое сообщение. Такие сообщения выполняют две основные функции: выступают основанием для появления, изменения или прекращения прав и обязательств, а также определяют дату наступления правовых последствий.
Какими они бывают?
Видов юридически значимых сообщений много — юристы придумали и пользуются массой разных форматов: заявления, обращения, уведомления, требования, разрешения и другие. Правильнее сортировать их по целям, для которых они используются.
Информативные сообщения уведомляют о смене реквизитов, гендиректора, адреса, позволяют официально запросить информацию, уставные документы для проверки контрагента.
Регулятивные сообщения нужны для обмена договорами, актами, дополнительными соглашениями, а также для уведомления о прекращении действия договора.
Есть правообеспечительные сообщения: досудебные претензии, связанные с неисполнением обязательств или плохим качеством товара, а также требования об оплате задолженностей и тому подобное.
Важно, что сообщения эти бывают как бумажными, так и электронными. Их главное свойство — то, что юридические последствия совершенно точно наступают в момент доставки. С этим и связан самый большой миф.
Если я не приму письмо у почтальона или не открою его в личном кабинете — считается, что я его не получил?
Если почтальон пришел и не застал вас, или же вы отказались от получения, на извещении все равно ставится отметка о том, что вас известили. То же самое будет, если вы решите не открывать электронное уведомление. Но такой расклад не в ваших интересах. Потому что по факту вы письмо не прочитали, но с точки зрения закона формально извещены и начинаете нести ответственность. Такая норма установлена Гражданским кодексом. В п. 1 ст. 165.1 ГК РФ написано, что отправление считается доставленным даже в тех случаях, когда оно поступило адресату, но по обстоятельствам, зависящим от него (это важно!), не было вручено или тот не ознакомился с ним. А это значит, что если вы указали неверный адрес, не живете там, куда пришло письмо или не забираете его в отделении — все равно считается, что вы его получили. Резюмируя: адресат сам отвечает за получение и неполучение юридически значимых сообщений.
Точно так же суд не принимает аргумент о сломанном почтовом ящике. Считается, что получатель должен сам беспокоиться о сохранности ящиков.
Чтобы не пропускать письма и уведомления о них, можно подключить электронную доставку в мобильном приложении Почты. Для этого зайдите в раздел «Еще», там выберите «Настройки» и включите бегунок в разделе «Госпочта».
Эта услуга выручает, если вы не живете по месту прописки или часто переезжаете, но при этом хотите быть в курсе всех важных сообщений. После подключения вы будете получать письма, где бы ни находились, и сможете отвечать на них из личного кабинета.
Если получатель не заходит в личный кабинет для получения ЭЗП, то как только истечет срок хранения, письму присвоят статус «возвращено в связи с истечением срока хранения». Как и в случае с бумажными письмами, такой статус означает, что отправитель вас уведомил.
Как отправлять юридически значимые сообщения
Юридические последствия для получателя возникают в момент доставки, поэтому
в интересах отправителя передать сообщение так, чтобы получить доказательство того, что адресат его принял. Если дело дойдет до судебного спора, то самым надежным подтверждением вручения будет письменное, а не устное уведомление.
Есть четыре способа передать юридически значимое сообщение.
Cамый надежный способ — отправить его заказным письмом с уведомлением о вручении. Заказное письмо можно отправить как на бумаге, так и электронно (кстати, для электронного взаимодействия это единственный возможный вариант). Помимо него есть еще три способа передать документы на бумаге:
- вручить лично;
- доставить курьером;
- переслать ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.
Как правильно вручать юридически значимые уведомления лично?
Очевидно, не стоит передавать документы «из рук в руки» без подписи. Доказать такое вручение в суде будет невозможно. Подпись надо получить на втором экземпляре документа: в отметке должны быть указаны фамилия и инициалы получающего, подпись, дата получения и текст «документ получен». Передавать уведомление необходимо только тому, кому оно адресовано, или его уполномоченному представителю.
Если человек не хочет принимать документ и ставить отметку, то есть другие способы вручить уведомление. Для этого понадобятся два живых свидетеля. В их присутствии можно оставить один экземпляр получателю и сделать отметку об отказе на экземпляре отправителя. В таком случае вам надо взять у свидетелей данные — Ф.И. О., место регистрации, паспортные данные, контактные телефоны и попросить поставить подписи под отметкой об отказе.
Если юридически значимое сообщение доставляет курьер, то тут действуют те же правила, что и при личной передаче: важно письменно зафиксировать либо факт передачи, либо отказ от вручения.
Такой способ не гарантирует, что суд примет отметку от отказе как достаточное доказательство, но шансы на это, при соблюдении правил вручения, высокие.
Но все же более надежным способом остается отправка заказного письма, так как зафиксировать факт отправки через Почту проще, чем ехать лично ко второй стороне и искать свидетелей в случае отказа.
Задача заказного письма — подтвердить, что адресат получил важный документ: договор, счет, акт или претензию. Поэтому у заказных отправлений есть трек-номер для отслеживания и их вручают получателю лично под подпись или представителю по доверенности. Если адресата нет на месте — ему отправляют уведомление о том, что письмо ждет на почте. В отличие от обычного письма, момент передачи сообщения является официальным свидетельством того, что адресат получил информацию от отправителя.
Вот тут мы уже рассказывали о том, что такое заказное письмо и как оно работает, а сейчас подробно обсудим аспект юридической значимости.
Как зафиксировать содержание бумажного письма?
Чтобы получатель не сказал, что вы отправили ему чистые листы вместо важного документа, можно составить опись содержимого. Но отправить заказное письмо с описью вложения нельзя, поэтому для подтверждения содержания оформляют ценное письмо. Ценное и заказное письма похожи — у них есть трек-номер и они вручаются лично в руки адресата под подпись.
Для оформления ценного письма с описью возьмите в отделении почтовой связи бесплатный бланк ф.107 или заполните его в личном кабинете на сайте pochta.ru.
В него нужно вписать перечень документов, их количество и объявленную ценность. Например «Досудебная претензия — 1 шт — 100 рублей». Для документов без оценки в графе «Объявленная ценность» ставят прочерк.
Заполняйте бланк внимательно — в нем ничего нельзя исправлять. Возьмите с собой документы в двух экземплярах — первый вы отправите, а второй останется у вас. Письмо с бумагами передайте сотруднику отделения в открытом виде. Он сверит содержимое конверта с тем, что указано в бланке и поставит подпись и печать.
Как отправить заказное письмо
При отправке через Почту можно выбрать вид пересылки — на бумаге или электронно, через сервис Электронных заказных писем.
При оформлении бумажного заказного письма сотрудник Почты выдаст квитанцию с уникальным номером для отслеживания и оттиском календарного штемпеля, подтверждающего дату отправки документов.
При отправке электронного заказного письма отправитель — государственный орган, компания или частное лицо — загружает письма в электронном виде в почтовую систему. Если у получателя включена электронная доставка, то мы перешлем ему сообщение онлайн, а если нет — напечатаем в центрах гибридной печати и доставим на бумаге.
А мое письмо не прочитают в печатном цехе?
Нет. Конфиденциальность переписки обеспечивается как технологиями печати, так и внутренними правилами. Процесс распечатки и упаковки электронных заказных писем устроен так, что человек не имеет доступа к содержанию. Печать и конвертование в центрах гибридной печати автоматизированы. А у сотрудников цеха в трудовом договоре прописана уголовная ответственность за доступ к содержимому письма.
Как начать получать и отправлять заказные письма в электронном виде?
По умолчанию заказные письма и уведомления о них приходят в почтовый ящик. Но можно подключить электронное получение, и тогда заказные письма будут появляться в личном кабинете zakaznoe.pochta.ru, в мобильном приложении Почты России и на Госуслугах.
Чтобы начать получать письма электронно, зарегистрируйтесь на zakaznoe.pochta.ru, включите в настройках доставку электронных писем и укажите, куда вам могут приходить письма: адреса регистрации, проживания и работы. Помимо действующих, укажите и прошлые адреса. Если у какого-то отправителя в базе окажется ваш старый адрес, письмо до вас все равно дойдет.
После подключения сообщения начнут приходить и храниться в электронном виде в личном кабинете, где их можно будет прочитать в любое время. Через ЭЗП уже сейчас можно получать штрафы ГИБДД, постановления от Федеральной службы судебных приставов, повестки от мировых судей и других ведомств.
Оповещения о новых заказных письмах можно получать по электронной почте, СМС и через push-уведомления. Для этого укажите номер мобильного телефона и электронную почту в настройках личного кабинета.
Электронное получение можно отключить в любой момент, и тогда заказные письма снова будут приходить на бумаге. Подключение к сервису и получение писем — бесплатно. Отправка одного электронного заказного письма стоит 64 рубля 80 копеек.
Для отправки электронного заказного письма из личного кабинета zakaznoe.pochta.ru нужно выполнить следующие шаги:
- Войти в личный кабинет zakaznoe.pochta.ru, пройдя авторизацию.
- Нажать на кнопку «Новое письмо» и выбрать кому его направить — организации или частному лицу.
- Заполнить ФИО или название/ИНН/ОГРН, если письмо в адрес организации.
- Ввести адрес получателя и отправителя.
- Прикрепить PDF-файл объемом не более 5 страниц, весом до 1 МБ. Файл может содержать как текст, так и изображения или фотографии.
- Нажать «Оплатить и отправить».
Можно ли отправить юридически значимое письмо не через Почту России?
Бумажные заказные письма можно отправлять через любого оператора почтовой связи, включенного в реестр операторов почтовой связи Роскомнадзора. А вот электронные заказные письма — нет. Их могут доставлять только операторы федеральной почтовой связи, среди которых только Почта России имеет сервис для обмена электронными юридически значимыми письмами.Если вы передаете письмо в адрес компании, то важно проследить, чтобы документ занесли в журнал регистрации корреспонденции и присвоили ему номер. Этот номер нужно будет проставить и на вашем экземпляре.
Где гарантия того, что электронное письмо отправлено без изменений?
Письмо, отправленное в электронной форме через сервис ЭЗП, сохраняется в архиве в формате pdf, где его всегда можно найти, посмотреть и если нужно — распечатать для подтверждения содержания.
Еще электронные заказные письма подписываются усиленной квалифицированной подписью, которая выступает гарантией того, что в них ничего не изменяли и что сообщение было создано именно тем, кто его отправил.
Пересылаются такие письма по защищенным каналам передачи данных в соответствии с требованием ФЗ «О персональных данных». Почта России несёт ответственность за конфиденциальность переписки согласно статье 63 о тайне связи Федерального закона (126-ФЗ). Клиенты получают уведомление о письме на той площадке и тем способом, который выбрали при подключении.
Сколько хранится заказное письмо?
Срок хранения бумажного заказного письма в Почте России — 30 дней. Отсчет стартует со следующего после его прибытия рабочего дня. Когда срок истекает, письмо возвращают отправителю, который и оплачивает стоимость этой пересылки. Если и отправитель в течение 30 дней не забирает конверт, то письмо отправляют на временное хранение и через 6 месяцев уничтожают.
Если почтовое отправление прибыло в отделение почтовой связи 1 октября, то срок хранения начнет отсчитываться со 2 октября (при условии что этот день в конкретном отделении рабочий), а закончится 31 октября. 1 ноября письмо отправят обратно.
Адресат может продлить срок хранения заказного письма до 60 дней. Для этого нужно написать заявление в свободной форме или на специальном бланке заявления-распоряжения, который выдают на почте.
Электронное заказное письмо хранится в архиве личного кабинета zakaznoe.pochta.ru бессрочно. Но вот для вручения электронного письма есть свои сроки: для обычного — 30 дней, для судебных и административных — 7 дней.
Как подтверждается факт вручения письма?
У бумажных заказных писем для подтверждения доставки есть статусы «доставлено для вручения в отделение» и «вручено». В электронной системе им соответствуют статусы «доставлено для вручения электронно» и «вручено».
После перехода на электронную доставку личный кабинет на сайте zakaznoe.pochta.ru или в мобильном приложении становится аналогом почтового ящика. Поэтому для электронных сообщений отметка о вручении проставляется в момент, когда пользователь попадает в личный кабинет.
Что делать, если заказное письмо потерялось?
Вообще письма теряются невероятно редко. Чтобы исключить человеческий фактор из обмена юридически значимыми письмами, лучше отправлять их через сервис ЭЗП. Тогда письмо точно не потеряется из-за проблем вроде вскрытого почтового ящика. Ну, а если вы отправили заказное письмо на бумаге и оно потерялось — стоит написать заявление на розыск или претензию на недоставленное письмо.
Что делать, если получатель не хочет принимать электронное заказное письмо, а требует бумажное?
ЭЗП входят в состав письменной корреспонденции — то есть существуют в юридическом поле наравне с обычными бумажными и заказными письмами. Это подтверждается главой 6 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234. Пункт 10.
Но есть нюанс — если в договоре оговорена именно письменная коммуникация и непременно на бумаге, с наличием живой подписи и печати, то получатель имеет право не принять письмо в электронном формате, даже когда это вполне законное ЭЗП.
Как устроен обмен юридически значимыми письмами для B2B
Если нужно отправить много писем клиентам, достаточно один раз загрузить файл с сообщением в личный кабинет, а Почта позаботится об отправке. Тем, кто получает письма электронно, они придут в личный кабинет, а бумажные мы распечатаем, упакуем и доставим вживую. Крупные юридические лица уже подключают свои информационные системы к сервису ЭЗП и отправляют письма в электронном формате, потому что это существенно экономит бюджет на доставку.
Бизнес может не только отправлять письма электронно, но и получать их. Например, крупные компании, связанные с логистикой и автобизнесом, получают тысячи писем от ГИБДД ежедневно. Представьте всё это в бумажном виде — печать, доставка, каждый конверт нужно открыть и внести данные в свою систему. А благодаря интеграции с ЭЗП такой объем писем принимается и обрабатывается в электронном виде, что гораздо проще и удобнее.
А что делать юр.лицам, у которых юридический и фактический адрес отличаются?
Лучше, конечно, чтобы они совпадали. Но если адреса все же разные, и письма приходят на юридический адрес, где вас обычно не бывает, то стоит подстраховаться особыми правилами в договоре: во-первых, указать, что вся официальная корреспонденция должна направляться только на опредёленный адрес (почтовый), во-вторых, добавить в адресный блок электронную почту для такой переписки.
Имеет ли переписка по электронной почте юридическую силу?
Для того чтобы электронную почту признали законным каналом для обмена документами с юридической силой, нужно выполнить несколько обязательных условий.
Нужно прямо описать в договоре, что вы переписываетесь по электронной почте, и указать в договоре адрес. Само собой, это правило придется соблюдать. Когда в договоре указан определенный email, то нельзя не только направлять документы на какой-то другой адрес (даже в том же корпоративном домене), но и использовать другие электронные средства связи, не предусмотренные договором. Если в договоре указан адрес секретаря, а вы отправили требования или счета на email директора или в whatsapp, то суд не признаёт такие сообщения юридически значимыми.
Когда переписка по email прописана в договоре, арбитражные суды могут отнестись к ней лояльно. В судебной практике описано уже много случаев, когда суд признавал законность обмена документами по электронной почте.
Чем электронное заказное письмо отличается от email?
Чтобы использовать email для бизнес-переписки, нужно предварительно договориться об этом с партнерами. А вот электронные заказные письма «Почты России» допустимо направлять без согласования: они всегда юридически значимы и на них можно спокойно ссылаться в деловых и судебных спорах. Переписка через сервис электронных заказных писем, в отличие от электронной почты, работает на основании законодательных актов, специально регулирующих такую почтовую услугу, поэтому она надежнее обычного email.
Кроме того, ЭЗП подразумевает наличие третьей стороны — Почты, которая подтверждает факт отправки и получения. В случае с электронным письмом получатель может сказать, что ничего не получал и вы не сможете доказать обратное. А если привлечете нотариуса и подтвердите факта отправки, то будет сложно предоставить суду доказательства того, что письмо было доставлено в чужой электронный почтовый ящик.
Так что приоритет по-прежнему остается за традиционными почтовыми отправлениями. А значит для бизнес-переписки лучше подстраховаться и грамотно сформулировать положения договора о том, как и куда вы будете направлять уведомления, в том числе по электронной почте.
Итог
Объем бумажной корреспонденции постепенно снижается, в 2019 году он упал на 3%. Это происходит из-за того, что отправители переходят в другие, более удобные для них каналы общения — в электронную почту, на Госуслуги. Мы видим этот тренд и поэтому создали zakaznoe.pochta.ru — удобный инструмент для электронной переписки, который ускоряет обмен письмами, снижает расходы на отправку и является более достоверным и надежным источником в случае споров.
При общем количестве письменной корреспонденции в 450 млн в год, на электронные заказные письма в 2019 году приходилось 73 млн штук, а в 2020 мы ожидаем рост до 110 млн.
С ЭЗП у отправителя появляются новые преимущества — упрощенное оформление писем, долгое хранение, доступ к архиву. И на сегодня только этот формат соответствует законодательным требованиям, которые предъявляют к бумажным юридически значимым отправлениям.
Сервис ЭЗП охватил уже почти всю Россию — к нему подключены 80 регионов и для полного покрытия осталось всего 5. Сейчас мы работаем над дружелюбностью сервиса — хотим сделать его проще, увеличить объем отправляемых файлов, работаем над тем, чтобы пользователи получали письма там, где им удобно. Например, до конца 2020 года заказные письма появятся в Сбербанк Онлайн.
Еще у нас в планах увеличивать охват ЭЗП, чтобы к сервису подключалось больше клиентов-отправителей и получателей, особенно государственных органов. Это позволит людям проще обмениваться письмами не только друг с другом, но и с ПФР, налоговой, ГИБДД и другими службами.
