Внезапный переезд офиса без нас
Одним прекрасным солнечным утром, когда я был далеко от Москвы, даже не в европейской её части, выяснилось, что у нас есть неделя на то, чтобы освободить офис. У арендодателя случилось срочное обострение уровня «через две недели через вашу серверную пройдёт новая федеральная трасса», только немного другое, и нам надо куда-то срочно деться.
Мечта! Перевозить офис за неделю само по себе интересное приключение, а без личного присутствия так вообще вдвойне. И без сотрудников, потому что почти все в эти мрачные ковидные времена выбрали удалёнку. Есть буквально пара человек и офис-менеджер Кристина.
С другой стороны, это возможность, потому что я не видел причин возвращаться в офис всем и сразу когда-либо (удалёнка нормально работала) и предположил, что можно повысить категорию офиса до самого крутого из возможных за счёт уменьшения его размеров.
Оставалось всего ничего: выбрать место под новый офис, перевезти вещи, мебель и серверную, развернуть всё на новом месте и сделать ещё сотню дел вроде «предупреди контрагентов, что у тебя сменился юрадрес». В итоге уже через неделю мы взламывали свою же особо защищённую дверь в новый офис.
▍ Неделя на переезд
Итак, надо съехать чуть больше чем за неделю. Куда — непонятно. В офисе есть Кристина, и туда может зайти админ, контент-менеджер Наталья. Больше рассчитывать не на кого.
Мы запускаем две ветки работы сразу:
1. Поиск нового офиса.
2. Поиск тех, кто всё упакует и перевезёт.
2а. И маленькую офисную серверную тоже.
▍ Как искали новое место
Сначала мы решили, что оставим в офисе постоянные рабочие места для руководителей и ещё нескольких человек. Все остальные отлично могут работать на удалёнке, плюс если нужно собраться в офисе — нужно что-то типа shared-мест, такой внутренний коворкинг. То есть офис можно сделать меньше минимум на треть, а то и вполовину меньше. А поскольку в финпланировании он заложен как полный, можно повысить его категорию. В итоге хватало даже на самые крутые офисы Москвы. Тем более что у них сейчас тоже дела из-за удалёнки несколько поменялись.
Выбирали, по сути, по картинкам. Вообще-то место ищется за месяц-два, но мы просто выбрали все возможные варианты и отправили их смотреть Кристину. Первые несколько помещений она просто смотрела и задавала разные вопросы, потом в этом всём стала появляться система. Во-первых, стало понятно, на что смотреть, как именно смотреть, какие вопросы задавать владельцу. Нам очень повезло, что на прошлой работе наша сотрудница несколько раз помогала с переездами, поэтому примерно представляла варианты подводных камней.
Начали с того, что я создал в корпоративном слаке канал, куда все начали закидывать варианты с Авито, Яндекса и Циана. Где видели нормальный вариант офиса, оттуда и скидывали ссылку. Вечером мы отбирали лучшие варианты, а затем на следующий день туда уже ехала Кристина.
Картинка из одного офиса
В некоторых случаях арендодатели оказывались нормальными людьми, в некоторых — теми ещё бандерлогами. Например, в одном из офисов прямо на стене перманентным маркером был оставлен отзыв о владельце помещения, начинающийся со слов «Осторожно, дурак!». Только вместо «дурак» было другое созвучное слово на букву «м». Арендодателя этот отзыв, похоже, совершенно не смущал, он считал его забавной деталью интерьера.
Другой в ходе общения очень удивлялся, что состояние помещения нам не понравилось. А дело в том, что на фотографиях был офис в момент окончания ремонта, то есть до въезда недавних арендаторов. После них остались капающие потолки, оторванные плинтусы и какие-то вмятины и дыры на стенах после демонтажа чего-то. Помещение требовало ещё одного ремонта. Вообще, очень часто фотографии были либо четырёхлетней давности, либо похожие. Пару раз встречался прямо наглый фотошоп.
Ещё одного владельца помещения ничуть не смущал стойкий запах канализации в офисе. Возможно, он переболел, конечно, и не чувствовал.
Ещё пара человек пробовали устраивать платные просмотры, что вообще за пределами предпринимательской логики.
Часто помещения требовали ремонта, а нам надо было сразу готовое, иначе не успели бы сделать всё без прерывания сервиса.
В одном из офисов запретили снимать. Нам он не подошёл, потому что выбрать без картинок на удалёнке было сложно.
Очень часто неверно указывалось время от метро, важные параметры договора и другие вещи. И это мы ещё не доходили даже до согласования документов и вопросов цены!
В итоге первых нескольких дней чуть было не решили, что вывезем офис в контейнер и там оставим, а искать будем нормально. В свете реалий рынка это смотрелось как хороший план.
▍ Сам переезд
Оказалось, что логика погрузки в любом случае включает контейнеризацию офиса. То есть надо положить всё в транспортный контейнер, потом он где-то хранится либо ночь, либо несколько дней, недель или месяцев, а потом деплоится на новый офис. То есть независимо от точки переезда можно было готовить одни и те же процедуры, а потом просто маршрутизировать контейнер. Поэтому эта ветка деятельности не сильно зависела от выбранного места.
Мы решили сделать всё максимально профессионально. Обратились к компаниям, которые упаковывают и вывозят. Выделили список предметов, которые точно везём и которые не везём.
Мебель решили хранить отдельно, потому что её было больше чем нужно в новом варианте офиса (из-за сокращения постоянных рабочих мест в офисе). Что-то из декора оставили на месте. Из важного — был у меня полностью стеклянный стол, который подарил один из деловых партнёров ещё в эпоху, когда мы занимались финансами. Этот стол по трудоёмкости и сложности перевозки был равен примерно всему остальному, что мы тащили на новое место. Просто негабарит из цельного куска стекла.
Мы старались подойти к вопросу так, что сотрудники не заметили бы прерывания сервиса офиса. Хорошая транспортная компания сделала всё без эксцессов: упаковала, распаковала, никто не руководил и не помогал, в общем, минимизировали участие команды. Правда, на новом месте они как-то забаррикадировали комнату хаотичной разгрузкой, но сами же проблему решили. У них был свой супервайзер, который показывал пальцем, что и куда грузить, и вот он отошёл попить чай и завтыкал.
Хрупкие вещи мы начали паковать за неделю потихоньку (то есть с первого дня поисков). Серверы перевезли отдельно на легковой машине. Разбирали потом вещи недели три на новом месте.
Параллельно шёл процесс отнимания наших денег у старого арендодателя. Речь про депозит. Сколько бы ни дружил — но, когда надо съезжать, все превращаются в вампиров. Наша проблема была в том, что мы на старте думали, что все вокруг адекватные люди, и описали помещение буквально парой фраз в акте приёмки. А нужно было описывать вообще всё до последнего болтика. Собственно, дальше арендодатель прошёл по помещению, выписал все известные науке косяки и предъявил нам. Смысл был в том, что он не хотел возвращать депозит. Мы смогли по фото на Циане доказать, что часть проблем была ещё до нас, но это касалось далеко не всего. Спасибо Wayback Machine.
Из важных контактов у нас телефон и юрадрес. Юрадрес просто поменяли чуть позже, а вот телефон увезли с собой. Городского проводного уже давно нет, всё на IP-телефонии, с ней вообще без разницы, где кто находится.
Часть мебели уехала на хранение, это чтобы если выйдем из бункеров и продолжим жить как раньше, она где-то лежала. Вопрос продажи обдумаем через год.
▍ Новое место
Среди всех вариантов очень выделялся один офис класса А, где на входе стояла пуленепробиваемая шлюзовая дверь из двойного «банковского» стекла. Заходишь с пропуском, одна закрывается, потом только открывается вторая. Так было организовано со всеми офисами в этом бизнес-центре. Была собственная серверная с мини-гермозоной, ремонт был готов, лежала нормальная проводка (включая ЛВС) и протяжки в каналах. Все замки были кодовыми или по отпечаткам (контроль доступа внутри офиса встроенный), охлаждение подводилось отдельно для людей, отдельно для серверной, в помещении серверной уже стоял промышленный сплит. Идеально. Но тут уже у бизнес-центра были вопросы к нам. Им явно не хотелось менять арендодателя посреди года или брать кого-то неадекватного. Провели мини-дью-дилидженс (аудит компании), убедились, что мы нормальные. Мы точно так же проверяем ЦОДы при постановке оборудования в них, так что процедура очень знакомая.
По сравнению с этим вариантом других конкурентных просто не было. Поскольку время поджимало, а он нас устраивал по заранее обдуманным критериям, переехали в него.
Договор у них оказался типовой для офисного центра. Это и хорошо и плохо. Плохо то, что он в этом раскладе совершенно точно составлен исходя только из интересов арендодателя, до собственного договора нам ещё расти и расти в плане размера компании. То есть мы должны быть интересны бизнес-центру, чтобы он согласился рассматривать наш типовой договор. С другой стороны, он одинаковый почти для всех внутри здания, то есть явно более-менее работающий. Естественно, можно попробовать внести изменения хотя бы на уровне протокола разногласий. Мы смотрели на все значительные положения, условия выхода из договора и «арендатор обязан», ещё на права и разграничения доступа в помещение (может ли кто-то заходить без нашего разрешения, и несёт ли он тогда материальную ответственность).
Про значительные положения момент важный: обычно это встречается в конце договора в виде положения «пункты 3.1, 4.4 и 5.3 являются значимыми для договора». Кажется, что это ничего не меняет, но одна эта простая фраза означает, что нарушение любого из пунктов даже на миллиметр может означать расторжение договора мгновенно со стороны арендодателя. То есть если там надо оплачивать коммуналку до 8 числа — убейся, но оплати, никаких «завтра разберёмся». Если написано, что сотрудники не могут ходить босиком по общим помещениям, — это не пожелание, а повод отобрать депозит в два-три месяца аренды.
Ещё надо смотреть, на что может быть потрачен депозит и очерёдность обращения. Предположим, что офис стоит 100 условных тысяч рублей, депозит ещё 100 тысяч.
Арендатор думает, что это последний месяц аренды. С точки зрения арендодателя — они используют этот депозит как компенсацию испорченного имущества, если недовольны. А вы должны оплатить месяц аренды вовремя. Так как арендодатель влез в этот депозит за компенсацией, вы по договору должны этот депозит пополнить до исходного размера безотносительно последнего месяца. Вместо того чтобы не платить за последний месяц, платите вдвое сразу, а потом пытаетесь отобрать депозит себе. В сложившейся практике это будет нереально. Поэтому сразу прописывайте по шагам это место и процедуры выхода: почему и как конкретно.
Затем была очень подробная приёмка. У БЦ уже был свой подробный акт. Там уже было всё описано, мы проверяли и уточняли. Плитка в туалете оказалась итальянской с подробными характеристиками. Мебель была описана полностью. Указывался уклон полов серверной (без уклона). У коллег как-то полы скрипели в офисе, так на выезде их обвинили в этом. Прописывать надо вплоть до таких вещей.
Вот эта самая хвалёная дверь в первые две недели использования дала сбой. Случилось это утром, когда Наташа пришла в офис, открыла и вышла за едой. Дальше дверь решила, что она заблокирована и никого не пустит. Отключение питания не помогло, дверь без питания блокировалась в закрытом виде. В итоге админы за час придумали, как её хакнуть. Потом мы читали новости про то, как сотрудники Фейсбука не могли попасть в свой ЦОД по примерно такой же причине, и очень хорошо их понимали.
В целом у нас теперь появилась методология поиска офиса: мы поняли, что сначала выписываем критерии, потом идём и подбираем все варианты под них, потом делаем выбор. Агенты почти не помогают, самим искать проще. Ещё из важного — несколько раз нам казалось, что место слишком пафосное, и мы туда не хотим, но на практике оказывался нормальный вариант. Если бы мы не решили смотреть вообще все подходящие варианты, то не заехали бы в текущий офис, он выглядел очень выбивающимся из остального списка.
